PPAP問題も解決！業務効率とセキュリティを向上させるツール

改善してほしいポイント

1点目は、セキュリティ基準が非常に厳しい大手企業様宛てに送信した場合、相手側の環境によってはダウンロードができないケースがあることです。より幅広い環境で確実に送受信できるようになれば、さらに安心して利用できます。
2点目は、アカウント管理の効率化です。権限を細かく設定できるのは素晴らしいのですが、社員が増えた際の個別の登録処理が少し手間に感じます。ユーザー情報のインポートやエクスポート機能が追加されれば、管理者の負担が大幅に軽減されるはずです。
いくつか要望は挙げましたが、基本機能は非常に優秀で使い勝手が良いです。セキュアで効率的なファイル管理を求めている方に、自信を持っておすすめできるサービスです。今後のさらなる進化を楽しみにしています！

どのような課題解決に貢献しましたか？どのようなメリットが得られましたか？

以前は添付ファイルをZIP暗号化し、別メールでパスワードを送信する「PPAP」を行っていましたが、Everidaysの導入によりこの手間が完全に無くなりました。送信時に画面上で簡単にパスワード設定ができ、直接メール送信やダウンロード案内文のコピーができるため、ファイル送信にかかる作業工数を劇的に減らすことができました。
本人確認書類や契約書といった個人情報をメールで受領する際、これまではセキュリティ面で大きな不安を抱えていました。Everidaysのセキュアな環境を利用してファイルの受け渡しができるようになったことで、情報漏洩リスクへの懸念という大きな課題を解決できました。
具体的な業務シーンとして、社内での議事録や資料の共有に大きく貢献しています。格納したファイルごとに共有用URLが発行されるため案内がスムーズなだけでなく、ワークスペースごとに細かくアクセス権限を設定できるメリットがあります。「閲覧権限のみ」での格納も可能なため、重要な資料を意図しない編集から守りつつ、安全かつ効率的に情報共有を行える体制が整いました。

検討者へお勧めするポイント

Everidaysは、ファイル共有の手間とセキュリティの悩みを同時に解決してくれる優秀なツールです。
最大の魅力は、脱PPAPが簡単に実現できる点です。パスワード設定や画面からの直接メール送信が容易なため、従来のZIP暗号化とパスワード別送にかかっていた工数を大幅に削減できます。また、本人確認書類などをメールで受け取る際のセキュリティ不安も、本ツールのセキュアな環境により解消されました。
さらに、ファイルごとの共有URL発行や「閲覧のみ」といった細やかな権限設定ができるため、外部への共有だけでなく、社内の議事録共有などにも大変便利です。
一部、相手先の厳格なセキュリティ環境によってはダウンロードできないケースや、複数アカウントを登録する際の手間（インポート機能の追加に期待）といった課題はありますが、それを補って余りある操作性と安全性が備わっています。
日々の業務効率化と、セキュアなファイル管理体制の構築を両立させたい方に、自信を持っておすすめできるサービスです。