rakumo ワークフロー（Google Workspace版）の評判・口コミ 全213件

改善してほしいポイント

時間計算などの少し特殊な計算に対応していないのが難点です。原則四則演算だけなので、作業時間に応じてかかった人件費を計算するということができないのが残念なところです。

また、承認ルートにおいて、承認の前に特定の人に通知を送るという機能がありますが、承認は所属部署の上長を自動選択してくれるものの、通知については特定のアドレスを入れる形式なので、「申請した人の上長に先に通知を送る」というような設定があるといいと思っています。

どのような課題解決に貢献しましたか？どのようなメリットが得られましたか？

スマホアプリは存在していませんが、スマホブラウザでの最適化表示には対応しているので、メールで通知が届いたらスマホで簡単に承認できるようになり、承認が滞る機会がかなり減ったと感じています。

改善してほしいポイント

処理をきめ細かく分岐させたり、複雑なファイル添付やチェック機能を作るのは苦手かなと思います。
その分、初期設定やワークフローの作成は簡単だと思いますが、もう少し細かな部分を自由にカスタマイズできればより良いと思うときがあります。

どのような課題解決に貢献しましたか？どのようなメリットが得られましたか？

社内での単純な事務手続き、書類送付などの電子化、ワークフロー化によるDX推進に貢献した製品だと思います。
紙やExcelベースでのメール申請などが大きく削減できました。

検討者へお勧めするポイント

シンプルでわかりやすく、基本的な機能を一通り揃えていれば大きな自社向けカスタマイズは必要ないという会社様にはおすすめできると思います。

改善してほしいポイント

申請を作成してフローにあげて以降に間違いが見つかった場合、申請者が取り消すことができても、それをワークフロー管理者が削除するまで、取り消し状態で残ってしまうので、これを申請者自身で削除できるようになると管理者の負担が減って助かります

どのような課題解決に貢献しましたか？どのようなメリットが得られましたか？

紙ベースで行っていた回覧、承認・決裁がパソコンでどこからでもできるようになり、処理が迅速になりました
また、処理を忘れているとメールで通知が来るので漏れが生じにくくなりました
申請書の保管スペースが必要なくなりました

検討者へお勧めするポイント

ユーザーに特に説明をしなくても使いこなせてもらっています

改善してほしいポイント

承認が済んだ申請書でも添付ファイルの更新が可能な点をどうにかしてほしいと思います。
添付ファイルをクラウド(GoogleWorkSpace)に置いているのですが、移動させるとリンクが切れて参照できなくなることや、承認後に添付ファイルを修正すると内容が変更できてしまうことが不満点です。
申請書自体は修正等ができないので、添付ファイルもFIXしてほしかったです。
印刷時のフォーマットについても２枚程度に収まるようにもうひと工夫あればいいと思います。

どのような課題解決に貢献しましたか？どのようなメリットが得られましたか？

承認者が長期の休みや出張時に、承認処理や回覧が滞っていたのが解消されました。
また、環境設定時に申請経路等の見直しを行えたため、自動的に本当に必要な人のみに回覧ができています。

検討者へお勧めするポイント

申請書のひな型が多かったり申請経路が複雑な場合、環境設定時に管理者の負担が大きくなりますが、本当に必要なものを見直す機会にもなりますし、何といっても社外でスマホで承認ができる点がおすすめです。

改善してほしいポイント

欲しい機能・分かりづらい点
・管理画面が直感的には分かりづらく、フロー改善を走らせる際もマニュアルを見ながらではないと設定が完了できない
・また複数箇所を変更しなければいけないのも手間
・添付書類を一気にアップロードできず、1書類ずつアップしなければいけないのも地味に時間がかかっている

どのような課題解決に貢献しましたか？どのようなメリットが得られましたか？

解決できた課題・具体的な効果
・稟議規定に則した形での承認経路が完成できること
課題に貢献した機能・ポイント
・稟議規定を守ったうえでの承認、そのログを残せることという最低限のことを過不足なくできるのはありがたい
・また安価であることもありがたい

