タスク管理にはさまざまな方法がありますが、おすすめするのはクラウドツールを使った方法です。アナログなタスク管理に比べてスピーディーに管理ができるうえに、数多くの便利な機能を使えます。

本記事ではタスク管理の必要性や、おすすめのクラウドツールをご紹介します。タスク管理について理解を深めて、円滑に仕事を進めましょう。

タスク管理の必要性とは

タスク管理は、仕事を効率的に進め生産性を上げるために必要な作業です。業務のプロセスを細分化・可視化し、それぞれに優先順位をつけることができれば、適切にスケジューリングができます。つまり着手すべきタスクや、どの業務をいつまでに終わらせるべきかが分かっている状態となり、タスク漏れも遅延も軽減できます。

またタスク管理は、個人単位だけでなくチームで動く場合も必要な作業です。全体としてペースを合わせ、スムーズにプロジェクトを進めるためには、タスクを整理できていることが前提になります。

つまりタスク管理は、すべての仕事の基本とも言える作業です。タスク管理なしで仕事はできないといっても、過言ではありません。

効率的なタスク管理方法

タスク管理は、ただタスクをメモしておくことではありません。自分のタスクを把握して期日までに確実にやり遂げるだけでなく、できるだけ管理工数を減らせるとベストです。具体的に、効率よくタスク管理するための手順は以下の通りです。

1. タスク管理ツールを活用する
2. タスクを細かく分ける
3. タスクに優先順位をつける

まずタスク管理ツールの導入は、必ず行ってください。タスクが増えるとタスク管理はどんどん複雑になり、アナログやExcel管理では厳しくなります。タスク管理ツールは、タスクを管理するために作成されており、さまざまな機能が備わっています。

タスク管理が上手な人は、タスク管理ツールを使ったうえで、タスクを細分化し、優先順位を決めています。大きい粒度のままだと、スムーズに管理できないためです。また、次に手をつけるべきタスクが分からず、想定以上の時間がかかってしまうこともあります。できるかぎりタスクを細かく分けて、スケジュールを調整しましょう。

タスクを細分化したうえで、優先順位を決めて取り組みます。発生した順番でタスクを処理していると、いつまでたっても重要な仕事に取り組めません。仕事ができる人は、この優先順位づけがうまく、自分が今取り組むべきタスクが分かっています。タスク管理を効率的に進めるために、上記3つのポイントを日々意識しましょう。

タスク管理用クラウドツールの選び方

タスク管理用クラウドツールを選ぶ際に、どのような点に気をつければよいでしょうか。最近は多くのタスク管理ツールがあり、機能もデザインも全く異なります。そこで、自社にとって最適なタスク管理ツールを選ぶために、事前に知っておくべきポイントを解説します。

機能で選ぶ

タスク管理ツールを選ぶ際に欠かせないポイントが、機能です。シンプルにタスク管理ができればよいか、ほかにもさまざまな機能があったほうがよいかで選び方は変わります。特にチェックしておきたい機能は、下記の通りです。

• 通知機能
• 繰り返し設定機能
• カレンダー連携機能
• 連携機能

一般的なタスク管理ツールであれば、これらの機能はほぼ備わっています。ただしツールによって、使い勝手が全く異なります。

例えばチーム人数が多い場合は、タスクを簡単に連携できたほうがよいでしょう。またタスク管理ツールでスケジュールまで管理したい方は、カレンダー機能があったほうが便利です。タスク管理ツールは、このように使用頻度も考慮しながら、自社にとって必要な機能が備わっているものを選ぶことが重要です。

価格で選ぶ

タスク管理ツールを選ぶにあたって、価格は非常に重要です。無料のツールもありますが、機能を制限されていることがほとんどです。

有料のツールは、プラン分けされているものと、買い切りのものがあります。プランが分かれている製品は、初期費用を抑えられることが多いため、実際に使ってみるのも1つの手段です。また、有料のタスク管理ツールのなかには、無料お試し期間を設けている製品もあるので積極的に利用しましょう。

