投稿 議事録作成ツール「YOMEL」に聞く｜生成AIがもたらすビジネス対話の進化と実用性 は ITreview Labo に最初に表示されました。
]]>しかし、AIを使った議事録作成ツールには、要約や話者分離の精度、機密情報を含む会議でのセキュリティ面などに不安があるといった声も少なくありません。導入後に「思っていたものと違った」という事態になれば、せっかく費やした時間とコストが無駄になってしまいます。
本記事では、AI議事録自動作成ツールの「YOMEL by PKSHA」を提供する株式会社PKSHA Infinity様に、ツールへのAI実装の背景や議事録の精度、実際の使い勝手やセキュリティ面に関して、詳しくお話を伺いました。実際の導入事例や現場での工夫を通して、AI時代における議事録作成のあり方と、業務改善につなげるためのヒントを紐解いていきます。
ベンダー情報
株式会社PKSHA Infinity 取締役 兼松 崇 氏
生成AIを使った議事録作成ツールでは何ができるようになる？
Q：YOMELの生成AI機能ではどんなことができるようになるのか？
A：あらゆるビジネス対話の場面において、質の高い議事録を瞬時に作成できるようになります。複数のLLM(大規模言語モデル)の活用により、一般的なAIツールでは到達できない高品質な議事録を生成できます。
特徴①：ビジネス対話の自動書き起こしと要約
対面での会議や商談にも対応しており、スマートフォンのアプリやPCの内蔵マイクから音声を拾うだけで利用できるため、場所や環境を選びません。また、要約が完成するまでの時間も短く、30分程度の会話であれば、わずか2〜3分で書き起こしと要約が完成します。これまでは会議後に時間を取られていた議事録作成の手間を、大幅に削減することが可能です。
特徴②：アウトプット形式の柔軟なカスタマイズ
YOMELでは、単に会議の要約だけでなく、書き起こした内容を「自分たちが出したい形」に合わせてカスタマイズし、目的に沿った議事録を作成することができます。あらかじめ複数の公式テンプレートが用意されているため、商談用や経営会議用、面接用など、シーンに合わせてテンプレートを選ぶだけで、適切なアウトプットを得ることができるのです。
特徴③：複数のLLMを掛け合わせた高精度な処理
議事録の生成には、システムの裏側で複数の異なるLLMを使用しています。たとえば、文字校正の工程や重要なトピックスを抽出する工程など、それぞれの得意分野を役割分担させることで、単一のLLMでは実現しにくい質の高いアウトプットが実現します。ユーザー側でLLMを選択する必要はなく、あらかじめ設定された複数のLLMを組み合わせてYOMEL側で処理が行われます。
Q：YOMELはなぜ生成AI機能の実装に踏み切ったのか？
A：背景としては「長時間の会話内容を簡単にまとめたい」というお客様からのニーズに応えるため、書き起こしデータをビジネスで活用しやすい形に整える手段として、生成AIの実装に踏み切りました。
もともと私たちは、音声認識のエンジンを持つ会社として、ビジネスにおける対話内容を書き起こすサービスを展開していました。しかし、実際にサービスを提供していくなかで、単なる書き起こしだけでは「お客様が抱えている本当の課題」を解決できないということがわかってきました。
そこで、実際にヒアリングを重ねていくうちに、お客様のニーズは「会議の会話内容を漏らさずに書き起こしたい」ではなく「要点が整理された要約作成サービスを求めている」ということに気が付きました。このときの気付きこそが、今日の生成AI機能の実装につながったといえるでしょう。
生成AIを使った議事録作成ツールは本当に現場で使える？
Q：生成AIを使った議事録作成ツールの音声認識精度は問題ないのか？
A：はい。専門用語の辞書登録や豊富なテンプレートにより、実用に耐える議事録を瞬時に作成できます。
実際の会議では、業界特有の専門用語や社内だけで通じる略語などが頻繁に飛び交います。ツール内には辞書を登録する機能が備わっているため、事前に用語を登録しておけば、特殊な用語であっても正確に認識させることが可能です。
また、議事録の粒度や書式についても柔軟に対応できます。あらかじめ複数の公式テンプレートが用意されており、商談用や経営会議用、面接用など、目的に合わせて選ぶだけで適切な要約の出力が可能です。自社に合った独自の議事録フォーマットがある場合は、カスタム機能を使って新たにテンプレートを作ることもできます。
