GoogleWorkspace運用まで考える必要あり【ITreview】IT製品のレビュー・比較サイト

良いポイント

運用管理を担当している者です。
弊社ではこのシステムを導入するまでは、メール等で承認を依頼するという風に、稟議という行為がかなり曖昧な状態でした。
rakumoワークフローの導入に伴い、社員は必要な時に何の申請を行えばよいか分かり、また申請ログが全て残るため経理部門や管理者層も必要な情報を引き出しやすくなっております。
また、社内の承認権限等の整備にまで恩恵を受けた次第です。

その他、ユーザ観点では、自身に申請が届いた際や、自身の申請について承認完了した際など、必要の都度通知してくれる機能(メールやSlack通知)があり、見落としにくいと思います。当然一定のアドレスから送信されるため、フィルタリングしたりGASを使って他ツールに記録したりする事もでき自身で利便を拡張できます。
管理者の視点では、雛形への項目追加をはじめ書式編集の操作が非常に明解です。マニュアルを読まずとも基本的な所はある程度直感的に操作可能かと思います。
APIで申請情報等を外部出力できるところ、申請を自動化できるところについても、定型的業務で外部情報をベースに申請したい際などの効率化に役立っています。

改善してほしいポイント

ユーザの画面UIが固定ですが、申請タイトルの長いものについては最後まで表示されない場合があるため幅が可変になるとより見やすくなります。

GoogleWorkspaceを元々使用していた事もあり、GoogleWorkspaceとの連携を行っています。
伴って、アカウント情報の変更を実施する際にGoogleWorkspace上の社員情報や組織情報を変更して同期という手順になるため、アカウント管理まで全てシステム内で完結している物と比較すると突発対応時のスピードに限界を感じるところがります。組織規模によると思いますが、弊社環境では同期に10分程度かかるため、同期速度が向上するとタイムリーに素早く対応する事が可能になると思います。

rakumo上の役職設定や、経路設定などを一気に出力するような機能があるとより管理が楽になるかと思います。
退職者のアカウントが経路に残ったままGoogle側のアカウントを停止すると、承認者が空になり申請できなくなるので、退職者情報等とrakumo上の設定情報を突き合わせて管理する必要があるためです。

どのような課題解決に貢献しましたか？どのようなメリットが得られましたか？

入退社の情報を全てメールで共有していましたが、rakumoワークフローで該当組織全員が回覧する形にて情報共有を行う事で、検索性向上＆共有先メンテ工数減というメリットが得られました。
全社にまたがって使用される申請類についてはrakumoに移行する事で、ユーザがとりあえずrakumoにアクセスすれば良いという、一元化された利便性が出ています。

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