しかし、個人情報データベースに該当すると、よく知らない相手の名刺さえも個人情報漏えいのリスクになる可能性もあるのです。本記事では、名刺と個人情報保護法の関係性、また名刺管理ツールは個人情報保護法の違反に当たらないか？について解説します。

個人情報保護法と名刺情報の関係

名刺情報の管理について、個人情報保護法のガイドラインに実例として挙げられています。実際のガイドラインと照らし合わせて内容を確認しましょう。

名刺も個人情報だが1枚であれば管理義務はない

名刺には、「氏名」「所属企業」「部署名」「メールアドレス」などが記載されているため、個人情報に該当することになります。では、飛び込み営業やダイレクトメールなどで渡された相手の名刺を厳格に管理しなければならないのかと言われたら、そういう訳でもありません。

個人情報取扱事業者に該当するのは、「個人情報データベース」を所有している場合であり、データベースとして保管していなければ厳格な管理義務は発生しません。また、個人情報保護法のガイドラインには、複数枚の名刺をバインダで保管している場合でも、個人情報データベースに該当しないケースを実例として挙げています。

【個人情報データベース等に該当しない事例】

事例1）従業者が、自己の名刺入れについて他人が自由に閲覧できる状況に置いていても、他人には容易に検索できない独自の分類方法により名刺を分類した状態である場合

引用：個人情報の保護に関する法律についてのガイドライン（通則編） ｜個人情報保護委員会

このように名刺1枚の管理で個人情報取扱事業者の対象になることはなく、個人情報データベースに登録していなければ問題はありません。ただし、バインダで五十音順に紙の名刺を並べていたり索引を付けたりした場合、個人情報取扱事業者として管理する義務が生じてしまいます。

データベース化することによって名刺は管理対象となる

名刺は「個人情報データベース」としてまとめることによって管理対象となります。個人情報データベースは、個人情報保護法に以下の通り定義されています。

第十六条　この章及び第八章において「個人情報データベース等」とは、個人情報を含む情報の集合物であって、次に掲げるもの（利用方法からみて個人の権利利益を害するおそれが少ないものとして政令で定めるものを除く。）をいう。

一　特定の個人情報を電子計算機を用いて検索することができるように体系的に構成したもの

二　前号に掲げるもののほか、特定の個人情報を容易に検索することができるように体系的に構成したものとして政令で定めるもの

引用：個人情報の保護に関する法律 | e-Gov法令検索

つまり、「Excelデータや電話帳などで簡単に検索できる電子データ」「バインダに索引を付けて紙の名刺を簡単に見つけられるようにしている」などの場合、個人情報取扱事業者としての義務が生じます。

個人情報取扱事業者は、個人データの安全管理や規律の整備などが求められており、適切な管理を怠ると個人情報保護法に抵触する可能性があります。個人情報データベースが流出すると、個人情報保護委員会への報告義務があるためセキュリティを高めましょう。

法改正によって5,000人以下の小規模データベースも対象となった

2017年に個人情報保護法が改正されたことによって、今までは対象から外れていた小規模事業者でも営利・非営利を問わずに個人情報取扱事業者の対象となりました。

例えば、町内会の自治会や草野球チームの名簿といったわずかな人数であっても、個人情報保護法で保護される個人情報データベースとなります。法人格や権利能力に関係することなく、ほぼすべての団体（行政機関を除く）が個人情報取扱事業者となるのです。

個人情報をデータベースでまとめている組織は、わずかな件数であっても情報漏えいに備えてセキュリティ管理を高めなければなりません。

クラウドツールを用いた名刺管理は違法になる？

名刺をデータベース化する場合には、個人情報保護法に則って正しく管理しなければなりません。それでは、クラウドツールを用いるのは違反になるのでしょうか？

セキュリティ管理が不十分だと違法になる可能性がある

クラウドツールの利点は情報の共有だけでなく、24時間監視と堅牢なセキュリティに守られたデータセンターでのデータ保護にあります。物理的安全措置の観点で言えば、自社オフィスにデータを保管するよりもはるかに優れた安全対策が施されているでしょう。

ただし、GoogleスプレッドシートやMicrosft365などのクラウドツールは、データ共有機能のアクセス制限を誤ると、全体公開で誰でもデータベースにアクセスできる状況を作りかねません。そのため、一般的なクラウドツールでの名刺管理は物理的安全措置を守ることができても、技術的安全措置の面で不安が残ってしまいます。