加えて、プロンプトで「このような要約をしてほしい」という指示を設定しておけば、以降は毎回同じ書式で議事録が生成されます。たとえば、面接用のテンプレートを用意しておいた場合、30分ほどの会話であっても、わずか2〜3分で指定通りの要約が完成します。
Q：生成AIを使った議事録作成ツールは複数人が参加する会議でも使えるのか？
A：複数人が参加する会議でも問題なく利用できます。一方で「話者分離(誰が話しているのかを正しく識別して分けること)」の精度は現状「約7割程度」であり、継続的な改善が進んでいます。
話者分離に関しては、現状完璧な精度とは言えないため、音声認識エンジンの開発チームが技術向上に向けて日々研究開発を続けています。おおよそ2か月に1回のペースで定期的なアップデートを行っています。
話者分離は技術的に難易度が高いため、一足飛びに精度を100%にはできません。この点は課題感として捉えています。将来的には個人の声をあらかじめシステムに記憶させる「声紋登録機能」などを追加することによって、技術的な壁をカバーし、最終的には100%の精度を目標に改善を続けています。
生成AIを使った議事録作成ツールのセキュリティは大丈夫？
Q：生成AIを使った議事録作成ツールはAIモデルの学習にデータが使われるのか？
A：各生成AIサービスのポリシー上、学習に利用されないことが明記されています。
要約処理に利用される会議音声や書き起こしデータは、AIモデルの学習に利用されない運用となっています。利用する生成AIについては、各提供事業者のポリシーを確認したうえで、入力データがモデル学習に使われない条件で運用しています。
また、録音データ自体は、要約処理を行うLLMとは別にAWS上で管理されています。アクセス制御やアクセスログ記録が行われた環境で保存されていますので、外部に自社の機密情報が取り込まれることはありません。ユーザーは手元のブラウザからそのサーバーにアクセスし、内容を確認する仕組みです。
Q：生成AIを使った議事録作成ツールは社外秘や機密情報の多い会議でも使えるのか？
A：機密性の高い会議でも使いやすいよう、各種セキュリティ機能を備えています。
たとえば、アクセスできるネットワークをIPアドレス単位で制限する「IPアドレス制限」機能や、企業のセキュリティポリシーに合わせた「SSO(シングルサインオン)」でのログイン機能(SSOオプション契約が必須)にも対応しています。
さらに、システム内での閲覧権限も細かく設定することが可能です。特定のグループに入っているメンバーしかログを見られないようにする「シークレットグループ」機能や、自分以外の誰にもログを見られないようにする「プライベートモード」機能も備わっています。議事録を共有する際にパスワードを設定し、閲覧制限をかけることもできるため、機密度の高い経営会議などでも安心して利用できます。
生成AIを使った議事録作成ツールはどこまで自動化してくれる？
Q：生成AIを使った議事録作成ツールでは人の手直しはどれくらい発生するのか？
A：ほとんど手直しは発生しません。音質が安定しており、用語登録やテンプレート設定が行われている環境下においては、修正の手間を最小限に抑えられます。
要約のアウトプット形式も自由に指定できます。テンプレートやプロンプトによってフォーマットを細かく設定することができるので、出力された要約結果はほとんど修正することなく、そのままお客様へ提出したり、社内での情報共有に使ったりする形で活用されています。
生成AIが文脈を読み取り、指定されたテンプレート通りにきれいな文章に整えてくれるため、録音を聞き直して人間が構成を考え、文章を書き直すという議事録作成の負担をゼロに近づけることができます。手直しを前提としない質の高いアウトプットが出るからこそ、業務の大幅な効率化が実現できるのです。
Q：生成AIを使った議事録作成ツールでは音声以外のデータも自動抽出できるのか？
A：投影されるスライドや画面共有のテキストなどの読み取りには対応していません。現状はあくまで、会議中の「音声・動画データのみ」が書き起こし・要約の対象となります。