デザインの使いやすさで選ぶ

最近のタスク管理ツールは、低価格で優秀なものが増えています。したがって機能や価格だけでなく、デザインも重要なポイントになるでしょう。

ユーザーインターフェースによって、使いやすさも変わります。操作がしやすいタスク管理ツールは、慣れるまでに時間がかからず、長期間使い続けやすいでしょう。タスク管理ツールを選ぶ際は、事前にデザインも必ず確認するようにしてください。

タスク管理におすすめのクラウドツール3選

タスク管理におすすめのクラウドツールを3つご紹介します。機能、価格、デザインそれぞれに違った特徴があるため、迷っている方は参考にしてください。

Asana

Asanaはタスク管理ツールのなかでも、タスクを効率的にこなしていくための機能が充実しています。単純にタスク管理ができるだけでは不十分、タスクを効率的にチームでも進めていきたい方にはぴったりです。

Asanaには、ほかのタスク管理ツールにはあまりない機能が多数備わっており、以下の機能を無料で使用できます。

• リスト形式でタスク管理
• 期限や人、タスク名による順序並び替え
• サブタスクで担当者割り当てと期限決め
• プロジェクトとしての進捗管理
• 複数プロジェクトへの紐づけ

有料プランは、無料プランに比べてセキュリティや連携機能が充実しています。会社の標準ツールにしたい場合はぴったりでしょう。ただし1ユーザー当たり月額1,475円かかるため、比較的高額なツールです。効率的なタスク管理がしたい方は、予算と相談しながらAsanaの導入を検討してください。

・Asanaの参考価格

Premium：1,475 円 / ユーザー/月額

・Asanaの参考レビュー

解決できた課題・具体的な効果
・Excelでのタスク管理・ガントチャート卒業
・プロジェクト施策のタスク依頼・ディスカッション・質問
課題に貢献した機能・ポイント
・メール・チャット・メンション機能

エクセルでのガントチャートはテンプレートもネット上にあるため、簡単に作れる一方で個別タスクのを誰に割り振るか、計画スケジュールの日程変更は手間が多かったです。

Asanaの場合はタスクの日程をツールで変更し、計画自体のリスケジュールもカレンダー日程を押すだけで可能なので非常にラクです。また、Gmailなどとも連携しているため社外のプロジェクトに関するやりとりも簡単。

またSlackなどのチャットツールでタスクのやりとりもできますが、フロー型ツールは情報が流れてしまうため遡るのに時間がかかりますが、タスクベースで質問・チャットができるため情報管理の面でもコスト削減につながります。

Asanaへのレビュー「エンジニア以外でもタスク・プロジェクト施策の管理におすすめ」より

Backlog

Backlogは、チーム単位でプロジェクトを進める際におすすめのツールです。誰が、何を、いつまでにやるかを明確にできるため、連携コストが少なくなるでしょう。例えば企画、総務、マーケティング、製造、開発などの現場で活躍しています。Backlogのメリットは下記の通りです。

• タスクを見える化できる
• ガントチャートでプロジェクトを管理できる
• ナレッジを蓄積するWiki機能がある
• 頻出するバグを管理してチームで共有ができる

シンプルなタスクを個人で実行するというより、チームで複雑になったタスクを整理しながら解決できるツールです。カンバンボードで「カード」をドラッグ＆ドロップすると変更がリアルタイムで反映されるので、初心者でも直感的に操作しやすいのも魅力です。スムーズにタスクを管理して、滞りなくプロジェクトを進めたい方におすすめのツールだといえるでしょう。

・Backlogの参考価格

スタータープラン：2,970 円 / 月(税込)/30ユーザーまで

・Backlogの参考レビュー

オリジナルのクラウドサービスを構築のため、社内の担当者、社外のWEB制作ベンダーさんとのプロジェクト進行管理のために使用しています。
課題ごとに進捗が一目で分かったり、連絡事項をやりとりしたり、資料を送付したりと、すべてが一気通貫で管理ができるので非常に便利です。
期限が超えたタスクには炎上マークなんかもでて、お茶目でいいですね。
マイルストーンのグラフで、進捗が視覚的にわかるのもGOODです。

