rakumo ワークフロー（Google Workspace版）の評判・口コミ 全214件

改善してほしいポイント

Googleドライブからファイルを添付した場合、そのファイルは後から更新されてしまう。この場合、証憑として無効になりうるため、稟議で使用するにはかなり危険です。今は通常のファイル添付機能が備わっていますが、ここでの注意点はしっかり説明しておいていただきたいです。
また、ユーザーが利用する画面のデザインがとてもダサい。左にメニューが出るが、幅の変更ができないため改行されてしまい、バランスが悪い。

どのような課題解決に貢献しましたか？どのようなメリットが得られましたか？

今まで使用していたワークフローがとても不便だった。
・PDFを印刷するとテキストエリア内の文字が隠れる
・エクセルでひな型を作成した後にPDFに変換してから専用ツールで構築する
これらは利用者と管理者の両方の視点で使い勝手が悪かったが、上記の課題が解決され、どちらにとってもとても使いやすくなった。効率が上がった。

検討者へお勧めするポイント

デザインがイマイチですが、機能はオススメです。

改善してほしいポイント

1点目は「申請する」ボタンクリック時に表示される最初の一覧画面が作りにくいようです。弊社では大分類の項目を並べて欲しいところが、選択肢は1つしかなく、中分類のページに全ての申請書が並ぶ作りになっています。各申請書画面については問題なく作れるようなので、システム導入時のメニュー作成部分が分かりやすくなると良いのではないでしょうか。
2点目は決裁者が承認したかどうかを確認する時、申請書を開く必要があります。一覧でわかるような表示をしていただけると使い勝手がより良くなると思いました。
3点目は一覧画面で取り消しとなった申請を非表示にする機能が欲しいです。正直、取り消したものや却下されたものはその瞬間は必要ですが、その後は表示されていると邪魔なので、非表示にしてほしいと切に願います。

どのような課題解決に貢献しましたか？どのようなメリットが得られましたか？

何かを購入する時などの申請書作成や予算の使用時にワークフローを使用している。
他部署では、業務に関連して部長や社長レベルの承認が必要な事柄にも使用している。
自分が使う時には、該当申請書の承認ルートに自部署の人間が上長だけになってしまうため、最後の回覧者に自部署の人を追加できるのが地味に助かっています。
自分が休んでも他の人が確認できるので、業務が止まらずに済みます。

検討者へお勧めするポイント

Googleにサービスを統合して利用するのであれば、十分な機能を備えていると思います。

改善してほしいポイント

欲しい機能・分かりづらい点・その理由
・承認者の設定について、社内で異動があると都度アップデートが必要です。
・承認者を個別に設定しなくても部署の上司で設定できる機能があるが、意外と使われていません。
・回覧プロセスでは、すべての回覧者が確認しないと申請が完了しません。
・回覧ステップを複数作ると、回覧者全員が確認しないと次のステップに進めないです。
この条件は選択により設定できるよう改善してほしいです。
・回覧者を他部署にまたがって多人数に設定するとごちゃごちゃしてしまいます。

どのような課題解決に貢献しましたか？どのようなメリットが得られましたか？

解決できた課題・具体的な効果・課題に貢献した機能・ポイント
・点検・確認・承認プロセスの簡略化、時間短縮
・紙媒体の削減
・捺印作業の廃止
・スキャン作業の廃止
・作業プロセスによる業務進捗管理の容易化
・回覧プロセスによるメール配信の削減

検討者へお勧めするポイント

以前は当社でも紙媒体中心の業務形態でした。
承認時間、捺印、スキャン、紙媒体の管理など、付帯作業が多いことが課題でした。
rakumo ワークフローを使い始めて、いかに無駄だったかを感じます。
時代に合ったやり方に変えていくのにちょうど良かったです。
AIやシステムは難しいですが、間接業務の改善に役立っています。

改善してほしいポイント

欲しい機能・分かりづらい点
・紙の稟議のようなフォームは作れません。単純なデザインになります。
・承認完了までの期間に所属が変わった場合、変更前の所属では承認できませんが、代理人による承認は可能です。

どのような課題解決に貢献しましたか？どのようなメリットが得られましたか？

・電子稟議は、漏れなくスピーディーに行えるようになりました。
・申請稟議後は完了報告を行いますが、申請稟議書をベースに完了報告書が作成でき、簡単かつスピーディーに行えるようになりました。

検討者へお勧めするポイント

簡単に作成・運用管理できます。

改善してほしいポイント

特にありません。価格が安くなるなら嬉しいですが、1アカウントあたり500円以下で十分に安いので、課題とは感じていません。今後もシンプルな運用を期待します。

どのような課題解決に貢献しましたか？どのようなメリットが得られましたか？

ITリテラシーの低い60代社員と20代の新入社員の二人とも「使いやすい」と言ってくれています。業務用アプリは「使ってもらう仕組み」にするために、教育を含めた結構な努力が必要ですが、今回は全く不要でした。

