manage ワークフローの評判・口コミ 全36件

改善してほしいポイント

・申請書につけられるデータの容量が少ない。。
現行利用中ではあるが、スタッフからの指摘が多い。。近年、ひとつひとつの作成されるデータの容量が大きくなっている一方、申請書にセットできるデータの容量がすこし小さい、可能であればもう少しつけれられる容量を大きくしてほしい。

どのような課題解決に貢献しましたか？どのようなメリットが得られましたか？

会社で使っているこだわりの高い申請書をそっくりそのままワークフローに搭載することができた。非常に引き続きしやすかった。

改善してほしいポイント

・各自の意識の問題でもありますが、必要な承認を放置してしまうケースが導入当初のころは時々あります
　メールでお知らせは来るのですが、そのメールが他のメールに埋もれてしまうこともある
　現状は慣れが唯一の解決策といえる
・個人的に承認等の経路設定が分かりにくく、期間が空いて編集手順が曖昧になってしまう。

どのような課題解決に貢献しましたか？どのようなメリットが得られましたか？

紙ベースだと、各部署で保管している原紙をコピーで賄っていたが、コピーを忘れて原紙を使用してしまったり、原紙改定しても部署によっては旧用紙をそのまま使用していたりと、現場任せの管理に色々と問題が生じていた。
また、上がってきた申請書類を綴じたり、保管場所も確保し続ける必要があり、物理的な手間もあった。
しかし、そうした非効率的な部分はツール導入により、無くすことができて管理面での大きなメリットが出ている。
もともと、個人レベルでも引き継いだ業務は旧来のやり方からパソコン上で処理する形に極限までシフトしているので、こういったツールは積極的に導入するべきだと感じる。
不備があった場合も、ツール上でやり直しを要求&再申請できるのは、用紙の作り直しが不要で双方にとって効率的だと思う。

検討者へお勧めするポイント

ペーパーレス化の推進による管理効率向上
とにかく細かく設定できるので、ほぼ思い通りの申請書作成が可能

改善してほしいポイント

複雑な承認経路に対応できるメリットは大きいものの、組織図が変わった際に変更しなくてはいけない部分が多く感じ設定は丁寧に対応しなくてはいけないと感じています。

どのような課題解決に貢献しましたか？どのようなメリットが得られましたか？

ワークフローの承認経路につき、他社では実現できないような条件での経路変更が可能なため、同じ部門のグループごとに異なる承認経路を作ることもでき助かっています。

改善してほしいポイント

自社で設定した関係から、設定者が在籍している間は問題なく稼働できるものと考えていますが、人事異動等で担当が変更となった場合、引継ぎを考えると心配になります。導入時のマニュアルでは、とても引継ぎ資料として活用することは難しいと思われます。サポートはしっかりしているので、ここに頼れば良いかもしれませんが、中間的なマニュアル（既に導入済み・利用経験済みだが、管理担当者としては初任者である者が読むレベル）が提供されると大変助かります。

どのような課題解決に貢献しましたか？どのようなメリットが得られましたか？

PC上で閲覧できるため、複数の稟議・報告書を画面上で並べてチェックできます。また、決裁ルートの履歴がデータ上で残りますので、だれが作成したか、だれが閲覧したか、だれが決裁したか確認が容易になりました。作成者・管理者にはそれぞれの視点で大変助かるツールだと思います。

検討者へお勧めするポイント

紙面での稟議・報告書のデメリットは、決裁完了後に保管された書類を確認・検証・再利用したい場合に生じる手間だと思います。OA上で管理できれば、検索・再利用が容易になるとともに、保管スペース確保の課題もクリアできます。導入時には担当者からの不平・不満が噴出すると思いますが、慣れてくれば自然とその声はトーンダウンしてきます。設定時には非常に苦労しましたが、事務方としてはその努力が報われたものと評価しています。

改善してほしいポイント

スマートフォンで見にくい点が難点です。アプリで承認等ができると助かるのですが・・・。
通知がメールしか無い点も課題です。

どのような課題解決に貢献しましたか？どのようなメリットが得られましたか？

稟議書で６パターンの承認経路を選択した内容で分岐することで一つのフォーマットにまとめることができました
そのため検索軸が一つになり業務効率がアップしました

検討者へお勧めするポイント

スマートフォン対応に弱い面を感じています。導入時は他のサービスと比較検討してみて下さい。ワークフローで細かい設定ができる点はmanageより優れている製品を見たことがありません。