改善してほしいポイント

凄くシンプルに使っているので、改善という改善は思いつきませんが、
今後の期待として、ワークフローがもっと「こういう時に使うテンプレートです」というような、
概要がいれられると助かります。
あとは、「次ページ」のボタンが最初は見つけにくいので、UIを変えてもらえたら良いかなと。
慣れの問題ですが。

どのような課題解決に貢献しましたか？どのようなメリットが得られましたか？

基本的には全てのワークフローをこのツールで完結させています。
過去の承認やほかユーザーの申請を参考に申請をあげられるので、
初めての種類の決裁を上げるときは検索して引用したりします。
前に使っていたワークフローシステムよりも、スピーディーに上げられている気がします。
検索幅が広いので探しやすいですね。

検討者へお勧めするポイント

シンプルで使いたい場合には本当にちょうどいいツールだと思います。
申請・承認がオンラインでスッキリ終わること。
リアルタイムで進捗が見えるから、「今どうなってる？」と探す手間もかなり減ります。
履歴もちゃんと残っているので、ムダな作業をなくして、承認フローをスムーズにしたい会社にはぴったりな気がしています。

改善してほしいポイント

組織の設定をする事で、所属している部署の上長が事前承認、決裁、回覧メンバーに自動で表示されるのは便利なのですが、事前承認と決裁に表示されている人が回覧メンバーにも表示されてしまうのが不便です。
稟議フォームのメモ欄に「重複するメンバーは削除して下さい」旨の記載をしていますが、申請する人は対応してくれません。
機能として、「事前承認」「決裁」に表示されているメンバーは回覧メンバーに表示されないようにして欲しいです。

申請フォームに「ブランド」という項目を作成しており、経費負担する際に適用するブランドを選択できるようにしています。ブランドが追加になった際に、複数の申請フォームに手作業で追加していかなければいけないため手間が掛かります。
カスタムの項目も、共通パーツとして登録出来、共通パーツを更新したら申請フォームの方も更新されるようにして欲しいです（決裁・回覧フローのような形）。

ワークフローだけ表示したい承認フローが生じる事があるのですが、現在の使用ではカレンダーにも表示されてしまうので、ワークフローだけに表示するよう選択できると嬉しいです。

どのような課題解決に貢献しましたか？どのようなメリットが得られましたか？

Cybozuでワークフローを運用していた時は申請フォームの数が多く共通化していませんでしたが、rakumoに移行した時にフォームの共通化を図り、運用効率があがりました。

検討者へお勧めするポイント

違うドメインのグループ会社で会議室を共有するのに便利です。
カレンダーは共有できないため注意が必要です。
一つのGoogleでサブドメインを作っている場合は
別ドメインでもカレンダーが共有できるようです。

改善してほしいポイント

管理画面でGoogle同期を行った後、ユーザー管理でドメイン全体のユーザーが表示されるのではなく指定した組織部門だけに絞って表示できるようになることを期待しています。

どのような課題解決に貢献しましたか？どのようなメリットが得られましたか？

稟議をあげるシーンでは、従来だと
①稟議文を考える
②上長にメンションを付けて投稿する
③上長が承認しつつ、次の承認者にメンションを付けて投稿する
④承認が完了した後、投稿者が確認する
といったフローであり、①と②に10分ほどかかっていたのに対し、現在は3分ほどに短縮できました。

改善してほしいポイント

紹介料●％などがあるとき、カスタム設定から自動計算ができるようにしてほしい。
入力者が税込で入力したのか税抜で入力したのか、わかりやすい表示にしてほしい。

どのような課題解決に貢献しましたか？どのようなメリットが得られましたか？

承認フローがオンライン化され、スマホからも承認できるようになったことで、外出中の管理職や出張者による承認遅延が大幅に減った。
また、テンプレート化により入力漏れやフォーマットの違いがなくなり、経理や総務側での確認作業の負荷が軽減した。

検討者へお勧めするポイント

・申請・承認の状況がリアルタイムで確認可能
・手書きや紙ベースの管理を減らせるため、どの申請が滞っているか一目で把握できる。
・承認ルートの柔軟設定が可能で、部署や申請内容に応じたフローを簡単に作成できる。
・スマホやPCからいつでも承認・差し戻しが可能。
・リマインド通知機能で、承認漏れや滞留を防止。