良いポイント
導入から運用までの経緯
・「客観的な記録による労働時間の把握」をすることが主目的であり、そのため、rakumoキンタイを導入した。
・なお、稟議書回覧からIT化への移行は、検討対象としていたため、rakumoシステムの機能にあるrakumoワークフローを合わせて導入することにした。
・IT化に不慣れな当社にとって、最初は、かなりの違和感があり、特に年配の役員からは、不満の意見も頻発したが、いつの間にか完全に解消し、現在は、事業運営のためには、必要不可欠な機能となっている。
優れている点・好きな機能
・当然ではあるが、社内外を問わずに、申請内容が確認でき、承認・確認が可能である。
・過去の申請内容および承認履歴などの確認が瞬時に可能であり、業務遂行が非常に楽になった。
・申請書発行の際に、「コピー申請」が可能であり、過去の申請済み書面を修正して、申請することが可能である。
その理由
・クラウドにて使用中のため、場所を選ぶこと無く、どこでも簡単に申請することができる。
・従来の稟議書（紙）回覧では、承認作業後に、ファイル保存する必要があるが、過去の履歴書面の検索は、煩雑な作業であったが、全て解消された。
改善してほしいポイント
rakumoワークフローを運用するするためには、初期設定作業が必要であるが、この際に「申請経路」の設定に手間取る。設定の際に、マニュアルを確認しながらの作業となるが、もう少し判り易いマニュアルとなっていると良いと思う。
欲しい機能・分かりづらい点、その理由
・「稟議書での業務上の申請」と「時間外勤務申請や休暇申請」とを分類して表示して欲しい。
⇒ 「コピー申請」のために、過去の申請書を確認するが、「確認」項目をチェックすると、ほとんどが「時間外勤務申請や休暇申請」の履歴が表示される。「詳細検索」にて、キーワードを入力して検索するが、多少煩雑な作業となるため。
・回覧の際に、「承認・確認」ステップを経てアクションされるが、情報伝達のために「閲覧者」の設定が欲しい。
⇒ 一般社員などで、申請案件に関する決裁者ではないが、申請内容および決済内容を確認したい要望があるため、「閲覧者」の機能があると便利だと思います。
・退職した社員の申請書を検索できる機能が欲しい。
⇒ Googleとの連携システムのため、ユーザーは、Google の制約を受けるため、ユーザー管理は、全てGoogle側での設定となる。
どのような課題解決に貢献しましたか？どのようなメリットが得られましたか？
従来の「手作業⇒承認回覧」スタイルが、電子化され、社内業務のIT化が一挙に進んだ。
最初は、ITに不慣れな年配の役員も、いつの間にかrakumoワークフローの承認方法に慣れて、今では、全く問題なく運用している。
解決できた課題・具体的な効果
・従来の回覧方式では、担当者が出張などで長期間に渡り不在の際には、承認作業が停止し、期日のある緊急案件では、対応に苦慮していた。また、承認回覧中に、申請内容の変更があった際に、回覧中の申請書を探すなどの作業が必要であったが、rakumoワークフローの導入により、業務の効率化が実現できている。
・過去の申請書の確認が必要となった際に、文書ファイルを検索する作業が発生し、かなり煩雑な業務であったが、検索機能により、瞬時に確認することが可能となった。
課題に貢献した機能・ポイント
・クラウド機能により、長期間の不在の場合にも、問題なく承認・確認作業が可能となった。
・検索機能により、簡単に過去の申請内容が確認できる様になり、業務の効率化が実現できた。
・社内のIT化が進み、必要書類は、Googleドライブに保存する意識が高まり、情報の共有化が進んだ。
生成AI機能
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