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使いやすさで選ばれる電子稟議システム「rakumo ワークフロー」煩わしい申請/承認をもっと効率的に。Google Workspa...

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投稿日：2019年03月14日

非公開ユーザー

企業所属確認済
コンタクト

社内情報システム（企画・計画・調達）
IT管理者

ファッション・洋服
100-300人未満

ワークフロー導入して良かったです

この製品・サービスの良いポイントは何でしょうか？: 様々な同様のシステムがありますが費用も安価ですし必要な機能は揃っていると思います。また元々G Suiteを利用していた事もあり必要な設定は連携されるので問題ありません。導入前の費用対効果が判断しにくい状態でトライアルと思って試してみましたが弊社にとって今や無くてはならないシステムです。サポートもしかりしていますし導入までの時間はさほど掛りませんでした。
改善してほしいポイントは何でしょうか？: 検索機能があるので、それで事足りていますが項目（番号や受信日など）をフィルタ出来るといいなと思います。
どのようなビジネス課題を解決できましたか？あるいは、どのようなメリットが得られましたか？: 一般的にワークフローの導入効果で言われる「可視化による業務効率アップ」や「意思決定のスピードアップ」、「ペーパーレス」など課題に挙がっていた問題点は概ね解決出来たと思っています。
検討者にお薦めするポイントがあれば記入ください: 一番のお奨めポイントは導入のしやすさです。特にG Suite（Google）を導入されている場合はGoogleのグループやスプレッドシートが連携できるので導入時間の短縮になります。

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投稿日：2021年06月29日

和田美紀

企業所属確認済
利用確認済
コンタクト

株式会社BlueCORE
社内情報システム（開発・運用管理）
IT管理者

その他サービス
20-50人未満
契約タイプ有償利用

紙ベースで行っていた管理からの乗り換えで画期的に変わりました

良いポイント: こちらの製品のワークフローを使用することで、有給取得や遅刻、早退等の申請手順が画期的に変わりました。
今までは申請書をプリントアウトして提出していましたが、ワークフローでクラウド上の管理に変わり、プリントアウト費用の削減と、離れた拠点のメンバーとの休みの情報連携がスムーズにできるようになりました。
rakumoスケジュールと連携できるか問合せしたところ、rakumo勤怠を契約すれば可能との事でした。
CSVの自動ダウンロードは有料のAPIがあります。
改善してほしいポイント: 雛型申請書のダウンロードやコピー等がわかりずらく、経路登録との関連性も感覚的にできるような事はありませんでした。
慣れてしまえば手早くできるのでしょうが、申請書は一度作成してしまえば数年は変更等ありませんので、また思い出すのに時間がかかります。
今時期であれば、助成金関連の申請書類等のフォーマットの雛型等、申請手順付で連携があれば良いな。なんて思います。
どのような課題解決に貢献しましたか？どのようなメリットが得られましたか？: 一番のメリットは、クラウド管理により他拠点との情報共有がしやすくなった点です。
また、紙ベースで管理していたものが、権限があればいつでも確認ができる点。テレワーク中や外出先でも確認ができるのはとても良いです。