ただし、音声や動画データからであれば、多種多様な情報を自動抽出することが可能です。議事録の基本である「ToDo」や「決定事項」「ネクストアクション」の自動抽出はもちろんのこと、プロンプトで指示をしておけば、商談やインタビューにおける「質問に対する回答の的確さ」などを分析し、点数化するといった独自のカスタマイズも実現できます。
また、こうしたプロンプトは一度設定してしまえば、会議のたびに再度手動で指示を入力し直す必要はありません。抽出できる情報の種類や形式の自由度も非常に高く、プロンプトの設定次第で会話以上のアウトプットを出すことも可能です。たとえば「この商談における会話を10段階で採点してほしい」といった指示も、LLMが文脈を読み取った上で対応してくれます。
生成AIを使った議事録作成ツールはどんなシーンで使える？
Q：生成AIを使った議事録作成ツールは外部のソフトと連携できるのか？
A：外部の会議ツールとAPIで直接連携する仕様ではありません。一方で、Web会議の開始検知による録音開始のポップアップ表示や、Slackへの通知には対応していますので、録音の押し忘れは少ないでしょう。
ツールは主にPCアプリとして稼働する仕様になっており、WEB会議ツールに合わせて連携や特別な設定を行う必要はありません。PC上でオンライン会議が始まると、アプリがそれを「自動検知」し、画面上に「録音を開始しますか？」というアラートの小窓を表示してくれます。わざわざユーザーがツールを立ち上げる必要がないため、録音の押し忘れを防ぐことが可能です。
また、Slackとは通知機能の連携を行っており、会議開始時にアプリのスタートボタンを押し、終了時に終了ボタンを押すと自動的に処理が回ります。要約が完了するとSlackに直接通知が届くようになっているため、シームレスな運用が可能です。
Q：生成AIを使った議事録作成ツールはオフライン会議でも使えるのか？
A：オンライン会議だけでなく、対面での会議や商談の録音にも対応しています。スマートフォンのアプリを使って録音したり、PCの内蔵マイクから直接参加者の音声を拾って録音したりといった運用も可能です。
現状ではリアルタイム翻訳はできないものの、グローバルなビジネスシーンに対応できる「英語モード」機能もオプションで提供しています。日本語と英語が入り混じるような会議であっても、英語で話された箇所は英語に、日本語で話された箇所は日本語に書き起こしされます。
蓄積された会議のログは自動的に保存される仕様になっているため、後からキーワードで検索したり、ナレッジとして活用したりといったことも可能です。会議履歴から自動でナレッジベースを作成する専用機能は、現在開発を進めている段階です。
生成AIを使った議事録作成ツールは今後どう変化していく？
Q：生成AIの登場によって今後の議事録作成ツールはどう変化していくのか？
A：今後の議事録作成ツールは「対話の価値を作ること」に踏み込む存在へと変化していくと考えています。
これまでの議事録作成ツールは、主に会議が終わった後の「事後処理」を効率化することが主な役割でした。しかし、これからのツールは、よりUIやUXが洗練され、誰でも簡単に使えることはもちろん、ツール自体が議事録作成の枠を超え、会議の質を向上させるアシスタントのような存在へと進化していくはずです。
具体的には、会議中に「次にどういう問いを投げかけるべきか」を提案してくれたり、会議をスムーズに進めるための準備をフォローしてくれたりといった機能が実現していくと考えられます。
Q：プロダクトとして今後どのような価値をユーザーに提供していくのか？
A：単に会議の記録を残すだけでなく、会議の質そのものを良くしていく価値を提供したいと考えています。
会議の良し悪しは、どのような事前準備があったか、あるいはどのような問いかけが行われたかによって大きく左右されます。
今後は、ツールがそのプロセスに介入し、リアルタイムでのサジェストや会議後のアクションへのつなぎ込みを支援することで、会議をどんどん良くしていく構想を持っています。単に文字を記録するツールから、会議そのものを良くし、対話の価値を最大化するパートナーとして、今後もプロダクトを進化させていきたいです。
まとめ：「書く」から「対話の価値を高める」へ。YOMELが描く議事録の未来