改善してほしいポイント

社内の稟議書をこの製品に導入しているのですが、申請書の添付資料の閲覧はダウンロードして開く必要があり手間がかかります。ＰＤＦ等だけでもＷｅｂブラウザを使用して開くようにして閲覧しやすいようにしてほしいです。
また、管理者側として、ワークフローの回付ルート設定用に特定の職員へ「〇〇担当」の役職を付与をしていますが、人事異動や担当者変更が発生したときに誰に何の職を付与しているのか確認したいので、役職付与者一覧を出力できるようにしていただけると助かります。

どのような課題解決に貢献しましたか？どのようなメリットが得られましたか？

この製品とkintoneやDataspiderによるデータの加工を組み合わせにより、人事関係の帳票の作成を中心とした作業が自動化され、職員の業務の効率化に役立っています。
申し訳ございませんが、導入効果の数値等は非公開となっており掲載できませんでした。

改善してほしいポイント

シンプルなのは良いが新規文書のページのデザインなど、白黒が多い上フォントにもメリハリがないので若干見づらいかなと思う。
そこまで頻繁に新規文書を作るわけでもないので位置で覚えていないと説明文書とかも混じって探しづらいとは思った。

どのような課題解決に貢献しましたか？どのようなメリットが得られましたか？

以前は勤怠管理や交通費の清算などのドキュメント系は基本ExcelやPDFなどで管理して、共有フォルダ等で管理しており、テンプレートの場所や履歴管理、ドキュメントの手入れに手間がかかっていたが、本当にシンプルにまとまっているため、申請状況、履歴の管理、修正がほぼ１ページで出来るし、自分が申請できる書類も一覧でまとまっており細かなストレスが解消されたと思う。

改善してほしいポイント

却下や最終承認の際、コメントを記載出来ますが、せっかく記載しても起案者にメールなどで通知がいかない為、知られること無く完了もしくは却下された事に気づかない。などで終了してしまうため、メール通知は出来るようにしてもらえれば起案者がすぐ気づけるので対応をしてもらいやすくなるので出来るようにして欲しいです。

どのような課題解決に貢献しましたか？どのようなメリットが得られましたか？

新たに追加変更などはした経験がありませんがワークフローを運用で利用する事によって申請書のペーパーレスになりまた遠隔にいる方にもすぐ回覧が出来るので効率化は図れると思う

改善してほしいポイント

承認ルートが下から上だけでなく、自部門の承認終了後に任意の部門へ回したい場合に、既存の役職・グループ・名前が利用できずにワークフロー用に別途設定が必要であるため、現状は特定の部門への回付までしか運用できていない。実際には特定の部署への回付は転記を利用して元の申請はクローズされるようにしている。

転記時に既存のグループ等（manege登録情報）から選択ができれば、内容により提出部署が変化する帳票でも運用できて便利だと思います。

また、一旦作成済みの帳票で帳票の途中に項目追加したい場合に最終項目へ追加となってしまう問題の解決を望みます。
この場合、もう一度最初から登録しなおせば順番も正しくなるのですが、項目数が多い場合にはその労力がばかになりません。作成後に項目追加したくなった時には心が折れてしまいます。

勤怠連動の帳票もワークフローからの項目追加希望します。
勤怠連動帳票は勤怠に影響を与えることから変更不可となっていますが、見た目や検索等での利用目的で項目追加できれば、勤怠への連動しない範囲による検索に幅を持たせることができる。

どのような課題解決に貢献しましたか？どのようなメリットが得られましたか？

システム導入により、提出した・してないや、上長の決済箱での滞留による書類の滞留時間の超短縮に成功。また、どこまで決済が進んでいるかも確認でき、未決済者へ注意を促すことで滞留時間を短縮することにも貢献している。
また、できる限り帳票は選択式を導入し、入力項目を減らすことで記入漏れや誤記の防止による再提出依頼などの後戻り工数の削減に寄与しています。

検討者へお勧めするポイント

エクセルベースで帳票作成が可能なため導入初期の帳票作成工数が軽減できる