名刺管理ツールの利用は違法にならない

では、クラウドツールの中でも名刺管理に特化したツールではどうでしょうか？他のクラウドツールと同じように堅牢なセキュリティで保護されているため、物理的安全措置は正しく満たしているでしょう。

また、データの暗号化や二段階認証などの保護されたシステムは、技術的安全措置の精度も高いと言えます。そのため、クラウドツールを用いるならセキュリティ精度の高い名刺管理ツールを利用するのがベターでしょう。ただし、無料の名刺管理ツールについては安全性が保証されるわけではありません。したがって、基本的には有料ツールで管理するほうが安心だと言えます。

名刺管理のポイント

個人情報保護法に抵触しない名刺管理のポイントを紹介します。

正しく運用するには名刺管理ツールを利用する

スマートフォンの電話帳なども個人情報データベースに該当するため、盗難や紛失のリスクが少ない名刺管理ツールソフトでの保管がおすすめです。組織的安全管理措置に則った正しい運用方法の制定こそ必要ですが、名刺管理ソフトを利用することが個人情報保護法に抵触することはありません。

オンプレミスで保管するなら堅牢なセキュリティ体制を整える

名刺管理ソフトを導入しない場合、物理的安全措置、技術的安全措置に則った設備や管理が求められることになります。盗難や盗聴の被害にあった場合であっても、その事実を個人情報保護委員会に報告しなければなりません。

個人情報保護法のガイドラインでは、「組織的安全管理措置」「人的安全管理措置」「物理的安全管理措置」「技術的安全管理措置」の4つの安全対策を講じることが求められています。例えるなら、ISMS（情報セキュリティマネジメントシステム）に準拠するレベルのセキュリティ管理を自社で整備する必要があるでしょう。

個人情報保護法についての社員教育を強化する

名刺管理ツールを用いた場合でも、従業員のパスワード管理や端末管理がずさんであると個人情報は守られません。例えば、従業員が勝手に名刺データベースを作成することも個人情報保護法では管理の対象となります。このような個人情報保護法の理解を社員1人ひとりに浸透させる必要があります。

セキュリティ管理を見直して安全に個人データを管理しよう

改正個人情報保護法では適用範囲が広がり、5000人以下の個人情報データベースであっても法律に則り正しく管理されていなければなりません。他人から推察されない分類方法であれば個人情報データベースには該当しませんが、いつ営業を受けたか覚えていない営業マンの名刺であっても、五十音順で整理していると管理義務が生じてしまいます。

自社で名刺を管理するなら、セキュリティ対策の一環として名刺管理ツールを導入するのがベターでしょう。

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そこで本記事では、名刺管理ソフトを利用する際に注意すべきセキュリティリスクや名刺管理ソフトを選ぶ際のポイントについて解説します。セキュリティに優れたおすすめの名刺管理ソフトもご紹介しますので、名刺管理ソフトの導入を検討している方は、ぜひ参考にしてください。

名刺管理ソフトを使用する際に注意すべきセキュリティリスク

名刺管理ソフトを使用する際は、以下のようなセキュリティリスクに注意が必要です。

リスク1：サイバー攻撃による盗難

現在は、クラウド上に名刺情報を登録するクラウド型の名刺管理ソフトが主流です。クラウド型の名刺管理ソフトは、名刺情報の共有がしやすいといったメリットがある一方で、サイバー攻撃によって、データが盗まれる可能性があります。万が一、サイバー攻撃によって、名刺情報が悪意のある第三者に渡ってしまった場合、情報を悪用されてしまう可能性があります。これにより、企業は社会的信用を失う恐れがあります。

リスク2：SNSとの連携

名刺管理ソフトの中には、SNSと連携可能なソフトもあります。SNS連携機能は注意して使用すれば便利な機能ですが、SNSを通して顧客の名刺情報が流出してしまう恐れがあります。

