Lotus Notesからの移行先として利用【ITreview】IT製品のレビュー・比較サイト

良いポイント

ほかのMicrosoft製品との連携が容易に行えるため、自動で情報を収集したり、収集した情報をエクセルに出力したりと、想像次第で様々な運用が行えます。例えば問い合わせ窓口のメールアドレスに受信した内容をその都度担当者が一覧表に書き込んだりしていた作業を、PowerAutomateを利用してSharepoit上にまとめていくことも出来ます。
また、必要に応じてそのデータを簡単にエクセルに出力することも出来ますし、逆にエクセルで管理していた一覧表をSharepoint側にインポートすることも出来るため、場面にあわせた運用を柔軟に行うことが出来ます。
また、PowerAutomateを利用せずともSharepoint RESTサービスがあるため、既存の社内システムとの連携も容易に行えるため、既存の環境にあまり影響を与えずに導入することが出来ます。

改善してほしいポイント

クラシックUIとモダンUIが混在する状態で、今後モダンUIが主流になると思われますが、まだまだ機能や自由度が少ない状態です。発展途上なのかとは思いますが、CSSの適用やカスタマイズなどをクラシックUIのように行えるようにして欲しいです。また、設定画面がちょくちょくクラシックUI基準のものに変わったりしますので、同様の設定をモダンUIの画面で行えるようにして欲しいです。

どのような課題解決に貢献しましたか？どのようなメリットが得られましたか？

古いノーツ上で、ドキュメントの管理や、SharepointListのようなデータをためていました。利用人数が増えて負荷が高まったことで、競合文書が頻繁に作成されたりデータベースを開く際にフリーズすることが多くなっていました。ほかにも共有サーバー上にエクセルファイルを保存し、本来の用途とは違う簡易のデータベースのように利用されていたファイルがいくつかあり、ロックされて利用できなくなり、こちらに復旧して欲しいとの連絡が多くなりました。
上記のような用途にそぐわない運用がされていたため、効率化を図るためSharepointを導入しました。
もともとノーツ上ではSharepoint Listのような運用と、ドキュメントのような運用だったため、容易に移行することができ、あまり違和感なく運用開始することが出来ました。Sharepoint Listの作成や列の追加についても画面上から簡単に行えるため、利用者側で自分たちの運用にあった一覧の作成などが容易に行えるようになりました。ノーツ側で問題が発生していた排他的な制御についてもしっかりなされるため、競合文書やファイルに不整合が発生することもなくなりました。

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