そこで活用したいのが、議事録作成に活躍するツール群です。これらのツールを有効活用することで、議事録作成の負担を大幅に削減できます。本記事では、議事録作成の目的や作成のコツ、お役立ちツールなどをご紹介します。

議事録とは

議事録とは、社内会議やクライアントとのミーティング内容を明文化して記録した文書のことです。社内での情報共有や事実確認はもちろん、案件によってはクライアントに議事録を共有する場合もあります。そのため、メモとは異なりある程度の体裁を整えて作成する必要があります。

また、取締役会における議事録は「取締役会議事録」と呼ばれ、会社法によって作成が義務付けられています。取締役会において述べられた意見、議事の経過や結果などの定められた内容を書面または電磁的記録をもって作成しなければなりません。

このように、議事録は重要性の高い文書でありながら、作成業務そのものはあまり現場で好まれていません。会議に合わせて文書を作成するという業務負担の大きさはもちろん、議事録作成に起因して本来の業務時間が奪われ、残業発生の要因となりやすいためです。

議事録を作成する目的

議事録を作成する目的は、会議内での意思決定やその経緯を記録しておくためです。

会議に参加していない人へ情報を共有する場合、決定事項だけを伝えても納得感を得ることはできません。決定に至った経緯、発言者が誰かということも踏まえて情報を共有することで、初めて有意義な情報共有が実現します。

また、誰が言い出したことで決定したのか、という責任の所在を明らかにする上でも議事録作成は重要です。大きなプロジェクトの場合、責任者が明らかでなければ推進力を得られなかったり、意思決定に遅れが出てプロジェクトが頓挫したりする可能性があるためです。

議事録の書き方

ここで、基本的な議事録の書き方について確認しておきましょう。議事録を作成する際のポイントとしては以下が挙げられます。

• 主語述語を明らかにする
• 発言者を明らかにする
• 定量的な情報を明らかにする
• 余計な情報を排除する

主語述語を明らかにすることは、その発言の趣旨を掴む上で非常に重要です。合わせてその発言が誰から発せられたのかを記録しておくことで、意思決定の責任者を文脈から特定することにも役立ちます。

また、議事録において重要なのが定量的な情報を明文化することです。例えば金額や商品数などの数字情報がこれに当てはまりますが、その数字の大きさによって発言の意味が大きく変わるため、明らかにしなければなりません。

「大体これくらい」ではなく、会議が終わった後からでも具体的な情報として把握できるよう整理しておくことで、発言の意図を正しく掴んだり、意思決定者の適切な状況判断を促すのに役立ったりします。

また「えー」や「あの」といった、記録としては不要な発言を排除することにより、文書としての読みやすさを確保できます。

議事録作成のコツ

議事録作成を行う上では、いくつかのコツをあらかじめ覚えておくことが大切です。例えば「空・雨・傘」と呼ばれているフレームワークの活用です。これは問題解決のステップを踏むためのもので、多くの企業が採用している意思決定のアプローチです。

1. 空＝事実（空の色が黒い）
2. 雨＝事実の解釈（雨が降りそうだ）
3. 傘＝判断（傘を用意しておかなければ）

頭の中にこのフレームワークを描くことで、会議の内容や趣旨を掴みやすくなり、文書として可読性の高い議事録を作成できます。

あるいは5W1HやPREP法といった、基本的なフレームワークも議事録作成に活躍します。5W1Hは「いつ（When）」「どこで（Where）」「誰が（Who）」「何を（What）」「なぜ（Why）」「どのように（How）」を指す言葉ですが、これらの要素はいずれも議事録作成においては無視できないものです。情報の過不足をなくすためにも、議事録には5W1Hが正しく含まれているか確認しましょう。

PREP法は「Point（結論）」「Reason（理由）」「Example（具体例）」「Point（まとめ）」という文章の書き方を説明するもので、合理的に納得感を持って物事を伝える上での基本的なフレームワークです。

いずれも議事録作成において役立つため、身につけておくことをおすすめします。

議事録作成・管理に役立つチームコラボレーションツール

最後に、議事録の作成や情報共有、保管作業の効率化に役立つチームコラボレーションツールをご紹介します。議事録だけでなく、グループウェアとしても使えるものばかりなので、社内インフラの整備にご活用ください。

NotePM

NotePMは、社内のナレッジ共有に特化した機能を備えるツールです。Wiki形式でメンバーが自身の持つ知識やノウハウ、学んだことを編集し加えていくことで、リアルタイムでの正確な情報共有を実現します。

