紙の集計業務をまるごと自動化し、企画資料の精度が上がった

改善してほしいポイント

改善を期待したいのは外部システム連携の柔軟性です。RPAでの画面操作による入力には対応しているものの、API連携が用意されておらず、外部連携対象アプリも明示されていないため、自社のマーケティングツールやBIダッシュボードへデータを直接流し込みたい場面では一手間かかることがあります。CSV出力を経由する運用になり、リアルタイム性を求める施策では物足りなさを感じました。また、Microsoft Storeからのローカルインストール型で、OCR処理はクラウド経由というハイブリッド構成のため、スマホ・タブレットには非対応で、外出先や店頭での即時取り込みには使えません。フィールド調査が多い企画業務では、モバイル対応があるとさらに活用の幅が広がると感じます。料金面でも、年額制は予算管理上の利点がある一方、小規模なスポット利用やトライアル的な部署単位導入には初期のハードルがやや高く、もう少し柔軟なプラン体系があると検討しやすいです。導入時サポートがオンラインミーティング中心なので、対面やチャットなどの選択肢が増えるとなお安心です。

どのような課題解決に貢献しましたか？どのようなメリットが得られましたか？

導入前は、各種調査票や取引先からの注文書・請求書を担当者が手作業で転記しており、月末に作業が集中するうえ、表記ゆれや入力ミスの修正に多くの時間を取られていました。属人化も進み、担当者不在時に集計が止まるリスクも抱えていました。AI JIMY Paperbotの導入で、紙やPDFの取り込みからAI仕分け、文字認識、業務システムへの入力までを一気通貫で自動化でき、入力・転記にかかっていた工数を大幅に削減できました。生成AIの変換機能により住所や企業名の表記が自動で統一されるため、集計前のクレンジング作業がほぼ不要になり、データ品質そのものが向上しました。結果として、企画・マーケのメンバーがデータ入力ではなく分析や施策立案といった本来の付加価値業務に時間を割けるようになったのが最大のメリットです。デジタル化された社内データを横断的に共有・検索できるようになり、過去の調査結果を施策立案や経営戦略の根拠として迅速に引き出せる体制が整いました。定額制のおかげでコストを気にせず処理量を増やせる点も、施策の意思決定スピード向上に寄与しています。

生成AI機能へのレビュー

4.0

生成AI機能の最大のメリットは、従来のOCRでは不可能だった「認識後の知的な後処理」を自動化できる点にあります。OCRが読み取った文字列に対し、住所の都道府県補完、複数行テキストからの納品先住所のみの抽出、企業名の表記統一、姓と名の分割、翻訳など多彩な変換を施せるため、人手による修正が前提だったFAXや注文書も実用的に処理できるようになりました。AI類似変換で社内マスタと突合し、商品名から商品IDへ変換できる点も、データをそのまま業務システムへ流せる完成度に引き上げてくれます。解決できた課題は、これまで集計前に必須だった表記ゆれの手作業クレンジングがほぼ不要になり、データ品質と作業速度が同時に改善したことです。一方、デメリットは、生成AI特有の出力のゆらぎがあり、固有名詞や曖昧な記載で誤変換が混じるため最終確認を完全に省けないこと、変換ルールの最適化に試行錯誤を要すること、処理がクラウド経由のため大量処理時に速度や機密データの取り扱いを意識する必要がある点です。