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紙の書類をDocuWorksで管理すると紙の削減ができる
文書管理システムで利用
良いポイント
紙の書類を整理・分類できるのがとても便利です。
ただし、ドキュメントスキャナーは必須ではないかと思います。
ScanSnap（ドキュメントスキャナー） には、DocuWorksと連携できるソフトがあるのでこの組み合わせで使用していますが、複数枚の書類でも短時間でデーター化できます。
ScanSnapで書類をスキャンすると自動でDocuWorksに取り込まれます。
DocuWorksでOCR化で、文書内の文字検索が出来るようになります。
あとは、DocuWorksの機能でフォルダー分けしたり、バインダー化したり整理をします。
これだけで、元の紙の書類は破棄できます。
DocuWorks内の文書はメモを付けたり、マーカーを引いたり出来るのも便利です。
改善してほしいポイント
ScanSnap連携ソフトを使用したとき、DocuWorks ver 8 までは、スキャン時に自動でOCR化できたものが、ver 9 からできなくなりました。
ScanSnap連携ソフトの開発元に確認しましたが、DocuWorks の仕様が変わってしまったため、ver 9 から自動OCRできなくなったそうです。
両メーカーで連携して、自動OCRが以前のようにできるように鳴って欲しいです。
マーカー機能が初期状態だと手書き風なので、単純に真っ直ぐな線を引きやすくして欲しい。
どのような課題解決に貢献しましたか？どのようなメリットが得られましたか？
紙の書類の大幅な削減ができました。
OCR機能で検索もできる文書になるので、紙の書類のままよりも文書自体の利用価値が増えました。
紙の保存場所削減と、データー管理の利便性で業務の効率化が図れています。
検討者へお勧めするポイント
複数の書類を一度にスキャンできるドキュメントスキャナーがあるとないとでは、DocuWorksの利用価値は大きく変わると思います。
DocuWorksの機能自体は文書管理ソフトとしては十分ではないかと思います。
文書管理ソフトはものによっては複合機のオプションとして売られていたり高額だったりしますが、DocuWorksなら個人でもソフト単体でも導入できる手軽さがあると思います。
