企業側の担当者にも相応の能力が求められる勤怠システムの導入

改善してほしいポイント

「スケジュール申請」という機能は、その日がどんな形態の勤務日であっても、いかようにも変更できるようになっている。各従業員が就業規則や勤怠管理にそれなりの知見を持った集合であるなら、どんなことにも対応できるので良い。ところが、勤怠管理の理解がそれほどない人が、何でも申請できてしまうのは、なかなか管掌部門としては制限をかけにくい。例えば振替出勤を行う場合は「振休申請」という機能を使えば良いのだが、一方で「スケジュール申請」からでも「振休」を選んで変更できてしまう。振替休日は「法定休日」か「法定外休日」でなくてはならないが、「スケジュール申請」ではそんなことをおかまいなしに変更できてしまう。つまり、自由である反面、運用はユーザの力量次第となる。現在も使用しているが、管掌部門がすべてチェックしきれるかという不安はある。
またシステム導入という点についても、企業担当のSEがつかず、要するにSIは行わないというのがベンダのスタンスである。従い、情報システム部門が導入担当になるなら、担当者に労務や勤怠の知識が必須で、逆に人事部門が導入担当になるなら、担当者にシステムやデータの知識が必要になる。

どのような課題解決に貢献しましたか？どのようなメリットが得られましたか？

元々勤怠管理はシステム化しておらず、勤怠管理自体がかっちり運用されていなかった。そこにシステムを導入したことで、情報の一元化、ルールの標準化、タイムリーな勤怠の承認、上司による部下の勤務状況の確認など、ツールができたことで管理意識を向上するきっかけにはなっている。この運用を今後長く続けることにより、会社に勤怠管理が定着することを期待している。

検討者へお勧めするポイント

改善してほしいポイントにも書いたとおり、システム導入ではユーザ側に寄り添ってもらえないため、導入担当者にそれなりの知見やスキルが必要。その点さえクリアできれば、ユーザ企業主体で勤怠管理の運用を構築することができる。スケジュールパターンのマスタの構造など解せない設計は散見されるが、使い方次第で柔軟な勤怠管理もできる。