リスク3：スマホの紛失

スマートフォンやタブレットの紛失、盗難によってセキュリティ事故が発生する可能性もあります。バスや電車などへの置き忘れには、十分注意しましょう。

リスク4：ヒューマンエラー

名刺管理ソフトの運営会社は、名刺のデータ化を外部の会社に委託して管理している場合があります。いくら運営元がセキュリティに注意していたとしても、委託された会社のセキュリティが甘かった場合、情報漏洩を起こす可能性が考えられます。このように、名刺管理ソフトでもヒューマンエラーによる情報漏洩の可能性がゼロではないことを利用者はあらかじめ頭に入れておきましょう。

名刺管理ソフトを利用するメリット

セキュリティに十分注意すれば、名刺管理ソフトは非常に役立つツールです。名刺管理ソフトの利用によって、以下のようなメリットを得られます。

メリット1：社内で名刺情報の共有がしやすくなる

名刺情報をクラウド上にアップすることで、部門・部署間を超えた名刺情報の共有がしやすくなります。アクセス権限を持っている社員であれば、自由にクラウド上の名刺情報を見ることが可能です。また、名刺情報と顧客情報を連携させることで、新規顧客の獲得につながる可能性もあります。

メリット2：名刺情報の検索ができる

紙の名刺を管理する場合、管理が大変な上に、欲しい情報を見つけるのに時間がかかります。一方で、名刺管理ソフトは、名刺情報を一元管理できます。これによって、名前や企業、部署などで細かく分類でき、検索すれば欲しい情報を瞬時に手に入れられます。このように、名刺管理ソフトの導入は、生産性の向上にもつながります。

メリット3：名刺紛失のリスクを軽減できる

紙の名刺は、なくしてしまう危険性があり、なくしたことにすら気が付かない可能性もあります。一方で、名刺管理ソフトの場合は、クラウド上にデータがあり名刺情報が一元管理されるため、名刺を紛失する恐れはありません。

セキュリティ対策万全！おすすめの名刺管理ソフト

最後に、セキュリティ対策が万全な名刺管理ソフトをご紹介します。

1．Sansan

Sansanは、Sansan株式会社が運営している法人向けのクラウド型名刺管理ツールです。紙の名刺をスキャンまたはスマートフォンで撮影するだけで、クラウド上にデータが蓄積されるため、業務の効率化につながります。メールの署名から得た情報も名刺データとして一元管理できるので、オンラインで築いた人脈も正確に蓄積可能です。

・Sansanの利用者レビュー

日本の会社はとにかく部署名が変わる、肩書が変わるのが当たり前で、以前から知っている人で同じ仕事をしていても部署名が変わったりしています。挨拶状などで肩書などが誤ってしまうのは失礼になるので、確認のために使用するのに便利です。

Sansanへのレビュー「日本の名刺文化には必要なアプリです。」より

2．myBridge

myBridgeは、LINE株式会社が提供する名刺管理ツールです。名刺情報の登録や検索などの便利な機能を上限なく全て無料で利用できます。LINEやメールなど、オンライン上で名刺を交換する機会が多い方におすすめの名刺管理ツールです。

・myBridgeの利用者レビュー

共有連絡帳の機能を使用し、同拠点内の社員と情報共有が簡単にできる点や
登録していない番号からの着信があった際にも名刺に登録のある番号の場合は、
候補として表示されるため認識がしやすく気に入っています。

myBridgeへのレビュー「わずか数秒でハイクオリティな名刺管理ができる」より

3．SmartVisca

SmartViscaは、株式会社サンブリッジが運営している名刺管理ソフトです。人数の多い商談でも、参加者の名刺情報を1つのURLにまとめて交換できるのがメリットです。シンプルで使いやすい画面デザインと優れた名刺管理機能から、約9割のユーザーが「使いやすい」と回答しています。

・SmartViscaの利用者レビュー

名刺情報の電子化工数の削減。
名刺情報をSalesforceに手作業で登録していたが、SmartVisca(従量課金版)を導入することで入力工数の削減を図った。
今回のリニューアル版では、前製品の最も改善して欲しいスピードが著しく向上し使い易くなった。

SmartViscaへのレビュー「名刺電子化アプリのリニューアル導入」より

4．Zoho CRM

Zoho CRMは、ゾーホージャパン株式会社が提供している名刺管理ソフトです。初期費用無料で月1,680円から導入できるハードルの低さが魅力です。世界25万社で導入されており、15日間の無料トライアル期間が設けられているため、多くの企業におすすめの名刺管理ソフトだといえるでしょう。