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投稿日：2021年06月29日

非公開ユーザー

企業所属確認済
コンタクト

その他の設計
ユーザー（利用者）

その他製造業
100-300人未満
契約タイプ有償利用

シンプルで説明なしでも使える！

良いポイント: 人を介さずに申請業務が可能なので、コロナ禍にフィットしています。また、紙申請のときは、申請書類を机に置いておくことを嫌う人がいました。直接手渡して口頭説明するか、必要な理由と利用目的などを書いたメモを添えておくかを要求されてました。これがワークフローは会社が認めたシステムなので、余計な作業が不要になり、申請業務がミニマル化できています。
改善してほしいポイント: 差し戻しや決済の通知がメールで可能です。が、メールだと紛れてしまうことがあります。新着メールをよく確認すればいいと言えばそれまでですが、、、。
どのような課題解決に貢献しましたか？どのようなメリットが得られましたか？: 当社では社内の備品類やソフトライセンス使用などの申請に使用しています。
それまでは社内様式に必要事項を書き込み、上司へ持っていき「なぜ必要か」などの話しをし、その後社内定時回付のタイミングがくると担当部署へ廻り、処置がされていました。正直、手間はもちろん時間がかかってました。備品類は、めんどうなのである程度ためてから～～、と言っている間に欠品が出て困る、、なんてことも少なくなかったです。
これがrakumoワークフローだとPCからいつでも／1個からでも気兼ねなく申請が可能で、煩わしい根回しなども不要なのでかなり心的負荷と時間短縮になっています。
検討者へお勧めするポイント: 複雑なことまでできるワークフローソフトだと、幅広い年齢層の会社では逆に業務の阻害になるかも知れないです。申請業務は必要ですが、必要最小限の労力で回るようにしたくないですか。その時には最適解だと信じています。

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投稿日：2021年06月26日

非公開ユーザー

企業所属確認済
コンタクト

プログラミング・テスト
ユーザー（利用者）

情報通信・インターネット
300-1000人未満
契約タイプ有償利用

簡単にワークフローを作成できる

良いポイント: シンプルで分かりやすい操作により、ワークフローの作成が可能な点です。
ワークフローの種類は多いですが、基本的な承認ルールは共通ですので、使いやすさは非常に大きなメリットだと感じています。また、利用に関してノウハウが不要なので、利用者を限定せず、作業を依頼しやすい点も魅力です。
改善してほしいポイント: シンプルで使いやすい、と表裏一体ですが、細かな設定や機能がサポートされていない点です。
例えば、検索時の様々な条件指定や、通知先のオプション設定などです。
ただし、使いづらくなるのであれば、機能追加せず、現状から変えない方が良いと考えています。
どのような課題解決に貢献しましたか？どのようなメリットが得られましたか？: 紙で行っていた承認処理をスムーズに電子化することができました。
直感的に利用することが可能なため、電子化による移行コストを最小限に抑えることが可能でした。
検討者へお勧めするポイント: 使い方に迷うところがないので、導入コストを抑えることが可能です。

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投稿日：2021年06月25日

非公開ユーザー

企業所属確認済
利用確認済
コンタクト

ブレインズコンサルティング株式会社
法務・知財・渉外
IT管理者

情報通信・インターネット
20-50人未満
契約タイプ有償利用

直感的な操作でワークフローを設定できます

良いポイント: デザインが分かりやすく、直感的にワークフロー画面を作成できるところが気に入っています。
承認経路についても、個別設定・共通設定などができて、融通がきく作りになっていると思います。
slackとも連携できるので、承認依頼をslackに通知することもできて、スピーディーな承認も可能です。
改善してほしいポイント: 申請番号書式に空欄が入ってしまった場合、検索でヒットしないのを改善して欲しいです。
もしくは、申請番号書式で空欄が入っている場合はエラーを出してもらえればと思います。
どのような課題解決に貢献しましたか？どのようなメリットが得られましたか？: 今までは全社員に申請内容が公開されていたのですが、rakumoワークフローを導入することにより、必要な承認者にのみ申請内容を見てもらえるようになりました。
生理休暇など、センシティブな申請もしやすくなったと社内では高評価です。
検討者へお勧めするポイント: 直感的にワークフローを作成できるので、ITに詳しくない方でも簡単に設定できます！