便利なエディタ機能を備えており、ストレスフリーで文書作成できるだけでなく、テンプレートを使って短期間での文書作成をサポートします。

・NotePMの参考価格

プラン50：30,000円（ストレージ500GB、編集可能なユーザー登録50まで、閲覧のみのユーザーは無料）

・NotePMの参考レビュー

プロジェクトごとに資料や議事録の作成から共有まですることが可能。
煩雑化していた社内情報も一元的に管理が可能となり、部署の壁を越えてナレッジの蓄積と共有に貢献。
また、ナレッジ共有のみでなく定型業務のマニュアル管理に関しても、バージョン管理等もしっかりでき、有用なツール。

NotePMへのレビュー「ナレッジ共有から業務効率化も可能なツール」より

Backlog

ウェブ制作やソフト開発、広告代理店など幅広い業種で導入されているのが、Backlogです。シンプルで直感的なデザインを採用し、ITに不慣れな従業員でも文書作成を効率化できます。

メンバーの業務やタスクをまとめて管理できる機能を使って、情報共有や進捗状況の把握を容易にします。議事録のような文書も簡単に共有できるので、1つひとつの業務負担を軽減して全体の業務効率化に貢献します。

・Backlogの参考価格

スタンダードプラン：17600円/月（ユーザー数無制限、100プロジェクトまで）

・Backlogの参考レビュー

実際に行事に関する議事録をいろいろなソフトでまとめてみましたが、このアプリを使うことによって簡単に編集ができるようになり今までかかっていた時間の3分の1まで抑えることができるようになりました。最近になってこのアプリを使い始めています。こういったアプリを複数使ってはいるのですが、今のところ手ごたえ的にとても良いです。

Backlogへのレビュー「議事録、会議録はぜひ！簡単に編集できます。」より

kintone

社内に散らばって存在する各種文書を統合する上で活躍するのが、kintoneです。ExcelファイルやWordファイル、メール、PDFなどの各種文書をクラウドでまとめて管理できるため、議事録の共有負担を軽減して業務効率化に貢献します。

情報共有はチーム単位で行えるので各メンバーに1人ずつ連絡する必要もなくなり、業務の属人化を回避して引き継ぎの負担も軽減します。

・kintoneの参考価格

スタンダードコース：1500円/月/1ユーザー

・kintoneの参考レビュー

分かりやすいUIとJavaScriptを用いた拡張性の高さ、利用人口の多さが挙げられます。
顧客名簿や議事録管理などの基本的な機能あればデフォルトの機能で直感的に作成、運用できると思います。
また、JavaScriptによる拡張性が極めて高く、あらゆる業務プラットフォームを構築できる可能性を秘めています。

kintoneへのレビュー「まさしく業務改善プラットフォーム」より

ツールを活用して議事録作成を効率化しよう

議事録作成は負担が大きい作業ですが、組織活動には欠かせない役割を果たすことから、軽視できない業務だと言えます。議事録作成はポイントを押さえて取り組むことはもちろん、ツールを活用することで、正確な情報共有や作成負担の軽減が可能です。積極的にツールを導入し、議事録作成業務を効率化しましょう。

・議事録の効率化については以下の記事もご一読ください

会議の議事録やインタビューの文字起こしを劇的に楽にする方法

投稿 議事録を作成する目的とは？作成のコツからお役立ちツールをご紹介 は ITreview Labo に最初に表示されました。

しかし、現代の技術を使えば、システムが自動で文字起こしをして担当者が内容をチェックするだけで、その日のうちに全体周知できます。この記事では、文字起こしを劇的に楽にするAI議事録と音声認識ツールの特徴について解説します。

文字起こしを楽にするならAI議事録や音声認識ツール

議事録やインタビューを自動で文字起こししたいなら、AI議事録や音声認識ツールなどが活用できます。まずは、各ツールの特徴について解説します。

AI議事録とは

AI議事録とは、会議や面談などの音声をAIが解析して自動で文字起こしをするツールのことです。

従来の議事録では、書記が会議の内容を手動で記録して内容をまとめる必要がありました。しかし現代では、ディープラーニングやビッグデータの活用により、膨大なデータを認識する精度が高まっており、会議内での音声をAIが解析して自動で文字起こしできる機能が進化しています。議事録の作成をサポートする機能が豊富な点も、AI議事録の特徴です。

音声認識ツールとは

音声認識ツールとは、AI議事録と同じくAIが音声を解析するツールのことです。

ただし、自動文字起こしやアプリケーションの音声操作など音声を認識することに特化しており、議事録のようなドキュメントの作成に強みがあるわけではありません。音声のテキストデータへの変換機能に強みを持っており、自動文字起こしやコンタクトセンターなどに特化したツールです。