YOMEの生成AI機能の最大の強みは、複数のLLMを掛け合わせた高精度な要約と、カスタムテンプレートによる柔軟なアウトプット設定にあります。加えて、辞書登録機能やセキュリティ設定の充実など、実務での運用を見据えた機能が揃っており「導入してみたものの使いこなせなかった」という事態になりにくい点も特長といえるでしょう。
生成AIの登場によって、議事録ツールの役割は「会議後の記録」から「会議の質そのものを高めるパートナー」へと変わろうとしています。同社はその変化の中で、事前準備のサポートからリアルタイムのファシリテーション支援、会議後の分析や次のアクションへの接続まで、対話のプロセス全体を支えるプラットフォームとしての進化を目指しています。
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]]>投稿 AI議事録自動作成ツールの導入によって期待できる具体的な業務改善効果は何ですか？ は ITreview Labo に最初に表示されました。
]]>本記事では、ツール導入時に得られる具体的な業務改善効果と、実際に導入したケースのレビューをまとめました。
AI議事録自動作成ツールの導入によって期待できる9つの具体的な業務改善効果
AI議事録自動作成ツールの導入で期待できる業務改善効果を9つご紹介します。
議事録作成工数の大幅削減
AI議事録自動作成ツールでは、会議内容をリアルタイムで文字に起こしてくれるため、録音を聞き直したり、メモを作成したり手間を省けます。
後から確認や軽微な修正は必要ですが、手作業に比べれば大幅に工程をカットできるため、浮いた時間をコア事業に充てるなど、有効な活用ができます。会議を多く行う企業ほど、高い時短効果を期待できるでしょう。
抜け漏れ・認識齟齬の防止
AI議事録自動作成ツールは、発言内容をそのまま文字に起こせるため、聞き逃しや聞き間違いといったヒューマンエラーを防げます。重要な決定事項も漏らさず議事録に盛り込めるため、「言った・言わない」の水掛け論が生じる心配はありません。
会議中の集中力と質の向上
議事録の作成を担当していると、メモを取ることに集中してしまい、会議の内容がなかなか頭に入ってこないことがあります。
AI議事録自動作成ツールを利用すればリアルタイムの発言や録音データを基に議事録を自動作成できるため、必死にメモを取る必要はなく、会議の内容に専念できます。
属人化・ブラックボックス化の防止
AI議事録自動作成ツールなら、入社・異動したばかりの社員でも一定の品質を保った議事録を作成することが可能です。また、フォーマットも標準化できるため、担当者によって構成や内容の質にばらつきが出るといった問題を解消できます。
情報共有のスピード向上
AI議事録自動作成ツールにはファイル共有機能やクラウド保存機能が搭載されており、作成した議事録を簡単・スピーディに共有できます。
会議に参加していなかった人やリモートワークをしている人にも正確な情報を伝達できるようになり、認識のずれを防げるのはもちろん、人材育成の資料など他の用途にも活用しやすくなるでしょう。
アクションや意思決定の迅速化
前述したファイル共有機能と、重要事項にハイライトを表示する自動ハイライト機能を併用すれば、会議で決定した「誰が・何をやるのか」を迅速に周知させることができます。
必要な情報がすばやく行き渡るぶん、次のアクションや意思決定までのタイムラグを解消することが可能です。
ナレッジの蓄積と検索性の向上
AI議事録自動作成ツールで作成した議事録は、ナレッジとして社内データベースで活用することができます。
例えば以下のような活用ケースが考えられます。
- 過去の会議内容を見返して情報の一貫性を保つ
- 議事録から提案資料の作成に活用する
また、データベース化すれば会議内容をキーワード検索できるようになるため、音声データをそのまま残しておくよりも二次利用しやすいでしょう。
リモートワークへの対応
AI議事録自動作成ツールなら、場所を問わず議事録を作成でき、リモートワーク中の社員にもスムーズに情報共有できます。リモートワークへの対応には以下のような機能を使うと便利です。
- クラウドサービス
- ZoomやGoogleMeetといったWeb会議システムとの連携機能
コンプライアンス・監査対応の強化
