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Microsoft Planner
日本マイクロソフト株式会社
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タスク管理
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優れている点・好きな機能 ・わかりやすいUI その理由 ・新しい仕組みを導入する際、マニュアルを作ったり説明会をしたりと丁寧に導入対応をしないと浸透しない場合が多い。しかしながら本製品はその障壁がほぼなく一週間程度で15名ほどに使ってもらうことが出来た。
欲しい機能・分かりづらい点 ・ワンクリックでグループ全員にタスクを割り当てる機能が欲しい ・その人がタスクが完了したときに、ワンクリックで割当から外れるようにして欲しい その理由 ・担当内全員にタスクを割り振るとき、全員をポチポチと割り当てに追加するのが面倒 ・その人がタスク完了したときに、タスク全体を完了させてタスクを消してしまいがちなので、その人だけが割り当てから外れるようにして欲しい
庶務系のタスク管理に活用しています メモ欄の文字数制限がない？ので周知文をそのままコピペできるのが助かっています
機能が少ないので、使い方を調べなくてもある程度すぐに使えて、タスクの可視化と共有が行えるところ。タスク管理の最低限の機能が気軽に使える。
サブタスクはチェックリストのような形でしか入力できないので、まじめにタスク管理をしようとすると対応できなくなる。サブタスクの複数階層化とサブタスクにも担当者や期日の設定ができるようにして欲しい。
日々のタスクの可視化と共有を行うことで、マネジメント観点での業務整理がエクセル等で管理するよりも効率的に行える部分が得られた。共有についてもブラウザでどこでも見れるのでメンバー間での共有が楽になった。
まずカンバン方式である点がいいですね。ぱっと見で今の状況を判別できるのが良いです。また、操作性もなんとなくで始めれる点も良いです。現在はそのほとんどをPlannerでタスク管理を行っており、チームのみんなも特に説明不要で一緒に始められているので、UIもすばらしく特に違和感なく誰でも始められます。
使い勝手は大変良いのですが、タスクのラベルに色が付けられるようになっているのですが、ぱっと見で分かりにくいのでプラン自体に大きい範囲で色付けができると判別も付きやすくなって管理もしやすくなると思います。
以前は自身のタスク管理にTrelloを使っていましたが、セキュリティ的に心配な部分がありました。しかし、PlannerはMicrosoft365製品の一部なのでそういった点でも安心感がありました。また、Teams内でも利用できるのでチームのみんなも心理的ハードル？（操作をいちいち説明する必要も無く）も無く、ミーティングしながらタスクを起こし、割り振りなどを行うことができました。
・Teamsの各チームに紐づけて、部・課・室単位のTodoを一覧化でき、関係者の登録、開始日と締め切りの登録、誰がその対応を実施しているかなど一目でわかる。 ・OutlookやTeamsの投稿にリンクをつければ、メールやチャットからTodoにそのまま飛ぶことができる。 ・優先順位（締め切り、対応人数、重要性）でソートでき、Todoの対応漏れを極小化することができる。
・入力する際にスムーズに画面遷移をせず、若干時間がかかってしまう。 ・タスクをコピーする際、リスト化している画面ではできず、１項目ずつ表示される画面にいちいち戻らなければならない。 ・関係者をメンションした際、全ての人にタスク完了した連絡がいってしまう。 ・タスクのリマインドが毎日のように来るので、設定できるようにしてほしい。
・課の定例会議で今後２週間のTodoを確認しているが、これまではSalesforceのTodo管理に画面を移していたものの、Teams上でファイル管理とTodo管理ができ、スムーズに会議を進めることが出来るようになった。
かんばん形式でタスクを管理できる機能が２～10程度の小規模チームでの利用に適しています。それ以上の規模になると、マイルストーンやガントチャートが必要になると思うので。 なお、案件や部署によってはタスクの分類ルールが異なるケースがありますが、例えばバケットを工程別（作業前、作業中、完了）に使うやバケットをタスクの種類別（ネットワーク系、ハードウェア系、ソフトウェア系）に使う場合も、バケットとは別のラベル機能もあるため、どちらにも対応できる柔軟性がある点が大変良いポイントです。
