非公開ユーザー
総合（建設・建築）｜社内情報システム（CIO・マネージャ）｜20人未満｜ユーザー（利用者）｜契約タイプ 有償利用
施設予約の管理がしやすい
良いポイント
優れている点・好きな機能
・社用車や会議室、機材などの予約がグループウェア上で簡単に手続きができる
・予定が確認でき、各個人でまたは集団単位で複数の予定が組める。
その理由
・グループウェアの標準機能として特にカスタマイズなしで利用できたと思います。フローは設定したら変更出来たかと思いますが、上長の承認なしに予約が出来たのでとても便利だった。一方で予定がないのにも関わらず事前に予約されてしまい当日も予約を空けない迷惑なユーザもいた為に当日本当に必要な人に施設が渡らないという一部弊害もあった。こちらはカスタマイズする事で利便性が良くなるのだと思うが自社では特に標準のままのフローです。
・便利なのだが良くダブルブッキングが生じる。もう少し細かく指定が出来ればさらに使いやすい。
改善してほしいポイント
欲しい機能・分かりづらい点
・AIで悪戯な予約をするユーザに対して、予約を制限する機能やフローが標準で有れば良い
・決裁承認のフローについて上長が申請について良く見逃していたので外部連携が簡単にできると良い。
その理由
・例えば予約したが利用しないという事の証左をグループウェア上でどの様な明確な判断基準をするかにも依るが、その施設を予約したが当日利用しなかったユーザに対して次回の予約を制限するような公平性を担保する仕組みが必要です。何故なら予約した者勝ちなとこが有るので部課・部署ごとの性格が現れやすい。
・例えばgaroonの予定や承認待ちの申請が有ればslackへ通知する仕組みなどがあれば便利です。現在のところ自作する必要があります。
また決裁者不在時の承認フローが抜けていたので、いつもシステムを活かせず勿体ないなと感じておりました。そのフローについては追加して使い勝手は良くしました。本当に忙しいとき程、様々な考慮がなされたフローが必要です。且つ属人性の高い業務を誰もが使いやすい簡潔なフローに落とし込む必要が有ります。garoonでは各種申請フローが標準化されており分かりやすい操作性が魅力です。
どのような課題解決に貢献しましたか？どのようなメリットが得られましたか？
解決できた課題・具体的な効果
・施設予約が今まではペーパー上で手書きしたものを更にエクセルにも管理する必要が有った。行き違いで良く施設の重複予約が発生して利用者に不便さを管理者には煩わしさを与えていた。此をグループウェアで管理できるようになり楽になりました。課題としてシステムの入れ替え時の導入開始時期と後からユーザライセンスを追加するタイミングの過渡期には新旧両方の運用フローが必要になったのが辛かった。ユーザの我が儘と言えばそれだけなのだがペーパーに慣れた人に導入を納得してもらうことが大変だった。
・掲示板機能で全体周知を簡単に行える
課題に貢献した機能・ポイント
・施設予約管理
・掲示板機能
一方でデメリットもありました。掲示板で長い文章を書く際にテキストファイルやエディター操作で文章を作成の上、ペーストしますが改行が可笑しな位置で発生して横に長い文章になったりならなかったり基準は分かりませんでした。
改行コードの扱い方が雑だと思いました。
連携して利用中のツール
Garoonチーム
OFFICIAL VENDERサイボウズ株式会社｜プロダクトプロモーション
弊社製品をご愛顧いただきまして、誠にありがとうございます。また、この度はレビューのご投稿も、重ねて御礼申し上げます。 「各種申請フローが標準化されており分かりやすい操作性が魅力」とのコメント、大変嬉しく思います。 改善ポイントとしていただいたご意見は、製品へのフィードバックとして社内で共有させていただきます。 なお、「当日本当に必要な人に施設が渡らないという一部弊害もあった」というお話につきましては、「SmartRooms」のようにGaroonとの連携機能を搭載した会議室予約専門のシステムであれば、お困り事を解決できる可能性もあるかと存じます。Garoon スケジュールと連携できる製品一覧からご覧いただけます。 ▼ Garoon スケジュールと連携できる製品一覧 https://garoon.cybozu.co.jp/function/expand/?page=all&alliancecat=alliance1 また、承認待ち申請について外部システムに通知するものとして、Garoonのワークフロー画面上からチャットワークで承認催促のメッセージを送るカスタマイズサンプルもございます。カスタマイズの範囲になってしまい恐縮ですが、よろしければご覧くださいませ。 ▼ Garoonのワークフローから、チャットワークのチャットルームへメッセージを送信する https://developer.cybozu.io/hc/ja/articles/360018687931 すでにご存知の場合はご容赦くださいませ。 今後とも、どうぞよろしくお願いいたします。