・Zoho CRMの利用者レビュー

不動産会社での利用なのでオーナーさんの訪問時に利用できるようにカスタマイズしています。直近で見込みがありそうな方ごとに項目を作成することができたり、PDFもアップロードできたり、投稿をchatworkなどと連動できるので、その日の進捗状況もZohoを確認しなくてもchatworkの通知で確認できるのも良いです。そのオーナーさんの詳細情報など全てZoho内で解決して作成や閲覧できるので便利です。

Zoho CRMへのレビュー「カスタマイズができる」より

名刺管理ソフトを選ぶ際のポイント

名刺管理ソフトを選ぶ際は、次の4つのポイントを意識しましょう。

ポイント1：プライバシーマークの取得有無

プライバシーマーク（Pマーク）とは、適切に個人情報の管理を行えている企業のみに使用が認められているマークです。厳正な審査の末、適切に個人情報の管理がされていると認められた企業であるため、個人情報が流失する可能性はきわめて低いです。

ポイント2：導入実績

導入実績も、名刺管理ソフトを選ぶ上で重要なポイントです。導入実績が少ないソフトよりも、多いソフトの方が安心して利用できます。実際に名刺管理ソフトを利用しているユーザーの口コミや評判を調べるのも良いでしょう。

ポイント3：2段階認証

ユーザーIDとパスワードだけでログインができてしまう名刺管理ソフトは、セキュリティ的に不十分です。パスワードのほかにSMSからの認証コードやワンタイムパスワードを取得して認証する2段階認証を行える名刺管理ソフトであれば、第三者からの不正なアクセスを防ぐことが可能です。

ポイント4：IPアドレス制限機能の有無

あらかじめIPアドレス制限を行えば、第三者に不正アクセスされる心配はありません。名刺管理ソフトを選ぶ際は、IPアドレス制限機能を搭載している製品を選びましょう。

安全な名刺管理ソフトを選び情報を守ろう

名刺管理ソフトの利用には、セキュリティリスクを伴いますが、上手く使いこなせば非常に便利なソフトです。安全な名刺管理ソフトを選び、業務効率化を図りましょう。

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そこで有効活用したいのが、名刺管理ツールです。企業のデータベース拡充はもちろん、業務効率化にも貢献します。本記事では、名刺管理ツール導入のメリットや機能、導入すべきツールの選び方について解説します。

名刺管理ツール導入のメリット

名刺管理ツールは、その名の通り名刺管理業務を自動化・効率化することで、現場負担の改善を促すサービスです。名刺管理ツール導入の最大のメリットは、情報の可視化にあります。これまで、名刺情報は営業担当者が個人で管理しているケースが多く、企業が資産として画一的に管理することは困難でした。管理したいと考えても、担当者がデータベースに登録する場合は手動で打ち込む必要があり、ひどく手間のかかる作業であるという問題があったのです。

そこで登場したのが、名刺管理ツールです。名刺管理ツールを使えば、簡単に名刺情報をデジタル化できます。データ転記の必要もなく、名刺情報を企業のデータベースに登録可能です。情報の可視化とともに、情報の属人化も解消され、顧客情報を企業として有効活用するための土壌を整備できます。

名刺管理ツールの主な機能

名刺管理ツールは、主に名刺情報の取り込み機能、名寄せ機能、検索機能という3つの機能で成立しているサービスです。それぞれの機能をどう活用すればよいのかについて解説します。

名刺情報取り込み機能

名刺情報取り込み機能は、名刺に書かれている印刷情報を取り込んで、企業のデータベースに登録できる機能です。名前や会社名、役職情報など、名刺に書かれているさまざまな情報を読み込んで、データとしての有効活用を推進します。

名刺情報取り込み機能は、サービスによって提供アプローチが異なります。一般的なのはOCRによる情報取り込みで、文字情報を自動でスキャンし、デジタルデータ化してくれる機能です。ただのスキャナーとは違い、画像情報ではなく文字情報として認識・取得ができるため、データ活用の効率化につながります。