検討者へお勧めするポイント

少額のコストで使い始められるので、まずはテストです。社内の責任者を中心に、ワークフローに合わせて数人からスタートしてはいかがでしょうか。

改善してほしいポイント

ひとつ強く感じているのは、進捗確認のしやすさです。
APIを別途契約すれば、自分が関係していない申請の状況も追えるようになり、業務改善にかなり貢献しました。
ただ、これはAPI契約が前提なので、rakumoワークフロー本体にもっと手軽な進捗確認機能があれば、より多くの人が同じメリットを得られると思います。

どのような課題解決に貢献しましたか？どのようなメリットが得られましたか？

承認や申請のやりとりがメールや口頭に散らばりがちで、「誰が、いつ、何を確認すればいいのか」が分かりにくい場面がありました。
rakumoワークフローを業務の中心に据えてからは、申請から承認までの流れがひとつにまとまり、日々の確認作業がかなり楽になりました。
Gmailを見ながらGoogleのアプリを開くときと同じ感覚でrakumoに入れるのも助かっていて、承認のたびに別画面を探す手間が減り、作業の流れが途切れにくくなりました。その結果、関係者への確認や催促が後回しになりにくく、全体として業務が滞りにくい状態を保てるようになったと感じています。

検討者へお勧めするポイント

Google Workspaceをすでに使っている会社なら、導入のハードルは低いと思います。
最初は承認周りの整理が目的でしたが、今では利用頻度が最も高いです。検討時には、自社の承認パターン（稟議、経費、休暇など）がそのまま再現できるか、関係者が迷わず操作できるかを重点的に確認すると良いと思います。

改善してほしいポイント

rakumoワークフローは便利な一方で、申請フォームやワークフローテンプレートの作成に手間がかかる点は改善されるとありがたいです。特に、承認ルートや入力項目を細かく設定しようとすると、管理者側で確認すべき項目が多くなり、慣れるまでは作成・修正に時間がかかります。また、テンプレートの自由度についても、もう少し柔軟に設定できると使いやすいと感じます。社内の申請内容は部署や用途によって細かな違いがあるため、既存の形式に合わせるだけでは表現しきれない場面もあります。入力項目の配置や条件分岐、表示方法などをより自由に調整できるようになると、各社・各部署の実態に合わせた運用がしやすくなると思います。全体として、テンプレート作成の負担軽減と、設定の柔軟性向上に期待しています。

どのような課題解決に貢献しましたか？どのようなメリットが得られましたか？

rakumoワークフローは、社内の申請・承認業務における「確認に時間がかかる」「承認状況が見えにくい」「紙やメールで履歴が追いにくい」といった課題の解決に貢献していると感じます。申請内容や承認履歴がシステム上に残るため、後から確認しやすく、過去の申請を探す手間も軽減されました。また、承認ルートをあらかじめ設定できることで、誰に回せばよいかを申請者が都度判断する必要が少なくなり、社内ルールに沿った運用がしやすくなっています。紙での回覧やメールでの個別確認に比べて、進捗が見える化される点も大きな効果です。結果として、申請者・承認者・管理者それぞれの確認負担が減り、業務全体をスムーズに進める助けになっています。

改善してほしいポイント

見積書などを写真に撮って、OCRで反映できる機能があれば、さらに良いと思います。
今は1つ1つ、金額や仕入先、品名などを手入力しており、たまに誤って記入されていることもあるので、それを防止したいです。

どのような課題解決に貢献しましたか？どのようなメリットが得られましたか？

管理側の意見としては、過去の履歴がすべて残っているので、管理がとてもしやすいです。過去の金額と比べたり、同じような稟議が出ていないかチェックできます。また、様式を変えてもすぐに反映できるので、手間がかかりません。

改善してほしいポイント

欲しい機能・分かりづらい点
・閲覧権限の追加機能
・リマインド機能
その理由
・rakumoワークフローは、フロー内に登場する人物のみワークフローを閲覧可能という制限があるため、上司が部下の工程確認を行う際などに綿密なコミュニケーションを必要としており、閲覧権限追加の機能が実装されることにより、より円滑な情報共有が可能になると考える。
・現在、全員承認で次のステップへ進むワークフローについて、一人が承認した後は特にメール送信が行われず、他の承認を待っていると自分の承認を忘れてしまうことがある。そのため、全員承認の場合はほかの誰かが承認したときにもメール送信が行われるような設定を追加できるとよいと考える。

どのような課題解決に貢献しましたか？どのようなメリットが得られましたか？

解決できた課題・具体的な効果
・rakumoAPIを用いた自社内製システムの機能拡張
課題に貢献した機能・ポイント
・自社内製システムにrakumoAPIを用いて、rakumo上の進捗状況を組み込むことで、改善ポイントとして挙げていた「上司が部下の進捗状況を確認する」ことを可能にし、より円滑かつ効率的な情報伝達を実現した。

改善してほしいポイント

今後期待している点
・経路の分岐設定での、分岐条件の入力をしやすくして欲しい。(テキスト入力欄が狭く、入力しづらい)
・裁可された申請書をPDF出力する際に、ページに綺麗に収められるように編集させて欲しい。

どのような課題解決に貢献しましたか？どのようなメリットが得られましたか？

解決できた課題・具体的な効果
・稟議書の電子化(書類が無くなったため、管理が楽になった)
・ワークフローの経路の明確化(ユーザーが経路で悩むことが無くなったことにより、問い合わせが減った)