Backlogへのレビュー「社内外の方と連携を取りながらのプロジェクト推進」より

Trello

Trelloは、無料で使えるシンプルなタスク管理ツールです。世界中に475万人以上のユーザーがいるほど人気のアプリで、使いやすさには定評があります。

Trelloの最大の特徴は、視覚的に見やすいことです。タスクを付箋のようにペタペタ貼りつけることができます。非常にシンプルで難しい機能もないため、毎日スピーディーにタスクをこなしたい方には最適でしょう。

ボード上にタスクの進捗状況を設定し、そのままカードをドラッグ＆ドロップすれば移動ができます。ステータスが視覚的に分かり、直感的な操作ができるため使いやすさもバツグンです。また、ボードの作成数の上限がないため、大人数で共同作業もできます。費用を削減しながら、シンプルで使いやすいタスク管理ツールを導入したい方におすすめです。

・Trelloの参考価格

基本プラン：無料

・Trelloの参考レビュー

部内でエクセルを利用してタスク管理をしていましたが、タスクの登録や進捗の登録ができる環境が限られていた。
しかし、本サービスの利用にともない環境を選ばず利用できるため、特に進捗の漏れがなくなった点と打合せにて進捗確認がとてもしやすくなりました

Trelloへのレビュー「何と言ってもタスクの見やすさ」より

クラウドツールを使ってタスク管理をしよう

タスク管理ができるだけで”仕事ができる人”と認定されるほど重要な作業です。タスク管理ツールを使いこなせば、より効率的に仕事ができるでしょう。今回ご紹介したタスクツールは、それぞれに異なる特徴があります。自社にあったタスク管理ツールを選んで、毎日の仕事をテキパキとこなしましょう。

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本記事では、タスク管理に失敗する原因、タスク管理を成功させる方法、おすすめのツールをご紹介します。日々の業務効率化に向けてぜひ参考にしてください。

タスク管理に失敗する原因

タスク管理に失敗する原因は、とても些細なことの積み重ねであるケースが少なくありません。まずは、タスク管理に失敗する原因をご紹介します。

タスクを記憶しようとする

タスク管理に失敗する最たる理由が、記憶に頼ったことによるものです。上司から指示された資料作成、クライアントに依頼された作業などをうっかり忘れたことがある人も少なくないのではないでしょうか。

人為的なミスをヒューマンエラーと言います。一般的に、仕事に集中している状態でも0.3%の割合でヒューマンエラーが起きると言われており、タスクの遂行を記憶頼りにしていると作業漏れを起こすリスクがあるのです。

ハインリッヒの法則によると、重大事故の裏には300件以上の軽微なエラーが隠れていると言われています。記憶に頼って作業し忘れを経験したことがある人は対策を打つ必要があるでしょう。

タスクを詰め込みすぎている

抜けがないようにタスク管理している人でも、注意すべきなのがタスクの詰め込みです。キャパシティ以上の仕事を請け負ってしまい、翌日に作業を持ち越したり残業でカバーしようとしたりすることもあるでしょう。

この状態が長く続くと、並列作業によるうっかりミスなどを誘発する危険性があります。上司に相談するなど、タスク管理と作業方法について見直してみましょう。

仕事を断れない

1人でさばき切れないタスクを抱えてしまうのも、タスク管理に失敗する理由です。優秀な人ほどタスクが集中しやすく、他の人から頼まれた仕事を断れずに遂行しきれない量のタスクを抱えている場合があります。

タスク管理がうまい人であっても、チームで管理する仕事をすべて受けきることはできません。キャパオーバーになった結果、タスクをこなせない、たびたび遅延が発生するという状況のほうが、プロジェクトでは悪影響を及ぼします。自身のキャパを超えるタスクを抱えそうなときは、勇気をもって新たなタスクの依頼を断ることも重要です。

タスク管理を成功させるコツ

次に、タスク管理を成功させる3つのコツをご紹介します。タスク管理に悩んでいる方は、今日から取り入れてみてください。

タスク管理ツールを使用する

タスク管理ツールは、アプリを起動してすぐにタスクを確認でき、完了した作業のステータスをワンタップで変えられます。その日に予定しているタスクをスケジュール帳から引っ張り出す必要もなく、予め登録していた日付のタスクを自動的に表示できます。