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投稿日：2021年06月25日

非公開ユーザー

企業所属確認済
利用確認済
コンタクト

経営・経営企画職
ユーザー（利用者）

情報通信・インターネット
50-100人未満
契約タイプ有償利用

安価で基本的なワークフロー機能は揃っているシステム

良いポイント: このシステムの利点は、
・1ユーザーあたりの利用料が安価なこと
・電子承認や稟議を分ければ細やかなワークフローの設計ができる
・差し戻しを行った後の申請経路も一元管理できるので、再申請が必要ない
ことです。
300名を超える子会社の細かいワークフローの設計には多少手間がかかるところがあるのですが、小規模～中規模の企業であれば十分な機能だと思っています。
改善してほしいポイント: ・入力画面の枠が小さい、変更できるがサイズに限界があり入力し辛い
・人事系のシステムと連動してワークフローを自動で設計できるとよいが、そこまでのIFは現状対応できない(Salesforceとの連携が進めば、将来的には対応できるかもしれないが…)
とにかくこの手のシステムは、社員数が多く組織変更の多い会社にとっては悩みの種になりがちなので、設定時の工数削減機能は充実させてほしいと思います。
あとは、
・検索に時間がかかる
・検索の詳細設定ができない
ので、検索機能を強化してもう少しレスポンススピードが上がると嬉しいです。
どのような課題解決に貢献しましたか？どのようなメリットが得られましたか？: ・とにかく安価で、稟議・申請の管理ができること
・ある程度の組織サイズには耐えられるワークフローの設計が可能
・差し戻しの機能が搭載されている
ことにより、社内の稟議の一元管理と、フォーマットの統一ができました。
子会社でも利用できているので、グループ管理も可能になりました。

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投稿日：2021年06月25日

非公開ユーザー

企業所属確認済
コンタクト

営業・販売・サービス職
ビジネスパートナー

ソフトウェア・SI
300-1000人未満
販売関係者
契約タイプ有償利用

必要十分な拡張ツール

良いポイント: レビュータイトルにさせていただいている通り Google Workspace とシームレスに連携する拡張ツールです。
Google Workspace のユーザーやグループの情報を一括取込することができるのでメンテナンスの工数を削減することができます。
改善してほしいポイント: 十分に運用できる機能は搭載されているのですが、ワークフロー専用の製品と比較するともっと細やかな検索や承認フローの設定ができるとよいと思います。
どのような課題解決に貢献しましたか？どのようなメリットが得られましたか？: Google Workspace の拡張ツールながら利用するユーザー単位で契約ができるので一部のユーザー、一部の申請・承認業務からスタートし徐々に拡げていくことができるため、大きな混乱もなくスムーズに導入することができます。

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投稿日：2021年06月25日

非公開ユーザー

企業所属確認済
コンタクト

社内情報システム（その他）
IT管理者

会計、税務、法務、労務
100-300人未満
契約タイプ有償利用

メールで行っていた申請が集約され、使い勝手が良くなった。

良いポイント

GoogleWorkspaceとの親和性が高いので、ワークフローのマニュアルをGoogleスプレッドシートやGoogleドキュメントで作成し、そのURLをワークフローの申請画面に載せることができる。

各処理ごとに異なるURLが付与されるので、申請する口を最初から分けて案内できるのが良い。
弊社では、Googleサイトで作成したポータルサイトに「休暇申請」「転居申請」「証明書申請」「書籍購入依頼」など入り口を分けて配置している。

改善してほしいポイント

申請ごとに色味を変更できると分かりやすい。
申請が多岐にわたるので人事関係、購買関係、営業関係それぞれで色味が違っていれば申請者も承認者も何の申請なのか分かりやすくなる。

どのような課題解決に貢献しましたか？どのようなメリットが得られましたか？

rakumoワークフロー導入前まではあらゆる申請をGmailで行っていた。どれが処理されていて、どれが未処理なのか分かりにくく、特に承認者のストレスが高くなっていた。ワークフローを導入したことで、処理するべきものが可視化され、処理効率が上がった。

Gmail時代は申請先が不明瞭で、どのグループへ申請すればいいのか、総務グループへの問い合わせが多かった。
rakumoワークフローは、申請する時に必要な情報（外部サイトURL・社内マニュアル）をワークフローの画面に載せられ、申請経路も設定されているので、申請者が迷いなく申請することができる。また必要な書類の添付ボタンも配置されているので、書類漏れが無く、不要なやり取りが減った。