もう1つは、サービス提供者が手動で名刺情報をデジタル化するアプローチです。面倒な打ち込み作業を外部委託する形式で依頼でき、こちらも業務効率化に役立ちます。

名寄せ機能

名寄せ機能は、同一人物の名刺を特定し、同じデータとして統合できる機能です。会社名や役職といった情報も活用することで、記録を照合・統合できるのが特徴です。

また、最新の名刺情報をもとにして、既存の情報をアップデートすることもできます。役職や部署が変わっていたにもかかわらず、社内情報が古く担当者と連絡が取れないような問題を解消できます。

検索機能

検索機能は、担当者名や会社名からデータベースを検索し、必要情報を取得できるというものです。アクセス権限に応じて、必要な個人情報を現場で取得できるので、情報共有の精度やスピードを大きく改善することが可能です。データベースの有意性を高め、資産としての有効活用を推進します。

名刺管理ツール選びのポイント

名刺管理ツールを自社の課題に合わせて正しく選ぶ上では、以下のポイントに注目して選定することが大切です。

OCR機能の有無や精度を確認する

まずは、名刺取り込みの要ともいえるOCR機能の有無や精度を確認しましょう。OCR機能は人力での転記作業よりもはるかにスピードで優れており、精度向上や業務効率化に役立ちます。名刺管理ツールを導入する場合、OCR機能が実装されているかを確認して有効活用しましょう。

また、実際のOCRの精度はどれくらいであるかも確認しながら、運用に当たって問題がないかも把握しておくことが大切です。

他のツールとの互換性を確認する

名刺管理ツールは単体の運用でも効果を発揮しますが、関連ソフトとの互換性があれば、より業務の効率化に役立ちます。

営業支援ツールや顧客管理ツールとの互換性を備えているものも多く、すでに導入している、あるいはこれから導入する場合、それらとの相性も確認しておきましょう。互換性がある場合、名刺情報をシームレスにツールへ共有して、高いパフォーマンスを発揮できます。

無料プランで使い勝手を確認する

名刺管理ツールを初めて導入する場合は、最初に無料プランで導入をスタートするとよいでしょう。無料プランはある程度機能制限があるものの、使い勝手や基本機能を確認するのには十分です。

無料プラン使用中はコストもかからないので、導入当初に正しく運用できなくとも、利用料金が無駄になることはありません。期間限定の無料トライアルなどの制度も活用しながら、自社に合った製品かどうかもチェックしましょう。

人気の名刺管理ツール3選

最後に、人気の名刺管理ツールについてご紹介します。

1．sansan

最もポピュラーな名刺管理ツールの1つが、sansanです。AIとオペレーターを併用した名刺の読み込み、および転記作業を実行してくれるので、その精度は脅威の99.9%を実現しています。

専用スキャナーで大量の名刺取り込みにも対応しており、一度に名刺のデータ化を進めたい場合にも役立ちます。スマホからのスキャンにも対応し、出張先で迅速にデータ化を実施したい場合も便利です。

・sansanの参考価格

お問い合わせ

・sansanの参考レビュー

優れている点・好きな機能
・紙名刺を画像ファイルとして保持してくれるので、名刺に書き込んだメモもシステム上に保存されるところ。
・名刺交換日をデータで保持できるため、最新の名刺がどれかすぐにわかるところ。

sansanへのレビュー「名刺もデータで管理する時代に」より

2．Eight

Eightは、名刺情報を撮影するだけで自動的にデジタルのプロフィールを作成し、詳細なデータベース構築を進めることができます。

特徴的なのがデジタルでの名刺交換で、Eightを使っていない相手ともURLやQRコードを使ってデジタル名刺を交換し、人脈の構築や円滑なコミュニケーションに貢献します。

・Eightの参考価格

Eightプレミアム：月額480円または年額4,800円

・Eightの参考レビュー

もらった名刺をスキャンしてデータ化し、デジタル上で閲覧ができる。個人ごとはもちろん、会社ごとや業種ごとに探せるほど検索性に優れているので、非常に便利。パソコンだけでなく、スマホでもデバイスを選ばず利用が可能。また名刺を交換した相手とはSNSでつながることができる上、人事異動などの情報もすぐに反映されるため、紙の名刺を保管する必要がなくなる。

Eightへのレビュー「名刺をデジタル化できる」より

3．myBridge

myBridgeは、スマホでの名刺管理を効率化するためのツールです。専用のスキャナーなどは必要なく、スマホで撮影するだけで、名刺情報を即座にデジタル化してくれます。

