全社で月に80時間以上の削減になった

改善してほしいポイント

顧客数が増えると管理画面の動作が非常に重くなる点を改善してほしいです。一覧の表示や検索に時間がかかると、締め日直後の繁忙期には作業が滞ってしまうため、件数が増えても軽快に動作する設計を期待しています。
もう一つは、郵送代行もWeb発行も設定されていない取引先を自動で検出する機能です。現状は運用でカバーしていますが、設定漏れがあるとその取引先には請求書が届かない、つまり請求漏れにつながる可能性があります。「発行対象だが送付手段が未設定」の取引先を警告として一覧表示してくれるだけでも、月次の確認作業が大幅に楽になりますし、内部統制の観点でも安心して運用できます。

どのような課題解決に貢献しましたか？どのようなメリットが得られましたか？

毎月の請求書発行は、締め日から発送期日までの数日間に作業が集中する、間接部門にとって非常に負担の大きい業務でした。印刷・仕分け・封入・発送をすべて人の手で行うため、通常業務が終わった後に残って作業するのが当たり前になっており、担当者の負荷とミスのリスクが常につきまとう状態でした。
楽楽明細の導入により、この一連の作業がほぼ人手を介さずに完了するようになりました。結果として請求書発行に伴う仕分け・封入作業そのものがなくなり、この業務に起因する残業はゼロになりました。作業工数は月間約80時間から約1時間に削減され、加えて用紙・封筒・印刷・郵送費といった直接コストも削減できました。
何より、封入間違いや送付先の誤りといった人為的ミスの発生源がなくなったことで、取引先からの指摘や再発行対応が激減しました。工数削減と品質向上を同時に実現できており、投資対効果は非常に大きいと感じています。

検討者へお勧めするポイント

「取引先全社を一度に電子化できないから」という理由で導入を先送りする必要はない、ということです。実際には相手先ごとにWeb発行・メール・郵送代行を使い分けられるため、電子化に応じてくれない取引先は郵送代行に回しつつ、応じてくれた取引先から順に切り替えていけます。（継続して働きかける必要はありますが）自社側の作業はどちらの場合も同じ「データを投入するだけ」に統一されるため、移行途中でも工数削減の効果はすぐに出ます。ここを誤解して踏み切れずにいる企業は多いと感じます。
次に、検討の際は請求書発行そのものの工数だけでなく、その前後にある作業まで含めて見積もることをお勧めします。印刷・仕分け・封入といった直接の作業に加え、発送後の「届いていない」という問い合わせ対応、再発行、過去分の照会といった付随業務が実はかなりの時間を占めています。当社ではこれらが一気に軽くなり、当初の想定以上の効果がありました。
最後に、導入前に自社の請求データの持ち方と取引先マスタを整理しておくと、立ち上げがスムーズです。逆に言えばここが整理されていれば、特別なシステム知識がなくても運用に乗せられる製品だと思います。