テレワークの浸透やオンラインミーティングの増加などにより、少なくなった社員間のコミュニケーションを再び活発化させるためにも、チャットツールを導入する企業は増加傾向にあります。その中でも特に導入の進むチャットツールとして「ビジネスチャット」が挙げられます。ビジネスチャットとは何なのか、ビジネスチャット導入のメリットや活用事例、選定ポイントやおすすめのビジネスチャットツール5選などに関して、詳しく解説します。
目次
ビジネスチャットとは？
ビジネスチャットとは、社内や社外の人と連絡をとることのできるコミュニケーションツールのことをいいます。メールであれば、挨拶文などを記載しますが、ビジネスチャッではそれらを省いて要件のみを端的に伝えるのが慣例です。また、あえて返信する必要のないと考えられる内容のメッセージに対し、絵文字だけで返信することも当たり前。このようにビジネスチャットは、メールよりもフランクかつストレートに伝えられるという特徴があります。
個人向けチャットとの違い
個人向けチャットとビジネスチャットが大きく異なるのは、個人向けチャットは完全にプライベートで利用するツールであるのに対し、ビジネスチャットはその名のとおり「ビジネス向け」であるという点です。また個人向けチャットは、セキュリティ面において脆弱であり、情報漏えいリスクは常につきまといます。ビジネスチャットはセキュリティ面においても本格的なビジネス利用に特化したツールといえるでしょう。
ビジネスチャットとメールの特徴
| ビジネスチャット | メール | |
| スピード | ・手軽・迅速 ・一度やり取りした相手にはすぐメッセージを送れる |
・形式的で時間を要する ・宛先メールアドレスの入力が必要 |
| コミュニケーションの確認 |
・同じグループでのコミュニケーションは1つの場（スレッド）に残るのでスクロールして確認できる | ・1通1通開いて確認する必要がある |
| 資料の共有 | ・リアルタイムにやり取りができる ・音声通話・ビデオ通話のあるツールやプランもある |
・メールに添付することができる ・後で確認する場合、添付したメールを探さなくてはいけない |
| コミュニケーション | ・フランクなやり取りがしやすい | ・リアルタイム性に乏しい |
| 心理的距離 | ・リアルでないことに距離感を感じる人と気楽に感じる人が二極化している | ・チャットに比べてフォーマルなやり取りに向いている |
アメリカのSlack Technology社が開発・運営するSaaS型のビジネスチャットツールです。「チャンネル」というグループチャット機能を軸としたメッセージプラットフォームで、ツールを1つにまとめて業務効率化の実現。日本でも法人・個人問わず、生産性の向上を目的とする多くの企業が導入しています。
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Chatwork
日本国内での利用数が最大の中小企業向けビジネスチャットツール。スムーズな情報共有で意思決定でき、業務の効率化により費用の削減を実現します。IDがあれば社内外を問わずすぐにやり取りができるので、社外の人とのやり取りや営業ツールとして広く活用されています。
Microsoft Teams
Microsoft 365やOffice 365 Business Essential/Premiumプランに提供されているツール。チャット・通話機能の他、ビデオ会議機能、ファイル共有機能、Officeアプリとの連携機能があり、Microsoftアカウントがあれば無料での利用も可能です。
LINE WORKS
LINEと同じ使い勝手で、導入したその日から誰でもすぐに使えるビジネスツールとして開発。ユーザーインターフェースやスケジュール管理、ファイルやフォルダを共有・管理可能です。LINEおなじみのチャットやスタンプは、多くの現場で楽しい職場づくりをサポート。LINEや他社のLINE WORKSユーザーとのトーク機能で、さらに社外とのつながりも広がります。
Team Viewer
初めて使う人でも専門の知識がなくても使えるセキュリティの高いリモートデスクトップツール。ネットワーク設定などを極力排した簡単な操作で利用でき、セキュリティなどの安全面も意識する必要がありません。専門的な知識がなくても使いやすいのが、人気の最大の理由といえます。
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ITreviewではその他のビジネスチャットツールも紹介しており、紹介ページでは製品ごとで比較をしながら導入ツールを検討することができます。
ビジネスチャットの比較・ランキング・おすすめ製品一覧
まとめ
ビジネスチャットツールは、社員同士がコミュニケーションを円滑に進めていくうえで欠かせないツールです。まずは自社がどんな目的でどのツールを選びたいのかを明確にし、それぞれのビジネスチャットの特徴を把握することが肝心です。目的に合った機能を備えたツールを選ぶことが、業務の効率化につなげる第一歩といえるでしょう。