AI議事録自動作成ツールで会議内容を正確に残せば「誰が何を言って、どのようなことが決まったか」をすぐに確認できます。どのように合意形成されたかを客観的に把握しやすくなり、次のような効果を期待できます。
- 契約や発注、人事などのトラブル防止
- 会議の透明性を高めることによるコンプライアンス・監査対応の強化
【レビュー】AI議事録自動作成ツールの導入によって得られた業務改善効果
実際にAI議事録自動作成ツールを導入して、業務改善に成功した企業のレビューを3つご紹介します。
録画・録音ファイルの編集の手間が省け、工数削減につながった
ある企業は、過去の会議を録音・録画したものから議事録を起こすケースが多く、編集にかなりの手間と時間が掛かるという問題を抱えていました。
AI議事録自動作成ツールでは大容量ファイルのアップロードに対応しているため、録音・録画データからの議事録作成にも対応しており、編集の手間を大幅に省くことに成功しました。
会議の内容を正確に残せるようになった
ある企業では、数人の記録担当が会議中にメモを取って議事録を作成していましたが、会議に集中できず、作業負担も重くなるという問題を抱えていました。
AI議事録自動作成ツールを利用するようになって、メモを取らずに会議に集中できるようになった他、会議の内容をより正確に残せるようになり、一石二鳥の効果を実感しています。
会話の内容を自動で抽出できる
AI議事録自動作成ツールのAPI連携を活用することで、より高度な業務自動化を実現した例もあります。
会議の内容で特に重要な部分を自動抽出することで、属人化しがちな営業ノウハウの効率的な共有や、商談に同席していない人からフィードバックを受けられる体制の整備を実現しています。
AI議事録自動作成ツールを使えば業務効率化を実現できる
AI議事録自動作成ツールを導入すれば、議事録をAIが自動で作成・編集してくれるため、議事録を作成する手間と時間を省けます。また、議事録データをナレッジとして蓄積したり、リモートワークへの柔軟な対応が可能になったりと、さまざまなメリットも期待できます。
実際にツールの導入で業務改善に成功したケースも多数報告されているので、業務効率化を目指したいのなら、利用を検討してみるのがおすすめです。
投稿 AI議事録自動作成ツールの導入によって期待できる具体的な業務改善効果は何ですか？ は ITreview Labo に最初に表示されました。
]]>投稿 議事録を作成する目的とは？作成のコツからお役立ちツールをご紹介 は ITreview Labo に最初に表示されました。
]]>そこで活用したいのが、議事録作成に活躍するツール群です。これらのツールを有効活用することで、議事録作成の負担を大幅に削減できます。本記事では、議事録作成の目的や作成のコツ、お役立ちツールなどをご紹介します。
議事録とは
議事録とは、社内会議やクライアントとのミーティング内容を明文化して記録した文書のことです。社内での情報共有や事実確認はもちろん、案件によってはクライアントに議事録を共有する場合もあります。そのため、メモとは異なりある程度の体裁を整えて作成する必要があります。
また、取締役会における議事録は「取締役会議事録」と呼ばれ、会社法によって作成が義務付けられています。取締役会において述べられた意見、議事の経過や結果などの定められた内容を書面または電磁的記録をもって作成しなければなりません。
このように、議事録は重要性の高い文書でありながら、作成業務そのものはあまり現場で好まれていません。会議に合わせて文書を作成するという業務負担の大きさはもちろん、議事録作成に起因して本来の業務時間が奪われ、残業発生の要因となりやすいためです。
議事録を作成する目的
議事録を作成する目的は、会議内での意思決定やその経緯を記録しておくためです。
会議に参加していない人へ情報を共有する場合、決定事項だけを伝えても納得感を得ることはできません。決定に至った経緯、発言者が誰かということも踏まえて情報を共有することで、初めて有意義な情報共有が実現します。
また、誰が言い出したことで決定したのか、という責任の所在を明らかにする上でも議事録作成は重要です。大きなプロジェクトの場合、責任者が明らかでなければ推進力を得られなかったり、意思決定に遅れが出てプロジェクトが頓挫したりする可能性があるためです。
議事録の書き方