スケジュールやタスクを見える化できるので、タスクの抜けや漏れを防げる上にスケジュール管理も楽になるのがメリットです。

タスクブレイクダウンをする

タスクを細分化して作業内容を見やすくするのが、タスクブレイクダウンという手法です。例えば「会議用の資料を作る」というタスクがあったとします。このタスクを細分化すると「資料のデータを集める」「資料を作成する」「作成した資料の承認を受ける」といったタスクに分けられるでしょう。

1つひとつのタスクに想定される時間を算出しやすくなるため、タスクの詰め込みすぎを避ける判断にも役立てられます。タスクブレイクダウンを効率的に行うには、ツールを利用するのも1つの有効な手段です。

タスクを共有する

1人でタスクを管理していると、他の作業者には仕事でキャパシティオーバーになっていることが伝わりません。管理者との定期的な面談や報告などで、タスクを整理することもできますが、仕事を断り続けるのは不安だと感じる人も多いでしょう。

そんなときは、タスク管理ツールの導入を提案するのも1つの手段です。プロジェクト全体のタスクが見える化しやすくなり、一人に作業が集中している状況を可視化できます。

ITreviewおすすめのタスク管理ツール３つ

タスク管理ツールの中でも知名度が高く、特に人気が高いものをご紹介します。

1．知名度の高いタスク管理ツール「Trello」

「Trello」は、豪州シドニーに本社を持つAtlassian（アトラシアン）が提供するタスク管理ツールです。チームで抱えるタスクの全体像の把握や詳細の確認もすべて1つのTrello ボードで行えるので、作業の見える化を実現しやすくなります。

タスクの書かれたカードをリストへ移動することで簡単にステータスを変更しやすく、メッセージによるコミュニケーションも可能です。カレンダーでタスクを表示できるので、締め切りを見逃す心配もありません。

無料で使えるFREEプランから月額$5のSTANDARDプラン、月額$17.5のENTERPRISEプランなど幅広いプランが用意されています。

・Trelloの参考価格

STANDARD：$5USD　（年間でお支払いの場合のユーザーあたりの月額 。月々支払う場合は月額$6USD)

・Trelloの参考レビュー

チームでのタスク管理が簡単にできる！
UIが割とシンプルなので直感的に操作できるところがとても良い。
少し年齢が上の方でも割と使いこなしている感じ。

Trelloへのレビュー「TODO管理に便利」より

2．Microsoftが開発したタスク管理ツール「Microsoft To Do」

「Microsoft To Do」は、無料で利用できるタスク管理ツールです。タスクをToDoリストに表示して、毎日のスケジュールをひと目で確認できます。リマインダー設定により、スケジュール忘れを防ぐことも可能です。

タスクを単純なステップにまで分割できるので、タスクブレイクダウンも効率的に実現できます。iOSやAndroid、Windows、Webで同期できるため、社内ではパソコンからタスク管理をして、外出中はスマートフォンからチェックする使い方も可能です。機能はすべて無料で利用できるので、タスク管理を手軽に始めたい方にはぴったりのツールだと言えるでしょう。

・Microsoft To Doの参考価格

無料

・Microsoft To Doの参考レビュー

・紙に書いていたタスク、エクセルで管理していたタスクを一元管理できるアプリケーション。
・Microsoft製品と連動し、Outlookメールでフラグをつけた重要事項も確認できる。
・PCとスマホどちらからでも追加、削除ができ、メモ書き気分でタスクの整理ができる。
・削除する際はワンタップで対応済みマークが付けられ、便利。
・完了済みにした過去タスクも簡単に確認ができ、振り返りも簡単。

Microsoft To Doへのレビュー「タスク管理はこれ」より

3．プロジェクト管理に適したタスク管理ツール「Backlog」

「Backlog」は、福岡県福岡市に本社を持つヌーラボが提供するタスク管理ツールです。

プロジェクト管理に適したサービスを提供しており、カンバンボードやガントチャートなどを使用してプロジェクトの達成度を見える化できます。チームの課題管理やバグ管理など、プロジェクト管理に必要なマネジメント機能をオールインワンで搭載しているのが特徴です。

