紙マニュアルを検索できる資産に変える

改善してほしいポイント

Wordに書き出すと表が崩れることがあって、手順書の表をそのまま流用したいときに毎回手直しが必要になる。メニューの日本語もところどころ直訳っぽくて、初見だと目的の機能を探すのに迷うことがあるかなと思います。

どのような課題解決に貢献しましたか？どのようなメリットが得られましたか？

以前は現場から「この画面はどこですか」と電話が来るたび、棚からバインダーを探して該当ページをコピーし、FAXやメールで送っていたこともありました。紙のマニュアルをまとめてOCRにかけ、検索できるPDFとして共有フォルダに置いたところ、今はキーワードで検索して画面キャプチャ付きで返せます。回答までの時間は半分以下になり、棚十数箱分のスペースも空きました。改訂時に該当ページだけ差し替えられるので、古い版が現場に残る問題もなくなっています。

検討者へお勧めするポイント

紙の手順書や帳票が大量に残っていて、検索性や版管理に困っている職場では、特にOCRで検索可能なPDFにしておくだけで、問い合わせ対応や監査対応がだいぶ楽になるのでおすすめです。