音声認識ツールのなかには、開発向けの組み込みアプリとして活用できる製品もあります。安価に利用したいとき、専門的な分野で使用したいときに導入するのが音声認識ツールです。

AI議事録の特徴

AI議事録は、自動文字起こし・音声認識・Zoom連携・自動翻訳機能などの機能を搭載しています。次に、各機能について解説します。

キー入力の必要ない自動書き起こし

自動書き起こしとは、AIが音声を解析して自動でテキストデータへ変換する機能です。社内会議において書記担当者の作業を軽減し、会議中の発言を自動でテキストデータとして記録します。

会議が終わった後すぐに議事録を作成して、関係者全員へスピーディに情報を共有できるのがメリットです。ドキュメントとしての完成度も高まるため、読みやすい議事録の作成につながります。

AIが判断する音声認識機能

AIによる音声認識は、ディープラーニングにより近年では精度を劇的に高めており、90%以上の音声認識精度を誇るツールも多くあります。

また、業界や業種を選択することで専門用語を識別する機能を持つツールも少なくありません。金融業界や製薬会社などの専門業種でも、学習機能やパーソナライズ技術によって音声を正しく認識できます。なかには、個人の話し方のクセさえも反映する機能を持つツールもあります。

自然言語処理の発展も目まぐるしく、今までの音声認識のように不自然な日本語をそのまま放置せず、高い精度で漢字に変換したり専門用語を判別したりできます。

ZOOMやSkypeで使える連携機能

対面会議だけではなく、オンラインミーティングにも対応できるAI議事録も少なくありません。Zoom連携やSkype連携機能によってWeb会議や商談の内容を記録し、さらには多言語翻訳する機能も搭載しています。

ZoomやSkypeの画面上にリアルタイムで会議の音声がテキスト表示されるので、会話の内容を可視化でき、聞き手の理解力を高めて生産性を向上します。聴力に問題を抱えるユーザーが音声を聞き逃すことを防げるため、バリアフリーの観点からも活用できる機能です。

外国語対応の自動翻訳機能

ミーティングの音声は、AI翻訳による外国語対応も実現します。例えば、海外の担当者との会話内容をZoom連携機能により可視化することで、リアルタイムで対話相手の言語を翻訳できるため、外国語が苦手なユーザーにとっても重宝します。

翻訳したテキストデータを発音する機能も備えている製品であれば、そのままリアルタイム翻訳機として活用できるでしょう。翻訳者のスケジュールを確認する必要がなく、会議や商談が必要なタイミングですぐにWeb会議へつなげられます。

音声認識ツールの特徴

音声認識ツールは、自動書き起こし・音声認識機能・自動翻訳機能・組み込みソフトとして利用できるものがあります。それぞれの機能について解説します。

キー入力の必要ない自動書き起こし

AI議事録と同じく、音声認識ツールでも自動書き起こしの機能を利用できます。AI議事録より機能がシンプルな傾向にありますが、音声を変換したテキストデータを即座に自動生成可能です。

外国語対応の自動翻訳機能

AI議事録と同じく、音声認識ツールでも外国語対応の自動翻訳機能を利用できます。発話機能を搭載している製品もあり、翻訳ツールとして利用することも可能です。

生体認証や音声操作のソフトを組み込みできる

音声認識ツールのなかには、ソフトを組み込みして音声操作・音声解析できるシステム開発向けのツールもあります。システム開発において、難しく感じていた音声認識ツールを自社独自のシステムに導入可能です。

例えば、コミュニケーションロボットや文字起こしアプリに高性能な音声認識を導入できます。医療や講師などの専門職の方が、文字起こしソフトや翻訳アプリに生体認証や音声操作を組み込むことも可能です。

AI議事録や音声認識ツールで文字起こしを楽にしよう

AI議事録や音声認識ツールを活用すると、会議の議事録作成やインタビューが劇的に楽になります。自動文字起こしや音声認識、Zoom連携などの機能を備えている製品もあり、ビジネスの効率を高めることができます。システム開発に長けた企業であれば、専門的な機械やソフトウェアに音声認識の機能を導入できるでしょう。

国内でICT産業に関わる情報サービス業者は3,000社以上にのぼり、目的のツールを見つけるだけでも一苦労です。そのため、議事録やインタビューを自動で文字起こしするために、どのツールを選べば良いか迷われる人も多いでしょう。そこで、AI議事録や音声認識ツールの導入を検討している人は、ITreviewに多くのツールと口コミを掲載していますので活用してみてください。ユーザーの体験談を確認しながら、自社の予算や求めている機能に最適な製品を見つけられるでしょう。

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