個人利用を想定した月額2,970円のスタータープランから、大規模チームに適した月額82,500円のプラチナプランまで、チーム規模に応じて4つの料金プランを用意しています。すべてのプランを30日間無料でお試しできるので、気になる方は気軽に申し込んでみましょう。

・Backlogの参考価格

スタンダードプラン：17,600円（税込み・プロジェクト100、ユーザー数無制限のプラン）

・Backlogの参考レビュー

社内でのインサイドセールス対応をプロジェクト管理しているが、
Backlog上で管理し始めてから、確認漏れすることもなくスムーズに進められている。
子タスク上でのコメントでは、埋もれることなくやり取りできるため、
Backlog導入後からリードに対して早い対応ができるようになった。

Backlogへのレビュー「プロジェクト管理に役立つ」より

ツールを用いて失敗しないタスク管理を実現しよう

タスク管理ツールには、タスクを管理するためのさまざまな工夫が施されています。無料で始められるものもありますので、タスク管理に悩んだときはツールに頼るのはいかがでしょうか。

投稿 失敗しないタスク管理のコツ。おすすめツールと合わせてご紹介 は ITreview Labo に最初に表示されました。

従業員1人ひとりが細かなタスクをこなして積み上げていくことで、大きなプロジェクトもスムーズに進められます。つまり、タスク管理は目標達成のための一歩といえるでしょう。

各自の進捗を把握し、適切にタスクを割り振りするタスク管理は従業員のフォローにつながるため、現場においても管理側においても重要です。

タスク管理で押さえるべき3つのポイント

タスク管理を進めるうえで押さえておきたい3つのポイントを紹介します。

1. 緊急度・重要度を軸に優先順位をつける

タスク管理をするためには、各タスクに優先順位をつけます。作業を細分化したものの、優先順位を決めておかないと何から手をつけてよいかわからなくなるからです。タスク管理は効率よく作業を行う目的があるため、優先順位が低いタスクを進めると作業が滞ってしまいます。

棚卸ししたタスクはできるだけ細分化して具体的なタスクに落とし込みます。抽象的なタスクだと「どのような行動をすればよいのか」「何をもってタスクの完了とするのか」といった「やるべきこと」が見えにくくなってしまうので、タスク管理には不向きです。

ポイントは、「緊急度」と「重要度」です。

すぐに取りかかる必要がある「緊急度」の高い作業や、抜け落ちてはならない「重要度」の高い作業の優先順位を高めると、テンポよく進捗確認ができるでしょう。

たとえば、洗い出したタスクは時間管理のマトリックスを活用して分類していきます。時間管理のマトリックスは、縦軸を「重要性」、横軸を「緊急性」にした図にタスクを分類して、タスクの優先順位を決める手法です。

2. かかる時間を把握する

1つのタスクに対して、どれくらいの時間がかかるのかを把握します。大きなプロジェクトを進めるうえで難しいのが、全体の作業時間がどれくらいかかるかが把握しづらいことです。しかし、タスク管理を行うと業務が細分化されるため、1つずつのタスクの時間から全体の作業時間を割り出せます。

もちろん、トラブルが起こったり予定と違う作業が発生したりする可能性もありますが、タスク管理をするとしないとでは、仕事にかかる時間を把握できるかどうかが違うでしょう。

3. 余裕のあるスケジュールを立てる

上司やクライアントに都度確認を取らないといけないタスクもあるため、一緒に仕事をする上司やチームメンバーのスケジュールを考慮した計画を立てます。締め切りの直前になって相手の都合がつかず、なかなか確認を取れないということにならないよう、余裕をもったスケジュール調整が必要です。また、確認してすぐに承認が出るかどうかはわかりません。修正がある場合には、再度確認をとる必要があるので、余裕のあるスケジュールを立てましょう。

また、紹介した3つのポイントをうまく押さえつつタスク管理ツールを使うことで、より効率的にタスク管理を行うことができるでしょう。ここからはタスク管理ツールについて紹介していきます。