登録した名刺情報は、スマホへの保存はもちろんのこと、そのほかの連絡帳サービスと共有したり、エクセルデータとしてダウンロードしたりすることも可能なので、データ活用の可能性を広げられます。

・myBridgeの参考価格

無料

・myBridgeの参考レビュー

これまで煩わしかった名刺管理をカメラで取り込むだけで勝手に名前、役職、部署、住所、電話番号、メールアドレスなどの各項目を勝手に読み込んでくれて、スマホで一元管理することが可能となった。これまで受け取った日付や会社順に並べて手間を掛けてかんりしていたが、その手間と労力、備品の購入や保管場所の問題が一気に解消され、最高に便利なアプリです。

myBridgeのレビュー「スマートな名刺管理を実現」より

自社に合った名刺管理ツールを選ぶことが大切

名刺管理ツールの導入は、顧客情報や取引先情報をデジタル化し、企業資産としてデータを活用する上で有効な取り組みです。近年ますます便利になっており、読み込み精度も極めて正確になりました。名刺のやり取りが多い企業においては、積極的な活用が求められるでしょう。

名刺管理ツール

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名刺管理ソフトとは？

スマートフォンやスキャナーから名刺を取り込み、データ化することで一元管理するツールのことを「名刺管理ソフト」といいます。散らばりやすい名刺をデータとして1箇所に集約しておくことができるため、社内での共有もしやすいのが特徴です。製品によっては、名刺交換をした取引先で人事異動があった場合に知らせてくれたり、顧客情報管理システム（CRM）や営業支援システム（SFA）などと連携することにより商談管理ができたりします。

名刺管理ソフトの基本機能

名刺管理ツールには主に以下の4つの基本機能があります。

名刺情報を読み取り

カメラやスキャナーを使用して、名刺情報を読み取ることが可能。OCRを使用して読み取った情報が文字データとして保存され、データは会社名や部署、名前や電話番号などの適切な情報に細かく分類されます。

名刺情報をデータ化

読み取った情報は、名刺管理ソフト上でデータとして保管されます。CSV形式やExcelなどのファイルを名刺管理ソフトにインポートすることも可能です。

マルチデバイス対応

クラウド型の名刺管理ソフトであれば、名刺の情報はスマートフォンやパソコンなどで検索し、閲覧することもできるます。いつどこにいても名刺管理ができることも大きなポイントです。

名刺情報の検索

データ化された名刺の情報は、名刺管理ソフト上で簡単に検索できます。また検索条件を指定すると、目的の名刺情報をすぐに探し出すことも可能です。

名刺管理ソフト導入のメリットとデメリット

名刺管理ソフト導入のメリット

・営業活動の効率化

名刺の一元管理とデータベース化が容易にできるため、検索にも手間がかかりません。もちろん名刺を保管する場所も必要ないので、スマートフォンアプリに対応していれば社外にいても閲覧可能。そのため、名刺データを社内で共有することで営業効率を上昇させ、商談の成功率を高めることにもつながります。

・登録データの二次利用が可能

名刺情報を登録すれば、蓄積データをCSV形式などで抽出し、ダイレクトメール（DM）やメールマガジン、年賀状などの配信に活用するなど登録データの二次利用を行うことができます。

・見込み顧客を一元管理

メールやウェブサイトを通して見込み顧客の情報を獲得し、一元管理することで自社に有益とされる見込み顧客を抽出可能。また、名刺管理ソフトによっては、見込み顧客の受注確度を含めリード名簿を制作してくれるツールも存在します。

・顧客情報入力の効率化

名刺管理ソフトの活用で入力の手間が解消されることから、入力ミスも確実に減少させることができます。

名刺管理ソフト導入のデメリット

・導入コストがかかる

活用するソフトにもよりますが、名刺管理ソフトを導入する際にはそれなりのコストが発生します。後で後悔しないためにも、活用したい名刺管理ソフトがある場合には費用の確認もしっかりと行うことが大切です。

・データ化に工数がかかる

名刺管理ソフトは名刺のデータ化に工数を費やしたり、ほかのシステムにデータを転記したりする必要があります。ただし、事前に文字認識（OCR）機能や入力代行を行ったり、連携機能を備えた名刺管理ソフトを利用したりすれば、かかる工数を減らすことができます。

