一つのプロジェクトで10通以上の契約書を発行

改善してほしいポイント

契約当事者には、事前にクラウドサイン契約のシステムや締結の方法等を解説した文書を、締結文書を送信する前に、それぞれ宛にメールで個別送信していますが、システム内に文書のテンプレートが準備でき、送信相手を選択し、一斉送信できる機能があれば、大変ありがたいです。

どのような課題解決に貢献しましたか？どのようなメリットが得られましたか？

弊社は建築の分離発注方式のシステムを提供しております。一般的に行われている建設会社への一括発注方式ではなく、ゆわゆる下請けと呼ばれる専門工事を行う事業者と発注者が契約を行います。

一括発注方式では、発注者は建設会社と一つの契約書にて契約を締結しますが、分離発注方式は、複数ある専門事業者と契約を締結する必要があるため、一つの戸建て住宅であっても、２０通程度の契約書を準備し契約を締結する必要があります。

契約書は鑑、工事明細内訳書、設計図書等を綴り製本しますが、発注者用、受注者用、監理者控えと3つ準備します。仮に20社分の契約書を準備するとなると、60冊の契約書準備する必要があります。クラウドサインは、綴る文書をアップロードすればよいので、これらを綴り製本する必要が無く、契約業務の軽減に大きく寄与しております。

契約締結は実際に会って面談で行うべきという意見もあると思いますが、リモート環境を活用し、面談しながらクラウトサインで契約できます。契約当事者が一堂に会すると20名以上となり、コロナ禍において、蜜を避ける、人との接触を避けるという点においても効果的です。