タスク管理ツールとは？

タスク管理ツールとは、従業員のタスクややるべき仕事を管理して、毎日の作業や進捗状況を把握しやすくするツールです。

各タスクの開始日や完了日をリスト化できる機能や、どの人にどのような仕事が割り振られているのかを把握する機能をはじめ、タスク管理に便利な機能が揃っています。

タスク管理ツールでできること

タスク管理ツールの基本機能を見てみましょう。

・タスク新規作成・追加・割り当て

タスクの新規作成や追加です。期日や内容を記載し、作業を割り当てるユーザーごとにタスクを作成します。つくったタスクには優先度をつけることも可能です。

・リマインド（アラート）

リマインド機能です。重要度・緊急度が高く優先度すべきタスクや、作業期日が迫っているタスクを知らせるため、自動的にメールなどで通知してくれます。

・共有

タスクの表示だけでなく、ほかのメンバーと共有したいファイルをアップロードして共有できます。タスクやプロジェクトについてコメントを入れることも可能です。

・表示切り替え（カンバン方式）

タスクをより見やすくするため、タスクの期日や現在の進捗状態、分類などを示した「カンバン」機能もあります。ボード上にタスク内容を記載したカードを並べ、作業段階ごとに分けて表示します。作業が進んで別の段階に進めば、カードも違う位置へ移り、最終的にはアーカイブされる仕組みです。作業が今どの段階なのかが一目でわかり、大きなメリットといえるでしょう。

・他製品との連携

パソコンから利用できるブラウザ版と、スマートフォンから利用できるアプリ版と連携できるツールをはじめ、ほかのチャットツールやファイル共有サービスと連携できるものもあります。

タスク管理ツールを導入するメリットとデメリット

タスク管理ツールを導入するとどのようなメリットやデメリットがあるのかを見てみましょう。

タスク管理ツールを導入するメリット

1.業務や進捗を可視化できる

プロジェクト管理ツールの基本的な機能として備えられているのが「進捗管理機能」です。進捗状況がチャートやグラフなどでわかりやすく視覚化できる機能が搭載されています。メンバーのタスクがどの程度進んでいるのかなどの情報が視覚的にわかるので、都度処理すべきタスクの優先順位がつけやすいです。

2.タスクの可視化で「抜け」「漏れ」を防ぐ

タスク管理ツールを使うと、やるべき仕事を可視化できるため、タスクの抜け・漏れを防げるのが大きなメリットです。タスク管理ツール上では複数のタスクを同時に管理できるため、混乱することなく担当者の割り当てや納期設定などが可能で、チーム全体のスケジュール管理がしやすくなっています。

3.情報共有がしやすい

作業の効率化と品質の向上のためには、メンバー間のコミュニケーションや情報共有は欠かせません。ファイルの保存や共有機能をもつツールでは、必要なファイルをメンバー間で簡単に受け渡すことができます。同じプラットフォームでいつでも全員が同じ最新の情報をメンバー間で共有できます。メンバー間のコミュニケーションやデータの共有をサポートする機能も、多くのタスク管理ツールで採用されています。

タスク管理ツールを導入するデメリット

タスク管理ツールを導入・利用する業務上のデメリットは少ないといえます。

1.コストがかかる

導入しただけですぐに業務の効率が上がるわけではありません。どんなに多機能でも、機能が自社の目的に合っていない場合は余計な手間が発生することもあるでしょう。また、多機能であるほど月額料金は高額になります。

2.使いこなせるまでに時間がかかる

導入にあたってコストや、従業員によってはツールに慣れるまで時間がかかることがあります。しかし、導入するツールによってはリーズナブルな料金で済むので、従業員に対してはマニュアル作成や研修などでフォローするとよいでしょう。

タスク管理ツールの選び方

タスク管理ツールを導入する際、その選び方にはポイントがあります。数あるタスク管理ツールの中から自社に合ったツールの選び方をご紹介します。

1.必要な機能が備わっているか　

タスク管理ツールを選ぶ際には、まず自社に必要な機能は何かを明確にし、それで何が実現できるかを検証して選ぶとよいでしょう。

たとえ機能が充実していても、目的に合っていなかったり、使いこなせなかったりすれば無駄な出費が増えてしまうだけ。必要最低限の機能を備えたツールを選ぶのが賢明な選択です。多くのツールは基本的に次のような機能を搭載しています。

