制作現場の「探す時間」を減らすGmail

改善してほしいポイント

Gmailは使いやすくて助かっているんですが、制作の立場だと「ここがもう少し良くなると現場がもっと楽になるのに...」と感じる部分もあります。まず、添付ファイルの扱いが少し不便で、同じスレッドに大量のデータがやり取りされると、どれが最新版なのか分かりにくくなることがあります。印刷会社は入稿データの差し替えが多いので、ファイルのバージョン管理がもっと見やすいとありがたいです。また、スレッド表示が便利な反面、話題が混ざりやすく、校正のやり取りと別件の連絡が同じスレッドに入ってしまうこともあります。制作は細かい指示を見落とせないので、スレッドの整理機能がもう少し柔軟だと助かります。さらに、メール本文に貼られた画像が自動で縮小表示されることがあり、細かいデザイン指示が読み取りにくい場面もあります。制作の仕事は「細部が命」なので、画像表示の精度が上がると現場のストレスが減ると思います。全体的には使いやすいツールですが、印刷会社のようにデータ量が多く、細かい指示が飛び交う現場では、もう一歩、制作向けの機能があるとさらにありがたいと感じています。

どのような課題解決に貢献しましたか？どのようなメリットが得られましたか？

Gmail を使うようになって、チラシ制作の「ムダな時間」がかなり減りました。特に助かっているのは、過去のやり取りを探す時間がほぼゼロになったことです。チラシの仕事って、商品差し替えや価格変更、校正の赤字など、細かい指示が何度も飛んでくるので、以前は『どのメールに書いてあったっけ』と探すだけで作業が止まっていました。Gmail の検索は本当に強力で、キーワードや添付ファイルの種類だけで一瞬で目的のメールにたどり着けます。外出中の営業とも連絡が取りやすくなり、確認待ちで制作が止まることも減りました。スマホでもPCと同じように使えるので、急ぎの価格修正やレイアウト確認もすぐ返事がもらえて、チラシ制作のスピードが落ちません。さらに、Google ドライブとの連携で大容量データの受け渡しがスムーズになり、差し替えデータの最新版がどれか分からなくなる混乱も減りました。チラシは「情報の正確さ」が命なので、最新版を確実に扱える安心感は大きいです。結果として、Gmail はチラシデザイナーの「探す・待つ・迷う」を減らしてくれて、デザインに集中できる時間をしっかり増やしてくれました。

検討者へお勧めするポイント

チラシ制作はとにかく情報量が多くて修正も頻繁に入るので、メール対応が制作のボトルネックになりがちです。Gmailの生成AIを使うようになって、その負担がかなり軽くなりました。特におすすめしたいのは、長文メールの要約機能です。営業やバイヤーから届く商品情報や価格変更の連絡は細かい内容が多いのですが、AIが要点をまとめてくれるので、必要な情報をすぐ把握できます。返信文の下書きをAIが作ってくれるのも便利で、急ぎの価格修正や差し替え依頼にも素早く対応できます。文章を考える時間が減るので、制作の流れが止まりにくくなり、締め切り前のバタつきが少なくなりました。