検討者へお勧めするポイント

GoogleWorkspaceを利用し、他のrakumo商品も利用しているなら導入して損はないと思います。
パッケージでの導入（カレンダー・コンタクト・ボード・ワークフロー）だと個別に導入するよりもお得なので、どうせ導入するなら検討の余地があると思います。
運用管理画面がrakumoワークフロー用に用意されていて、サンプルもあらかじめ入っているので、比較的簡単に導入できました。ただし申請者の経路を考えるにあたって、グループや組織設定の見直しは必要です。

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投稿日：2021年06月25日

非公開ユーザー

企業所属確認済
コンタクト

社内情報システム（その他）
IT管理者

ソフトウェア・SI
100-300人未満
契約タイプ有償利用

Google Workspaceとの親和性が高い

良いポイント: Google Workspaceのグループアドレスで各部門をグルーピングし、ワークロー専用として使用しています。
役職や上長、申請経路の経路の設定がシンプルなので、初回の設定項目が多いが、一度設計してしまうと追加/修正も楽に行なえます。
改善してほしいポイント: rakumoワークフロー運用管理画面で、役職と職位の管理まで設定項目を開放してもらえると、ワークロー管理者に設定を丸投げできるので、良いと思う。
どのような課題解決に貢献しましたか？どのようなメリットが得られましたか？: ペーパーレスが浸透する良い機会になった。
また、稟議を誰が止めているのか、どこで時間がかかっているのか等の進捗やコメントが可視化できるので非常に助かる。

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投稿日：2021年03月09日

非公開ユーザー

企業所属確認済
コンタクト

経営・経営企画職
ユーザー（利用者）

不動産売買
50-100人未満
契約タイプ有償利用

シンプルで中小企業導入にはいいです

この製品・サービスの良いポイントは何でしょうか？: 申請経路、承認者設定が簡単にできるため工数省略化になります。
分岐申請や確認後、再確認フローもあるので利便性は高いです。
改善してほしいポイントは何でしょうか？: 承認者が閲覧する申請者の申請内容欄枠が小さいため、文字数や画面幅に連動するといいですね。
また、申請や承認一覧をフォルダ化する機能があれば、検索キーワードを失念した際に便利かと思います。
どのようなビジネス課題を解決できましたか？あるいは、どのようなメリットが得られましたか？: 利用徹底化により、口頭確認が減少し、この部分の受発注や経費流れが可視化された。紙資料も減少し、バックオフィス業務の確認作業も半減しています。
検討者にお薦めするポイントがあれば記入ください: セールスフォース以外との顧客DB連動の場合は、その他サービスと慎重に比較検討することをお勧めします。

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投稿日：2021年03月08日

非公開ユーザー

企業所属確認済
利用確認済
コンタクト

営業・販売・サービス職
ユーザー（利用者）

ソフトウェア・SI
100-300人未満
契約タイプ有償利用

申請フローの透明性

この製品・サービスの良いポイントは何でしょうか？: 申請が今どこまで進んでいるのかが一元的に見えて大変使っている側としてはありがたいです。もし滞っていたら、直接確認ができるので。また、NGだった場合なぜNGだったを記載してもらえるので、差し戻しも行ったり来たりせずに楽です。ユーザライクなUIですね。
改善してほしいポイントは何でしょうか？: 今トレンドとしてはMicrosoft 365なので、そちらとの連携も実施できるといいかと思います。ご予定はないですかね？
どのようなビジネス課題を解決できましたか？あるいは、どのようなメリットが得られましたか？: 予定管理がとても楽になりました。また、予定の作成日・最終更新日も各予定ごとに確認できるので、それはそれで便利な機能です。
検討者にお薦めするポイントがあれば記入ください: Google workspaceを使っているなら絶対あったほうが、ユーザ目線的には色々楽になります。