・ダッシュボード機能

・ToDoリスト

・担当者や期限の設定

・アラート機能搭載

・オフライン利用可能

・スマートフォン・タブレット対応

2.使いやすい操作性か

個人もしくはチーム全体が情報をしっかり更新し、かつ正しく把握することができるかどうかは非常に重要です。誰もが無理なく使えるか、操作性に優れているかを確認しましょう。多機能・高機能のツールでは使いこなせない人が出てくるケースもあります。　

操作の仕方が難しく使いにくいものであれば更新が止まってしまったり、情報の表示方法がわかりにくければ、作業効率は下がったりしてしまいます。

3.目的と役割を共有する

チームやその関係者の全員にツールの使用目的とその役割・重要性を理解してもらうことから始めます。タスク管理ツールは、それぞれのメンバーの属性や環境に合った説明、使用法の周知が必要です。どういった場面でタスク管理ツールを用いればいいのか、チームで協力して取り組まないとどんなことが起きるのかなど、課題を想定して説明する工夫をしましょう。それが結果的にタスク管理ツールを上手に使いこなすことにつながります。

4.既存（外部）ツールと連携できるか

タスク管理ツール以外にも業務効率化につながるツールは多いため、それらのツールと連携できるかどうかをチェックしておきます。特に、すでに自社で導入しているツールがある場合には重要なポイントです。今後導入を検討しているツールがある場合も同様に、タスク管理ツールと連携できるか確認しておくとよいでしょう。既存のツールと連携できれば、1つのツール上でデータを一括操作・管理可能で、それぞれのツールで作業する手間も削減できて便利です。

5.サポート体制が整っているか

基本的にタスク管理ツールはドラッグ＆ドロップなどの操作で簡単に入力できるものが多いですが、想定外のトラブルや使い方で迷うかもしれません。あるいはもっと新しい機能が欲しくなったりすることもあるでしょう。そのような場合に、すぐ問い合わせられるサポート窓口があると便利です。

タスク管理ツールの活用事例

タスク管理ツールを導入したことで得られるメリットについて、ITreviewに集まったレビューをもとに活用事例を紹介します。

一括で進捗状況が管理できるのでとても重宝

「このサービスの一番良い所はプロジェクトを跨いでフィルターを作成、管理できる事です。以外にこの機能がある管理ツールが少ないように思える（私が知らないだけ？）色々な案件、タスクを抱えていると他の人がもっているボールを追いかけていくのは結構な労力、時間、コストがかかるので一括で管理、進捗状況が管理できるのでとても重宝しております」
▼利用サービス：Backlog
▼企業名：ＨＩＲＯＳＥＡ ▼従業員規模：20人未満 ▼業種：旅行・レジャー

https://www.itreview.jp/products/backlog/reviews/59455

非エンジニアでもとっつきやすい

「非エンジニアでもとっつきやすい。プロジェクト進捗の社内統合管理ツールとして採用しやすいところ。歴史が長いので「ああBacklogね」とわかってもらえるところ、安定しているところが管理できるのでとても重宝しております」
▼利用サービス：Backlog
▼企業名：ヒトシステムズ合同会社 ▼従業員規模：20人未満 ▼業種：デザイン・製作

https://www.itreview.jp/products/backlog/reviews/37152

視覚的にわかりやすく、過去の記録をきちんとチェックできるようになった

「カンバンをさっと書いて、ドラッグ＆ドロップするだけでタスク管理をできるビジュアル的な訴求性の高さがいちばんのポイント。ちゃんとローカライズされているので、職場のスタッフにもすぐに慣れ親しんでもらうことができた。アジャイル関連の用語を強制したりしていないところも初心者にやさしい理由だと思う。ミーティングしながらカードを移動すると達成感があるので、スタッフ同士で楽しめるようになった。数値化は難しいが、ミーティングが険悪になりづらくなった気がする。メールのようなスレッドよりも視覚的にわかりやすく、なおかつ全文検索ができるため、過去の記録をきちんとチェックできるようになった」
▼利用サービス：Trello
▼企業名：株式会社店研創意 ▼従業員規模：20-50人未満 ▼業種：デザイン・製作