ここで、基本的な議事録の書き方について確認しておきましょう。議事録を作成する際のポイントとしては以下が挙げられます。
- 主語述語を明らかにする
- 発言者を明らかにする
- 定量的な情報を明らかにする
- 余計な情報を排除する
主語述語を明らかにすることは、その発言の趣旨を掴む上で非常に重要です。合わせてその発言が誰から発せられたのかを記録しておくことで、意思決定の責任者を文脈から特定することにも役立ちます。
また、議事録において重要なのが定量的な情報を明文化することです。例えば金額や商品数などの数字情報がこれに当てはまりますが、その数字の大きさによって発言の意味が大きく変わるため、明らかにしなければなりません。
「大体これくらい」ではなく、会議が終わった後からでも具体的な情報として把握できるよう整理しておくことで、発言の意図を正しく掴んだり、意思決定者の適切な状況判断を促すのに役立ったりします。
また「えー」や「あの」といった、記録としては不要な発言を排除することにより、文書としての読みやすさを確保できます。
議事録作成のコツ
議事録作成を行う上では、いくつかのコツをあらかじめ覚えておくことが大切です。例えば「空・雨・傘」と呼ばれているフレームワークの活用です。これは問題解決のステップを踏むためのもので、多くの企業が採用している意思決定のアプローチです。
- 空＝事実（空の色が黒い）
- 雨＝事実の解釈（雨が降りそうだ）
- 傘＝判断（傘を用意しておかなければ）
頭の中にこのフレームワークを描くことで、会議の内容や趣旨を掴みやすくなり、文書として可読性の高い議事録を作成できます。
あるいは5W1HやPREP法といった、基本的なフレームワークも議事録作成に活躍します。5W1Hは「いつ（When）」「どこで（Where）」「誰が（Who）」「何を（What）」「なぜ（Why）」「どのように（How）」を指す言葉ですが、これらの要素はいずれも議事録作成においては無視できないものです。情報の過不足をなくすためにも、議事録には5W1Hが正しく含まれているか確認しましょう。
PREP法は「Point（結論）」「Reason（理由）」「Example（具体例）」「Point（まとめ）」という文章の書き方を説明するもので、合理的に納得感を持って物事を伝える上での基本的なフレームワークです。
いずれも議事録作成において役立つため、身につけておくことをおすすめします。
議事録作成・管理に役立つチームコラボレーションツール
最後に、議事録の作成や情報共有、保管作業の効率化に役立つチームコラボレーションツールをご紹介します。議事録だけでなく、グループウェアとしても使えるものばかりなので、社内インフラの整備にご活用ください。
NotePM
NotePMは、社内のナレッジ共有に特化した機能を備えるツールです。Wiki形式でメンバーが自身の持つ知識やノウハウ、学んだことを編集し加えていくことで、リアルタイムでの正確な情報共有を実現します。
便利なエディタ機能を備えており、ストレスフリーで文書作成できるだけでなく、テンプレートを使って短期間での文書作成をサポートします。
・NotePMの参考価格
プラン50：30,000円（ストレージ500GB、編集可能なユーザー登録50まで、閲覧のみのユーザーは無料）
・NotePMの参考レビュー
プロジェクトごとに資料や議事録の作成から共有まですることが可能。
NotePMへのレビュー「ナレッジ共有から業務効率化も可能なツール」より
煩雑化していた社内情報も一元的に管理が可能となり、部署の壁を越えてナレッジの蓄積と共有に貢献。
また、ナレッジ共有のみでなく定型業務のマニュアル管理に関しても、バージョン管理等もしっかりでき、有用なツール。
Backlog
ウェブ制作やソフト開発、広告代理店など幅広い業種で導入されているのが、Backlogです。シンプルで直感的なデザインを採用し、ITに不慣れな従業員でも文書作成を効率化できます。
メンバーの業務やタスクをまとめて管理できる機能を使って、情報共有や進捗状況の把握を容易にします。議事録のような文書も簡単に共有できるので、1つひとつの業務負担を軽減して全体の業務効率化に貢献します。
・Backlogの参考価格
スタンダードプラン：17600円/月（ユーザー数無制限、100プロジェクトまで）
・Backlogの参考レビュー