・顧客管理システムとの重複

名刺管理ソフトの選び方を間違えてしまうと、名刺管理ソフトと顧客管理システムとで情報が重複したり、併用によって余計な手間がかかったりすることがあります。名刺管理ソフトを選ぶ際には、事前にソフトの詳細をよく確認しましょう。

名刺管理ソフトの活用事例

名刺管理ソフトを導入したことで得られるメリットについて、ITreviewに集まったレビューをもとに活用事例を紹介します。

今まで煩雑になっていた名刺管理が簡単に

「1ヶ月で50枚ほど名刺交換をするのですが、今までは社内に持ち帰ってからファイリングして必要になったら確認するというような状況だったが、全ての名刺をクラウドで管理でき、社内外問わず確認も出来る点はセキュリティ面でみても助かっています。新規営業を進めていくにあたって、先方担当がどんな役職で名前が何なのかが事前にわかるので、アプローチがかけやすくなった」

▼利用サービス：Sansan
▼企業名：株式会社ネオキャリア　▼従業員規模：1000人以上　▼業種：人材

https://www.itreview.jp/products/sansan/reviews/50919

交換した名刺が未来につながるようになりました

「交換した名刺をスキャンすることで企業名、氏名、連作先などの情報がクラウド上で管理できる。それを会社でシェアできることです。SANSANを導入するまでは、お客様や協力会社様のご連絡先がすぐに取り出せず「A社さんの携帯番号知ってる人いる？」と社内の人に聞きまわっていました。しかし、SANSANを導入してからは、社名を検索するだけで該当の連絡先がすぐに手に入り連絡もすぐできて仕事スピードが上がりました」

▼利用サービス：Sansan
▼企業名：株式会社関通　▼従業員規模：300-1000人未満　▼業種：倉庫

https://www.itreview.jp/products/sansan/reviews/32616

精度の高い名刺管理サービスが無料で使用できるのはありがたい

「企業と企業のつながりというよりもその中の個人と個人のつながりを大切にしていきたい場合に使用したいアプリ。いくつも名刺交換を行い、今まで紙ベースで保管していたものがいつでも持ち歩ける携帯に全てを保管しておけるところはとても強みだと思う。いつどこでも対象の人に連絡することができる。紙ベースで保管していた名刺を全て携帯で持ち運べるようになったところ、また他のサービスと違い読み取り精度が高く修正の頻度が少ないところ」

▼利用サービス：Eight
▼企業名：株式会社エンラボ　▼従業員規模：20-50人未満　▼業種：介護・福祉

https://www.itreview.jp/products/eight/reviews/79844

シンプル、だがそこがいい名刺管理サービス

「運営はLINE。搭載機能はこの分野ですでに先行している大手よりもシンプルで、名刺を両面スキャンして保存、個人用に保管するか他ユーザーと共有するか指定する…程度しかない。とはいえ必要十分。ソーシャル接続機能も最低限で、オプトインしない限りまったく働かない。そこが顧客の個人情報を秘匿できるという安心感につながっていて逆にありがたい」

▼利用サービス：myBridge
▼企業名：株式会社アクセスビルダー　▼従業員規模：20人未満　▼業種：情報通信・インターネット

https://www.itreview.jp/products/mybridge/reviews/42717

名刺管理ソフト導入のポイント

名刺管理ソフトを導入・活用する際には、以下の4つのポイントを押さえておきましょう。

1. セキュリティ対策を事前に確認

名刺には企業名や部署名・名前や連絡先などの多くの個人情報が記載されています。外部への情報漏えいといった重大トラブルを決して引き起こさないためにも、名刺管理ソフトのセキュリティ対策は万全である必要があります。事前にセキュリティ対策はきちんとチェックしておきましょう。

2. スマートフォン・パソコン・他サービスとの連携機能を確認

CRMやSFAを導入している場合、それらのシステムとの連携をチェックすることも重要です。システム連携を行うと、顧客情報の獲得やアプローチの履歴、顧客へのサポート内容などの情報を一元管理できます。

3. 名刺情報の登録の正確性とスピードをチェック

名刺管理ソフトを導入する際は、その名刺管理ソフトの読み取り精度が高く、素早く読み込んでくれるソフトであるかどうか、事前にきちんと確認をしておきましょう。読み取り精度が90～95%、読み取り速度が1枚当たり3〜5秒程度の名刺管理ソフトであれば間違いないでしょう。

