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Gluegent Apps / 共有アドレス帳
サイオステクノロジー株式会社
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Gluegent Apps共有アドレス帳は、Google WorkspaceやMicrosoft 365を導入している企業に最適な全社...
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メール送信時に使えるのはもちろんだが どの部署に誰がいるか、所属長は誰かということもすぐに把握できるため 転職組の自分は組織の理解度を深めるのに有用だった。 また、UI、というほどのデザインではないが、シンプルがゆえに使いやすい。
致命的な欠陥はないと思うが、強いて挙げるとすれば 動作の緩慢さ、再ログイン頻度の多さが少々気になる程度。 特に不満はない。
こういった業務に有用、というズバリとしたものではなく 先述の通り、このツールがあることによって基礎的なメリットがあるため 業務全体で効率化がされていると感じる。 面識ない社員や同姓の社員でも判別できる。
WEB電話帳ってこんなに使いやすかったっけ？と思いました。 必要最低限の機能でストレスもあまりありません。
部門組織階層はもちろん、任意にグループ分けしてツリー形式で表示できる。 キーワード検索できる。 表示させる項目がある程度自由にカスタマイズでき、顔写真も掲載できる。 基本となるアカウント管理はG Suiteで行うが、表示させる情報の管理はG Suiteのユーザー情報の各項目ではなく別のスプレッドシート上で行うため、情報の更新がとても楽。 Googleサイトで作成した社内ポータルサイトに共有アドレス帳を埋め込み表示できる。 iOS、Androidアプリがあるのでスマートフォンでも使える。
階層分けしたアドレス帳を作成するためにG Suiteのグループ機能を使うので、普段使わなくても必ずグループアドレスを作成する必要があり、しかもそのグループアドレスが共有アドレス帳上で非表示にできないのが困る。（実害があるわけではないので許容範囲）
社内の連絡先の一覧がほしいという要求に対し、Googleサイトへの掲載という使いやすい形で応えることができた。
社内の連絡帳が組織階層で見れること 複数の宛先はチェックボックスで選択できること グループアドレス内のアドレスも一つひとつ選択できること
GluegentGateの連動性があるとよい。 Googleの連絡先と連携させるために別途設定が必要なのは手間なのでGluegentGateと連携できると設定に二度手間がなくなる
社内グループアドレス宛に送信する際に、誰がメンバーに入っているか階層で見えるため、送信漏れがなくなる
グループアドレスの見える化、組織階層での見える化に最適
(1)階層表示 Googleグループを組織階層として、連絡先を階層表示することができる
(2)モバイル対応 専用アプリから利用することができる
管理者視点で、電話番号などの拡張属性を登録･更新する場合は、スプレッドシートに記載する必要があり、社内システムと連携させるのに、ひと手間かかる
G Suite単体では社内の組織を階層表示できないが、本サービスを使用することで階層表示させることができる
GSuiteの場合、カレンダー・Gmailで社外の人のアドレスが表示されてしまうが、当該ツールを使うことで社内メンバーに絞って検索ができるためメール誤送信などの恐れがない。 ルートグループを指定しておけば出し入れも容易で、マイグループを作ることもできるので、GSuiteのグループを作るまでもないが良く使う組み合わせをグルーピングしておくことができる。
Hangouts chatにも対応できるようにしてほしい。現状は、GSuite側でチャットの沿革が落ち着かないというのが非対応の理由のようだが、利用ユーザーからしてみれば、アプリによってユーザーの検索方式にムラが出るのはあまり良いことではない。 また、グループ名称が自分が所属しているグループしか表示してくれないので、1課・2課など他の組織と重複するグループ名の場合にどの組織のグループかが判別できない。 起動スピードが少し遅いため、使わないユーザーもいるので起動速度改善されるともっと良い。
GSuiteを利用する上での、セキュリティ事故リスク(メール誤送 カレンダー誤登録)の抑制とグループ機能によるユーザー選択の効率化
カレンダーに他のツールを利用しない(Googleカレンダーすっぴん)でスケジューラー展開する場合には、この手の拡張機能は必須と考えております。 その他ツールを利用している場合は、そっち側のツールに合わせるかどうかの判断が良いと思います。