実際に行事に関する議事録をいろいろなソフトでまとめてみましたが、このアプリを使うことによって簡単に編集ができるようになり今までかかっていた時間の3分の1まで抑えることができるようになりました。最近になってこのアプリを使い始めています。こういったアプリを複数使ってはいるのですが、今のところ手ごたえ的にとても良いです。
Backlogへのレビュー「議事録、会議録はぜひ！簡単に編集できます。」より
kintone
社内に散らばって存在する各種文書を統合する上で活躍するのが、kintoneです。ExcelファイルやWordファイル、メール、PDFなどの各種文書をクラウドでまとめて管理できるため、議事録の共有負担を軽減して業務効率化に貢献します。
情報共有はチーム単位で行えるので各メンバーに1人ずつ連絡する必要もなくなり、業務の属人化を回避して引き継ぎの負担も軽減します。
・kintoneの参考価格
スタンダードコース：1500円/月/1ユーザー
・kintoneの参考レビュー
分かりやすいUIとJavaScriptを用いた拡張性の高さ、利用人口の多さが挙げられます。
kintoneへのレビュー「まさしく業務改善プラットフォーム」より
顧客名簿や議事録管理などの基本的な機能あればデフォルトの機能で直感的に作成、運用できると思います。
また、JavaScriptによる拡張性が極めて高く、あらゆる業務プラットフォームを構築できる可能性を秘めています。
ツールを活用して議事録作成を効率化しよう
議事録作成は負担が大きい作業ですが、組織活動には欠かせない役割を果たすことから、軽視できない業務だと言えます。議事録作成はポイントを押さえて取り組むことはもちろん、ツールを活用することで、正確な情報共有や作成負担の軽減が可能です。積極的にツールを導入し、議事録作成業務を効率化しましょう。
・議事録の効率化については以下の記事もご一読ください
投稿 議事録を作成する目的とは？作成のコツからお役立ちツールをご紹介 は ITreview Labo に最初に表示されました。
]]>投稿 会議の議事録やインタビューの文字起こしを劇的に楽にする方法 は ITreview Labo に最初に表示されました。
]]>しかし、現代の技術を使えば、システムが自動で文字起こしをして担当者が内容をチェックするだけで、その日のうちに全体周知できます。この記事では、文字起こしを劇的に楽にするAI議事録と音声認識ツールの特徴について解説します。
文字起こしを楽にするならAI議事録や音声認識ツール
議事録やインタビューを自動で文字起こししたいなら、AI議事録や音声認識ツールなどが活用できます。まずは、各ツールの特徴について解説します。
AI議事録とは
AI議事録とは、会議や面談などの音声をAIが解析して自動で文字起こしをするツールのことです。
従来の議事録では、書記が会議の内容を手動で記録して内容をまとめる必要がありました。しかし現代では、ディープラーニングやビッグデータの活用により、膨大なデータを認識する精度が高まっており、会議内での音声をAIが解析して自動で文字起こしできる機能が進化しています。議事録の作成をサポートする機能が豊富な点も、AI議事録の特徴です。
音声認識ツールとは
音声認識ツールとは、AI議事録と同じくAIが音声を解析するツールのことです。
ただし、自動文字起こしやアプリケーションの音声操作など音声を認識することに特化しており、議事録のようなドキュメントの作成に強みがあるわけではありません。音声のテキストデータへの変換機能に強みを持っており、自動文字起こしやコンタクトセンターなどに特化したツールです。
音声認識ツールのなかには、開発向けの組み込みアプリとして活用できる製品もあります。安価に利用したいとき、専門的な分野で使用したいときに導入するのが音声認識ツールです。
AI議事録の特徴
AI議事録は、自動文字起こし・音声認識・Zoom連携・自動翻訳機能などの機能を搭載しています。次に、各機能について解説します。
キー入力の必要ない自動書き起こし
自動書き起こしとは、AIが音声を解析して自動でテキストデータへ変換する機能です。社内会議において書記担当者の作業を軽減し、会議中の発言を自動でテキストデータとして記録します。
