オンプレメールサービスはもはや不要

改善してほしいポイント

Gmailを頻繁に利用しているユーザーとして、改善を期待するポイントはいくつかあります。その一つが、ファイル管理機能の強化です。添付ファイルが増えると、過去のファイルを探し出すのが困難になることがあります。Googleドライブとの連携は便利ですが、メールとドライブにまたがるファイルを効率的に管理できる統一的なビューがあると、さらに使いやすくなるでしょう。
また、ビジネス利用を考えると、メールのグループ化機能のさらなる最適化も望まれます。現在のスレッド機能は便利ですが、特定のプロジェクトや顧客ごとにメールを自動的に分類し、一元管理できるような機能があれば、よりプロジェクト管理がスムーズになります。

どのような課題解決に貢献しましたか？どのようなメリットが得られましたか？

Gmailが組織の課題解決に寄与する点は、主に情報共有の効率化とコミュニケーションの円滑化にあります。
チームや部署をまたいだプロジェクトでは、メールのやり取りが頻繁に発生します。Gmailのスレッド機能は、過去のやり取りをまとめて表示するため、経緯をすぐに把握できます。また、Googleグループや共有設定を活用することで、複数人が同一のメールアドレスを共有して顧客対応にあたることも可能です。これにより、担当者の不在時にも情報が滞ることがなく、業務の属人化を防げます。

検討者へお勧めするポイント

最大の推奨ポイントはチャットツールでは代替できない「記録」としての機能です。
Slackのようなチャットツールは即時性が強みですが、情報が流れてしまいがちです。一方でGmailは、送受信したメールがすべて整理されて残るため、重要なやり取りを後から検索・確認することが容易です。
特に顧客との商談履歴や、契約に関する正式なやり取りなど、エビデンスとして残すべき情報はGmailで管理することが不可欠です。コミュニケーションの速度が求められる社内連携はチャットツール、正確な記録が求められる対外的なやり取りはGmailと使い分けることで、業務の効率と安全性を両立できます。