4. 名刺情報は定期的に入力、メンテナンス

名刺管理ソフトの効果を最大化し営業効率を高めるためにも、名刺情報は定期的に入力を行い、メンテナンスをするよう心がけましょう。名刺管理ソフトの入力とメンテナンスを含む新しい業務工程やルールの確定を実行することにより、現場での浸透率を上昇させることにもつながります。

名刺管理ソフトの業界マップ

名刺管理ソフトのユーザーからの評価を知るには、ITreview Gridが便利です。ITreview Gridは、ITreviewに集まったユーザーのレビューをもとに生成された4象限の満足度マップです。このマップでは、顧客満足度と市場での認知度を掛け合わせた結果が、4象限上でのポジショニングとして確認できます。

おすすめの名刺管理ソフト

実際に、ビジネスチャット活用されている企業の方々のレビューが多い製品を中心に、おすすめのビジネスチャットを紹介します。

実際に名刺管理ソフトを使った企業の方々のレビューが多い製品を中心に、おすすめの名刺管理ソフトを紹介します。

（2021年11月23日時点のレビューが多い順に紹介しています）

＜法人向け名刺管理ツール＞

Sansan

法人向けに開発された名刺管理ソフトである「Sansan」は、クラウド型サービスであり、名刺をスキャンあるいはスマートフォンで撮るだけで自動的に人脈データベースを作成します。スキャンされた名刺データは組織全体で共有でき、顧客との関係づくりにも生かすことができます。さまざまな業界で導入されており、大企業から中小企業、官公庁など7000を超える組織に広く導入されています。

Sansanの製品情報・レビューを見る

Eight企業向けプレミアム

「Eight」の有料プランとなるこのソフトは、名刺情報をデータ化して、ユーザーのもつ名刺情報を共有・一元管理することが可能です。企業資産として活用することもできるため、利用価値が高いといえます。

Eight企業向けプレミアムの製品情報・レビューを見る

Knowledge Suite

営業日報の入力のみで商談情報などを一元管理でき、ユーザー数無制限で活用可能なクラウド型オールインワンビジネスアプリケーションです。営業報告と顧客情報のみで営業工程を視覚化し、PDCAサイクルの高速化を図っています。グループウェアとCRM・SFAが連携しており、テレワークにも対応するなど自社の業務内容に見合う項目のカスタマイズもできます。

Knowledge Suiteの製品情報・レビューを見る

＜個人向け名刺管理ツール＞

Eight

スマートフォンで名刺を撮影すると、名刺データを容易に管理できます。AIを活用し、トップレベルの開発技術でデータ化を行い、生産的で正確な名刺管理を支援。名刺交換は紙の名刺に限ることなく、デジタル上でも交換が可能です。いくつもの名刺を同時に撮ることもできるクイックスキャン機能なども搭載されています。基本機能は無料のため、低価格で活用をしたいという企業はもちろん、個人にもうれしい名刺管理ソフトです。

Eightの製品情報・レビューを見る

myBridge

OCRとオペレーターによる手入力で、正しい名刺情報のデータ化を行えます。いつどこにいても必要な名刺情報の検索が可能で、スマートフォン着信時には、名刺情報がすぐ表示されます。社内で共有可能な共有名刺帳や無料名刺スキャン代行サービスなどがあり、個人情報の暗号化などセキュリティ対策も万全です。すべての機能が無料で利用可能となっています。

myBridgeの製品情報・レビューを見るT

ITreviewではその他の名刺管理ソフトも紹介しており、紹介ページでは製品ごとで比較をしながら導入ツールを検討することができます。

まとめ

名刺管理ソフトは、名刺を一元管理して企業資産として活用するために必要不可欠のツールです。個人・法人ともにCRMやSFAと連携をして商談管理が可能なソフトなどもあり、営業活動の効率化やマーケティングに生かすことのできる製品が多いのも、名刺管理ソフトの特徴です。

どの名刺管理ソフトを導入するかでお悩みの方や、ほかのソフトとの比較をしてみたいという方は、ぜひ本記事を参考に最適なソフト選びを実現しましょう。

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