自社システムの仕訳を取り込み、月次決算を早く正確に

改善してほしいポイント

総勘定元帳を何度か書き出すと、期間の異なるファイルが似た名前で手元にたまり、どれが最新か分かりにくくなります。期間を混ぜて読み込むと、後からfreeeで直した仕訳が古いファイルの値で上書きされてしまうので、ファイル名に対象期間と書き出し日時が入ると助かります。
外部のシステムと連携して使う会社は増えていると思うので、取り込んだ仕訳がどのファイルから来たかを後からたどれる仕組みも期待しています。

どのような課題解決に貢献しましたか？どのようなメリットが得られましたか？

数か月前に自社の契約管理システムで月次を締める形に切り替えました。契約から計算した売上・前受金の振替・入金消込の仕訳をfreeeに取り込み、翌月の第3営業日に月次を確定させています。
切り替えの際は、freeeの総勘定元帳を基準として過去36か月分の売上（約6,600行）を自社システムに取り込み、切り替え後の2か月はfreeeと1円まで一致することを確かめました。前受金や売掛金の期首残高も、freeeの残高と突き合わせて引き継げました。
会計の数字の基準をfreeeに置き、業務システムとずれていないかを毎月機械的に確かめられるようになったことが一番の効果です。

検討者へお勧めするポイント

売上や請求を別のシステムで管理していて、会計ソフトにはその結果を仕訳として取り込みたい会社に向いています。取引先・品目・税区分・補助科目まで含めてCSVで取り込めるので、業務のシステムと会計を分けたまま、手作業を増やさずにつなげられます。
導入するときは、どちらの数字を正とするかを先に決めておくのがお勧めです。私たちはfreeeの数字を正とし、総勘定元帳を書き出して業務のシステムと毎月突き合わせています。こうしておくと、ずれがあってもすぐに気づけます。
複数の担当者や税理士と同じデータを見ながら進めたい会社には、特に合うと思います。