アップデートの頻度がちょうどよい

改善してほしいポイント

画面や設定項目の分かりにくさです。基本操作は直感的ですが、管理者向け設定や細かな権限設定は項目が多く、初見では迷いやすい部分があります。設定画面の整理や、具体例付きのヘルプがもう少し充実すると、運用負荷が下がると思います。
また、スマートフォン利用時の操作性も改善余地があります。閲覧中心なら問題ありませんが、申請や編集など一部の操作はPC前提に感じる場面があります。外出先での実務利用を考えると、モバイル向けUIの最適化が進むとさらに使いやすくなるでしょう。

どのような課題解決に貢献しましたか？どのようなメリットが得られましたか？

当社ではデスクネッツのワークフローを積極的に活用し、申請・承認業務の電子化を進めてきました。稟議や各種申請がペーパーレス化され、処理スピードや承認状況の可視化といった効果は大きい一方で、課題となっていたのが組織変更時のメンテナンス負荷です。
部署統廃合や役職変更のたびに、ワークフローごとに承認者設定を見直す必要があり、修正漏れが発生すると申請が滞るケースもありました。そこで、承認者を個人指定する運用を見直し、「役職」や「組織」を基準に承認される仕組みに変更しました。あわせて、デスクネッツの役職管理機能を整理し、承認ルートを共通化できる申請書は極力テンプレート化しました。
その結果、組織変更時に必要な対応は、ユーザーの所属や役職情報の更新が中心となり、ワークフロー自体の修正は最小限に抑えられました。メンテナンス工数が大幅に削減されただけでなく、申請の停滞や設定ミスも減少し、安定した運用につながっています。

検討者へお勧めするポイント

まず挙げたいのが費用面のバランスの良さです。グループウェアとして必要な機能が標準で幅広くそろっており、オプションを追加しなくてもスケジュール管理やワークフロー、回覧、掲示板などを一通り活用できます。そのため、導入後に想定外の追加コストが発生しにくい点は大きなメリットです。
ワークフローをはじめとした業務改善効果を考えると、紙運用や個別ツールの併用を減らせるため、間接的なコスト削減効果も期待できます。初期費用・運用費用を抑えつつ、継続的に使えるグループウェアを探している企業には、有力な選択肢と言えると思います。