https://www.itreview.jp/products/trello/reviews/72287

仕事を「やった」感を視覚的に管理できる

「カンバンでタスクを管理することで、自分に「これだけタスクをこなした！」という達成感のフィードバックがある点。また、カンバンをつくるのに必要な最低入力項目がタスク名だけなので、気負わずにタスクのステータスを登録していける。ブラウザ上での動作も軽快で、本来の業務を圧迫しない」
▼利用サービス：Trello
▼企業名：式会社シー・アール・エム ▼従業員規模：100-300人未満 ▼業種：印刷

https://www.itreview.jp/products/trello/reviews/74963

属人化の解消と業務標準化の実現を強力にサポート

「自由度が高すぎるアプリケーションだと使う人間のITリテラシーやセンスによって中身がバラバラになってしまいます。その点、toaster teamは適度にフォーマット化されているため全体のバラつき感が出にくい構成になっています。この点はものすごく重要だと思います。システムのレベルアップについても、スマホ対応や同時編集機能など、スピーディーに機能改善している印象があり、今後についても益々期待しています」
▼利用サービス：toaster team
▼企業名：Blue Works 税理士法人 ▼従業員規模：20人未満 ▼業種：会計、税務、法務、労務

https://www.itreview.jp/products/toaster-team/reviews/65347

おすすめのタスク管理ツール5選

実際にタスク管理ツールを使った企業の方々のレビューが多い製品を中心に、おすすめのタスク管理ツールを紹介します。

（2021年12月10日時点のレビューが多い順に紹介しています）

Backlog

従来のタスク管理ツールとは違い、シンプルでわかりやすい操作性に定評がある「Backlog」。カンバン方式、ガントチャート方式どちらにも対応しており、ブラウザからもアプリからも利用できます。タスク管理やファイル共有のほか、Wikipediaを使った文書管理も可能なため、あらゆる業務がこれ1つでまかなえます。

Backlogの製品情報・レビューを見る

Trello

「Trello」は便利なカンバン方式で、タスクを1つずつ「カード」に記録してボードへまとめられるタスク管理ツールです。関係者全体がタスクを一目で把握でき、各タスクのステータスもすぐにわかります。情報はリアルタイムに更新され、全員が同じ情報を閲覧でき、スムーズな業務を実現できるのが特徴です。2000万人以上のユーザーがおり、あらゆる業界・規模の企業で導入されています。

Trelloの製品情報・レビューを見る

Lychee Redmine

あらゆる規模の企業が利用している「Lychee Redmine」。タスク管理は複数人でリアルタイムに共有でき、ガントチャートではマイルストーン設定も可能です。カンバン、各メンバーにどれくらいの負荷がかかっているか把握できる工程リソース管理など、メンバーにも管理側にも便利な機能が揃っています。デモサイトの利用や30日無料お試し期間もあり、導入前にじっくり検討したい企業にもおすすめです。

Lychee Redmineの製品情報・レビューを見る

Todoist

「Todoist」はマルチプラットフォームに対応しており、すべてのデバイスで同期可能なタスク管理ツールです。各タスクにはもちろん、プロジェクトにも簡単に優先度がつけられ、重要なタスクを可視化できます。複数の工程にわたるプロジェクトを効率的に管理でき、目標値の設定、進捗管理がスムーズなのが特徴です。

Todoistの製品情報・レビューを見る

Wunderlist

日本マイクロソフトによるタスク管理ツールです。ToDoリストの管理や期日確認、リマインダー機能による確認はもちろん、マルチデバイス対応のためどこからでもタスクをチェックできます。フォルダ作成により、仕事とプライベートを分けてタスク管理することも可能です。

Wunderlistの製品情報・レビューを見る

ITreviewではその他のタスク管理も紹介しており、紹介ページでは製品ごとで比較をしながら導入ツールを検討できます。

タスク管理の比較・ランキング・おすすめ製品一覧はこちら

まとめ

タスク管理ツールは、こまごまとした作業をスムーズに進めるための便利なツールです。従業員自身が今取り組むべき作業を把握しやすく、管理側もプロジェクトの全体像を可視化できます。ツール上での情報共有もしやすく、作業効率化におすすめです。

どのタスク管理ツールを導入すべきかは企業によって異なりますが、まずは必要な機能やコストなどを挙げ、比較するとよいでしょう。

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