この製品・サービスの良いポイントは何でしょうか?
数多くある申請、稟議、回覧等の書面を早く低コストで電子化する目的にマッチした製品だと思います。
それができる大きなポイントは、①利用者が馴染みやすい従来の紙と同じ見た目の画面を簡単に作成できる②専門的な知識がなくともある程度の構築、変更が直感的にできる、③構築用のツールが追加ライセンス不要(ユーザ全員が権限設定だけで可能)、という事だと思います。
弊社でも電子ワークフローシステムはあったのですが、新規構築、改良はIT部門或いは外部にお願いする必要があり、相応の時間と費用が掛かるものでした。そこで、実務をよく知っているユーザ自身が自ら構築できれば、仕様のすり合わせも不要になると考え、このソフトを導入しました。複数部門に構築する人を指定し、その目的はほぼ達成できました。
JavaScriptの追加が可能な仕様なので、細かい使い勝手の改善等のために積極的に組み込んでいます。
改善してほしいポイントは何でしょうか?
ルートの工夫やJavaScriptの活用などで大抵のことはできていますが、以下の点が改善されるとより構築が容易になり、運用も楽になります。
①承認者他の入力制御を現状の3段階から出来るだけ多く(10以上)可能になると助かります。また、必須入力の制御機能も欲しいです。
②ルートの分岐が現状1か所でしかできませんが、これが複数できると有難い。
③承認者グループの指定方法として直前承認者の上長など、より柔軟な指定ができるようにして欲しい。
④日付印のフォーマットにより自由度が欲しい。
⑤印影を2つ設定できるようにして欲しい。国内用の認印、海外用のサイン。
⑥書類の軽微な修正が必要な場合に、申請者或いは特定の承認者に差戻した後、途中の承認者をスキップして差戻した人に帰ってくることもできると楽(功罪あるとは思いますが)。
⑦AND承認時の同時編集を、案件を開く際に禁止(通知)して欲しい。同時編集が可能になるならそれが理想的。
⑧申請後もルート上の承認者が人事異動で変更になった場合、個人指定になっていなければ変更後の人に回るようになると有難い。
どのようなビジネス課題を解決できましたか?あるいは、どのようなメリットが得られましたか?
導入して約2年になりますが、既に100種類程度のWFを運用しています。同じことを従来システム上で実施しようとすると、莫大な時間と費用が掛かった(事実用不可能)と考えています。
WF化したい案件は100種類以上ありましたが、まずは慣れてもらうことを優先して利用者が多い案件から順に構築していきました。最初は案件別にマニュアルを作っていましたが、今ではマニュアルを作らなくてもスムーズに利用されるようになっています。これも、馴染みやすいインターフェースのおかげです。
中には、あるステップで調査などのために何か月も止まる手続きもあります。このソフトに限った話ではありませんが、紙のようにどこに行ったか分からなくなるようなこともなく、何処で止まっているのかが誰でも容易に確認できることは電子化の大きなメリットと感じています。
また、紙ベースだと曖昧な運用がなされていたものもありますが、電子化によってそれが明確になり、業務自体を改善して運用を開始したにケースもあります。さらに、運用後はどれだけの手続きが行われているか容易にデータが得られますので、各種業務改善にも利用しています。
検討者にお薦めするポイントがあれば記入ください
構築する人を複数設定される場合、そのことを考慮して導入費用を比較されると良いと思います。
我々も実施しましたが、導入検討段階で試使用版で組織情報の設定を含め、実際に触ってみて自組織の要望に合っているかを確認されることをお勧めします。
プロダクトソリューション
OFFICIAL VENDERインフォテック株式会社|カスタマーサクセス
平素はCreate!Webフローをご利用いただき、誠にありがとうございます。 また、この度はレビューをご投稿くださり、重ねてお礼申し上げます。 紙の申請書を再現することができ、紙へ押印したように印影を残すことができる点が貴社のペーパーレス化にフィットしたことや、Create!Webフローの導入により貴社の働き方改革が一層進んだとのお声を大変嬉しく思いました。また、操作も直感的で簡単である点をご評価くださり、誠にありがとうございます。 一方で、改善ポイントに挙げていただいた「製品を触るのが初めてな人でもこれさえ見ればわかる1ページ」につきましては、担当部門に連携し、改善に努めて参ります。 この度は貴重なご意見をいただきまして、誠にありがとうございました。 今後ともどうぞよろしくお願いいたします。