オフィススイートのない中小企業向けオンラインストレージ

改善してほしいポイント

欲しい機能・分かりづらい点
・排他機能や同時編集機能がなく、同じファイルをユーザーが同時に開いた場合、別名ファイルとして保存される
・同時ログイン可能な数が2つまで
・ゴミ箱の検索機能がない
・いくつかの機能はWeb版でしか利用できない
・Macではデスクトップアプリに対応していない
その理由
・排他機能はなく読み取り専用でファイルを開かせることができない
・同時編集機能はなく、話をやり取りしながらリアルタイムで編集できると便利なリモートワークは不向き
・共有アカウントとして作成しても同時ログインの上限が2つまでとなっており、それ以上ログインすると強制的にログアウトされる
・ゴミ箱があり一定期間内であれば復元可能だが、削除された期間しか条件指定できず、削除ファイルが多い場合は探すのに苦労する
・ユーザー自身で削除したファイルの復元が可能だが、復元はWeb版のみ
・MacでFileforceを利用するにはWeb版を利用するしかない

どのような課題解決に貢献しましたか？どのようなメリットが得られましたか？

慢性的に容量不足となっていたオンプレミスのファイルサーバーから比較的低コストで、十分な容量のサーバーへ移行することができた。
Fileforce社との直接契約もあるが年払いであるが、それ以外にもパートナーが販売しており、ID上限や割高とはなるが月払いにすることが可能で一括払いが難しい場合はパートナーから購入する選択肢もあり。

またクラウドであるためサーバーやバックアップの運用から管理者は解放される。
ユーザーにどこまで権限を与えるかが問題だが、オプションでサブ管理者のようなものを設定可能で、部署ごとに責任者を置いて管理を任せることもできる。

ADにある程度知見があれば、権限グループの作成は簡単で、権限設定についてフォルダ内のファイル一覧のみ閲覧可能など、詳細な権限の割り当てが可能となっており、様々業務ニーズに対応できる。

検討者へお勧めするポイント

ファイルサーバーは業務データが蓄積される場所であるため、運用管理に神経を使うが、クラウドに比較的低コストで移行可能でため、中小企業でもオンプレミスから移行しやすい。
クラウドに移行することで運用管理の負担は減り、様々な機能が用意されているため、活用することでより運用が楽になる。
定期的な入れ替えの必要もなくなり、BCPの観点からもデータ保全が充足する。
デスクトップアプリが優れているため、ユーザーは慣れている操作で利用することが可能だが、反面リモートワークならオフィススイートのような一連のサービスが連携されているもののほうが利便性は高いと感じるだろう。
それほどリモートワークを利用しない、中小企業にはオンプレミスからの移行先としてお勧めできる。