社内外の資料を一か所に集めて、安全に配れるようになった

改善してほしいポイント

ここは私の利用環境での感想です。

1.　フォルダ構造が深くなると、初めて使う職員が「どの階層に置くか」で迷います。管理者がテンプレートを用意すれば済む話ですが、もう少しガイドがあると助かります。
2. 権限を細かくできるぶん、誰にどこまで開けたかの確認がやや回りくどく感じる場面があります。招待履歴や公開リンクの確認を、もう一段わかりやすくしてもらえるとミス配布の不安が減ります。
3. 写真や動画を大量に扱うとき、プレビューが出るまでの体感速度に差が出ます。画像が主役の組織向けに、表示を軽くするオプションがあるとよいです。

どのような課題解決に貢献しましたか？どのようなメリットが得られましたか？

導入前にあった問題は4つありました。
1.　「最新の資料がどこにあるかわからない」
2.　「外部共有のときだけ別の手段を使うので説明が二度手間」
3.　「保存場所の容量がいっぱいになる」
4.　「もし保存している機器が壊れたらどうしようという不安がある」
です。

まず1.2.については、共有先をBOXに一本化したことで、社員には「まずBOXを見てください」と言えるようになりました。これは小さな変化ですが、「最新はどこ？」という問い合わせを減らし、IT管理者が同じ説明を何度もする時間を減らしてくれました。

3.の容量については、BOX側で容量を持ってくれるので、ローカルの共有フォルダのように「もう消さないと入らない」という逼迫がなくなります。画像を多く持つ部門が、保存のたびに容量を気にしなくてよくなりました。

4.の「万が一のデータ破損が怖い」については、データを社内の1台の機器に依存しなくてよくなったことが大きいです。NASやPCが故障する、災害で置き場所に入れない、といったケースでも、インターネットにつながればBOXから取れます。これはとても重要です。

検討者へお勧めするポイント

1. 「とりあえずBOX見て」で通せる
最新版がどこか探す時間がほぼなくなります。

2. 社外にも安心して渡せる
パスワードや期限を付けて送れるので、メール添付より安全です。

3. 容量と故障を気にしなくていい
写真やPDFが増えてもサーバを増やす話になりにくいです。

4. 紙の回覧を減らせる
オンラインでサインできるので、印刷→ハンコ→スキャンが減ります。

「社内でも社外でも同じ説明で使いたい」「ファイルが増え続けて困ってる」ところには相性いいです。