会議が終わった後すぐに議事録を作成して、関係者全員へスピーディに情報を共有できるのがメリットです。ドキュメントとしての完成度も高まるため、読みやすい議事録の作成につながります。
AIが判断する音声認識機能
AIによる音声認識は、ディープラーニングにより近年では精度を劇的に高めており、90%以上の音声認識精度を誇るツールも多くあります。
また、業界や業種を選択することで専門用語を識別する機能を持つツールも少なくありません。金融業界や製薬会社などの専門業種でも、学習機能やパーソナライズ技術によって音声を正しく認識できます。なかには、個人の話し方のクセさえも反映する機能を持つツールもあります。
自然言語処理の発展も目まぐるしく、今までの音声認識のように不自然な日本語をそのまま放置せず、高い精度で漢字に変換したり専門用語を判別したりできます。
ZOOMやSkypeで使える連携機能
対面会議だけではなく、オンラインミーティングにも対応できるAI議事録も少なくありません。Zoom連携やSkype連携機能によってWeb会議や商談の内容を記録し、さらには多言語翻訳する機能も搭載しています。
ZoomやSkypeの画面上にリアルタイムで会議の音声がテキスト表示されるので、会話の内容を可視化でき、聞き手の理解力を高めて生産性を向上します。聴力に問題を抱えるユーザーが音声を聞き逃すことを防げるため、バリアフリーの観点からも活用できる機能です。
外国語対応の自動翻訳機能
ミーティングの音声は、AI翻訳による外国語対応も実現します。例えば、海外の担当者との会話内容をZoom連携機能により可視化することで、リアルタイムで対話相手の言語を翻訳できるため、外国語が苦手なユーザーにとっても重宝します。
翻訳したテキストデータを発音する機能も備えている製品であれば、そのままリアルタイム翻訳機として活用できるでしょう。翻訳者のスケジュールを確認する必要がなく、会議や商談が必要なタイミングですぐにWeb会議へつなげられます。
音声認識ツールの特徴
音声認識ツールは、自動書き起こし・音声認識機能・自動翻訳機能・組み込みソフトとして利用できるものがあります。それぞれの機能について解説します。
キー入力の必要ない自動書き起こし
AI議事録と同じく、音声認識ツールでも自動書き起こしの機能を利用できます。AI議事録より機能がシンプルな傾向にありますが、音声を変換したテキストデータを即座に自動生成可能です。
外国語対応の自動翻訳機能
AI議事録と同じく、音声認識ツールでも外国語対応の自動翻訳機能を利用できます。発話機能を搭載している製品もあり、翻訳ツールとして利用することも可能です。
生体認証や音声操作のソフトを組み込みできる
音声認識ツールのなかには、ソフトを組み込みして音声操作・音声解析できるシステム開発向けのツールもあります。システム開発において、難しく感じていた音声認識ツールを自社独自のシステムに導入可能です。
例えば、コミュニケーションロボットや文字起こしアプリに高性能な音声認識を導入できます。医療や講師などの専門職の方が、文字起こしソフトや翻訳アプリに生体認証や音声操作を組み込むことも可能です。
AI議事録や音声認識ツールで文字起こしを楽にしよう
AI議事録や音声認識ツールを活用すると、会議の議事録作成やインタビューが劇的に楽になります。自動文字起こしや音声認識、Zoom連携などの機能を備えている製品もあり、ビジネスの効率を高めることができます。システム開発に長けた企業であれば、専門的な機械やソフトウェアに音声認識の機能を導入できるでしょう。
国内でICT産業に関わる情報サービス業者は3,000社以上にのぼり、目的のツールを見つけるだけでも一苦労です。そのため、議事録やインタビューを自動で文字起こしするために、どのツールを選べば良いか迷われる人も多いでしょう。そこで、AI議事録や音声認識ツールの導入を検討している人は、ITreviewに多くのツールと口コミを掲載していますので活用してみてください。ユーザーの体験談を確認しながら、自社の予算や求めている機能に最適な製品を見つけられるでしょう。
投稿 会議の議事録やインタビューの文字起こしを劇的に楽にする方法 は ITreview Labo に最初に表示されました。
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