取引先に、機密情報などのデータをどのように届けるのかお悩みではありませんか？そのようなデータは、USBメモリやCDなどの記録メディアに保存して受け渡しする方法がありますが、記録メディアの場合には時間がかかる上に紛失リスクもあります。その一方、メールで添付するには、ファイルサイズが大きすぎる上に、セキュリティ面も懸念があります。
その際に検討したいのが、大容量ファイルが安全に共有できる、法人向け「オンラインストレージ」です。
本記事では、大容量ファイルを安全に共有できるオンラインストレージの選び方とおすすめのオンラインストレージ4つをご紹介します。
目次
大容量ファイルを安全に共有できるオンラインストレージを選ぶときのポイントとは？
アップロードできるファイルサイズはどうか？
オンラインストレージといえば、気になるのがストレージ容量です。大容量ファイルを共有するのであれば、ストレージ容量に加えて「アップロードできる最大ファイルサイズ」も確認しておきましょう。データをアップロードする際、ファイルサイズが制限されている場合が多くあります
セキュリティ対策はどうか？
無料ファイル転送サービスや、無料でも大容量ファイルを共有できるオンラインストレージが存在しますが、機密情報を扱う企業では安全に共有するためにも、「セキュリティ対策」が充実した有料の法人向けオンラインストレージを選びたいところです。
主なセキュリティの項目としては、以下の通りです。
・ウィルス対策されているか。
・ファイルが暗号化されるか。
・ダウンロード制限など、各種制限が設けられるか。
・上長承認など、人的ミスを防ぐ仕組みがあるか。
・トラブル発生時に対応するための操作ログ管理機能があるか。
大容量ファイルが安全に共有できるオンラインストレージ4選
1. Box Business
●料金プラン
◎Businessプラン:月額1,800円/１ユーザー。最大ファイルサイズは5GB。
◎Business Plusプラン:月額3,000円/１ユーザー。最大ファイルサイズは5GB。
※Business Plusには、Businessにない「ワークフローの自動化」や「透かしの埋め込み」、「パスワードポリシーの施行」などの機能が追加されます。
●主な特徴
7種類のアクセス権限
「共同所有者」「編集者」「ビューア/アップローダ」「プレビュー/アップローダ」「ビューア」「プレビューア」「アップローダ」と7種類のアクセス権限が設定可能。ファイルに最適な権限設定ができることにより、情報漏えい防止に貢献します。
70種類以上のログ記録が可能
ファイル・ユーザー・管理アクティビティなど、70種類を超えるログが記録可能。万が一、情報漏えいした場合も原因を特定する手かがりになります。
送信ファイルを自動で暗号化
送信のためにアップロードされたファイルは、高度なTSLで暗号化されます。また保管時も、256ビットAESで暗号化されるので安心です。
ファイル送信設定が可能
送信ファイルに対して、「有効期間設定」なら365日まで、「ダウンロード回数制限」なら上限99回まで設定可能。その他、「パスワードの義務付け」「アクセスレベルの設定項目制限」「リンクの送信方法」の設定もできます。
2. DirectCloud
●料金プラン
◎スタンダードプラン:月額30,000円／ユーザー数無制限。最大ファイルサイズは5GB。
◎アドバンスドプラン:月額50,000円／ユーザー数無制限。最大ファイルサイズは10GB。
◎ビジネスプラン:月額90,000円／ユーザー数無制限。最大ファイルサイズは15GB。
◎プレミアムプラン:月額180,000円／ユーザー数無制限。最大ファイルサイズは20GB。
◎エンタープライズプラン:月額300,000円／ユーザー数無制限。最大ファイルサイズは30GB。
●主な特徴
アクセス権限は7タイプ
アクセス権限の設定は、「オーナー」「編集者」「編集者ー」「ダウンローダ」「閲覧者＋」「閲覧者」「アップローダ」の7タイプです。例えばオーナーであれば全権限を持つため、アップロード・ダウンロードなど制限を設ければ、安全にファイルの管理・運営ができます。
ログ記録は業界屈指の162種類
ユーザーログイン7種類、ファイル操作23種類、リンクの履歴6種類、受取フォルダ3種類、ワンタイムパスワード2種類、管理者の操作114種類、その他7種類の合計162種類ものログが取得可能です。細かなログ記録から、不正な使用など突き止めることができます。
送信ファイルはすべて暗号化
DirectCloudではデータの送受信時に、必ずSSLにて暗号化されます。256ビットで完全に暗号化した状態で送信するため、安心してファイルを扱うことができます。
誤送信防止の承認ワークフロー
上長の許可を得たファイルだけが送信＆ダウンロード等できる「承認ワークフロー」機能を採用。また、外部に誤送信したファイルは、承認者が送信をキャンセルすることができます。
3. PrimeDrive
●料金プラン
◎1GBプランなら、月額12,000円
◎10GBプランなら、月額69,800円
◎100GBなら、月額180,000円
全プラン、1万ユーザーまで追加料金なし。最大ファイルサイズは5GB。
●主な特徴
さまざまな制限機能が可能
ファイル送付を禁止するなど、管理者はユーザ毎に利用する各種機能を制限することが可能。他にも、ダウンロード回数や有効期限の設定、パスワードや署名の入力を要求することができるなど、さまざまな制限機能が設定できます。
情報漏えいや不正利用にも対処
保存データのチェックができるファイルの検閲機能があることで、不正利用が発覚した場合は、ユーザアカウントの緊急ロックが可能。また、情報漏えいした場合に対処できるよう、操作ログが閲覧およびCSV形式でダウンロードができます。
安全性に配慮したファイル送付設定
ファイル送信前に、宛先や内容などがチェックできる上長の承認機能付き。さらに、ファイル送付時には、送信キーの発行が可能。万が一誤送信をしたとしても送信キーを無効にすることができます。なお、送付キーにパスワードの設定もできます。さらに送信ファイルのダウンロード時に、圧縮＆パスワードの設定ができることから、二重のセキュリティを設けられます。
4. Dropbox Business
●料金プラン
◎Standardプラン:月額1,250円／1ユーザー。最大ファイルサイズは2GB。
◎Advancedプラン:月額2,000円／1ユーザー。最大ファイルサイズは100GB。
●主な特徴
多彩なファイル権限の設定が可能
フォルダやファイルに誰がアクセスできるか、ファイルの権限を細かく設定することが可能。例えば読み取り専用権限では、ファイルの閲覧やダウンロードはできるが、元のファイルは編集できないようにすることもできます。さらに、プロジェクト完了後には、リンクを無効にする設定も備えています。
ファイルはブロックに分割し暗号化
ファイルの保護のために、Dropbox アプリとサーバ間で送信中のファイル及び保管中のファイルを不連続のブロックに分割。それに伴って各ファイルは暗号化されるという特殊なセキュリティが施されています。
監視ログによりファイルをコントロール
共有されたファイルを追従できる監査ログを装備。誰がアクセスしているのか管理できます。なお、特定のファイルの共有を無効にしたい場合は、共有リンクを削除することもできます。
大容量ファイルの共有はセキュリティ対策をされているサービスを選びましょう
大容量ファイルが共有できるオンラインストレージを活用すれは、ビジネスがにおける情報共有が便利かつスムーズになり、生産性も向上するでしょう。その一方で、もし情報漏えいすれば、企業の信頼を失うだけでなく、経営存続にも大きく影響します。
「無料で大容量だから」といった目先のことで選ぶのではなく、有料であるけれどセキュリティ対策が充実した法人向けオンラインストレージを導入されることをおすすめします。
ユーザーによる顧客満足度をベースに、自社に最適なオンラインストレージを選ぼう！