タスク内でコメント機能を使うと、既定設定だとメンバー全員にメール通知が行くので、通知回数を減らしたい場合は設定を工夫する必要があります（今後のアップデートで使い勝手の向上に期待）
今まで各メンバーのタスクをローカルサーバーにあるエクセルで管理していたが、同時編集が出来ず（するとファイルが良く破損する）Planner に切り替えたことで、タスクの管理の同時編集が可能になってタスクの更新頻度が上がりました。そのため、タスクの更新・共有ミスを減らすことができ効率化されたため、年間で約30時間程の時間短縮になったと思います。
タスクの進捗、参加メンバー、状況が一目でわかり、また情報共有チャットも兼ねているのでとても使いやすいツールです。 タスク毎に必要な資料をまとめて置いておけたり、タスクの状況をまとめたカレンダーが利用出来たりと、シンプルで使い勝手が良いです。
タスクをまとめてくれるカレンダーですが、複数のタスクが重なっている日だと各タスクの内容が一覧で確認できなかったりするので、表示方法をカスタマイズ出来たら良いなと思います。
仰々しくなりがちな新規タスクの設定ですが、タイトル・メンバー・期限を決めるだけで1分かからず設定出来るので、各タスクに対する心的ハードルが低くなり生産性が上がりました。 また、Outlookと連携していると期限切れのタスクを知らせてくれるのでタスク漏れが減り助かっています。
タスク作成、担当者設定など操作が容易でチームのタスク管理が効率よく行えるようになった。Teamsとの連携もでき、タスクにおける他者とのやり取りや資料を経歴として残せるのもよい。
Teams上での検索機能向上を行ってほしい。フィルタ機能でタスク名の絞り込み等は容易であるが、Plannerのタスクに関連するTeams内でのやり取り内の検索が困難で使いづらい。
多数の管理項目がある業務においてPlannerの利用を開始した。これまではエクセルや紙ベースでのやりとりで行っていたが、Plannerによりやりとりが容易となり、業務工数削減に役立っている。
これまでのプロジェクト管理ツールに置き換わるものというよりは、チーム内の作業タスク、例えば事務的なものや、突発的なものを備忘録的な感覚で登録して、その状況を視覚的にわかりやすく共有するのに適しています。期限超過した場合の強調表示も可能です。ボードやグラフに加えて、カンレダー表記でスケジュールを表示することもできます。 操作性も簡単ですので、すぐに慣れると思います。
定例作業のタスクについて、Outlookの繰り返し予定のような設定ができないため、毎回タスクを新規作成する必要があります。簡易なタスク管理ツールとは言え、さすがに要望が多いと思いますので、機能追加されることを期待します。
Microsoft365のアプリと連動して、SharePointのチームサイト上や、Teamsチャネルのタブに埋め込んでタスクの状況をチーム内で共有することで、コロナ禍でテレワークやスプリット勤務を余儀なくされる中、チームメンバどうしの作業状況を把握しやすくし、チーム全体の生産性の低下防止に役立てています。
まずはメモ代わりに試行してみると良いと思います。
優れている点・好きな機能 ・plannerは、Temas上で作成でき、現在Teams上でミーティングや会議をほとんど実施しているため、タイムリーに業務の進捗管理を共有できるところ
欲しい機能・分かりづらい点 ・数字や集計等をすることができないためタスク上で金額等が必要な場合はベタ打ちになってしまう。
解決できた課題・具体的な効果 ・案件管理において、提案、受注、契約等を複数管理でき、提案→受注→契約への移行もドラッグ＆ドロップで簡単に操作でき、ビジュアル的な操作でできるため、進捗管理が一目でわかるようになり、漏れなどがなくなった。
ボード式のタスク管理ソフト。 基本的なタスク管理や、共有、チームでのタスク管理等を備えている。 一番の魅力としてはteamsの画面上で閲覧できることにある。
マイクロソフトの他ソフトとの競合になるので仕方ないが、簡易でもいいのでガントチャートを作成できると非常に良かった。 複雑なプロジェクト管理は必要としてないが、office365の上位プラン向けでもいいので提供してほしい。
今までタスク管理ソフトを活用してこなかったため、この製品を導入することでタスクの可視化ができた。また、チームでの利用をすることでチームメンバーのタスクもわかるようになったのは非常に良かった。
