社内コミュニケーションの効率化を実現するTeams

改善してほしいポイント

・会議中の画面共有や参加者の映り方が、回線状況によって不安定になることがある。重要会議ではまだZoomを併用している。
・通知の細かいカスタマイズがやや分かりづらく、気を抜くと通知が埋もれるか、逆に鳴りすぎるかの両極端になりがち。
・検索機能はあるが、古い会話やファイルをピンポイントで探すのに時間がかかることがある。もう少し「人・期間・チャネル」を組み合わせた検索精度が欲しい。

どのような課題解決に貢献しましたか？どのようなメリットが得られましたか？

・コロナ以降、リモートと出社が混在する中で、「誰が、どこで、何を話しているか」が散らばっていたが、Teamsに集約することでコミュニケーションの抜け漏れが減った。
・メール中心だった頃と比べて、確認・承認のスピードが明らかに上がり、プロジェクトの意思決定が早くなった。
・会議の録画とチャットログが残るため、「言った・言わない」の齟齬が減り、新しく入ったメンバーのキャッチアップもスムーズになった。
・結果として、打ち合わせ回数そのものは減らしても、情報共有の質は上がり、チーム全体の生産性と心理的な安心感の両方にプラスに働いていると感じる。

検討者へお勧めするポイント

・「メールが多すぎて、どこで何を話したか分からない」と感じているなら、Teamsでチャット・会議・ファイルを一本化すると一気に整理されます。チャネルごとに会話を分けるだけでも、情報の迷子がかなり減ります。
・リモート／出社が混在するチームほど、オンライン会議とチャットが同じ場所にあるメリットが大きいです。会議前後のやり取りや資料共有を、全部同じスレッドで追えるのは地味に効きます。
・会議の録画・文字起こし・チャットログが残るので、参加できなかった人のフォローや、後からの振り返りに強いです。「議事録を書く人の負担を減らしたい」「言った／言わないのトラブルを避けたい」組織には特におすすめできます。

今後導入予定のあるITツール

Web会議ツールの導入
チャットツールの導入
ファイル共有ツールの導入
ペーパレスを実現するためのツールの導入
電子署名ツールの導入
マルウェア・フィッシング対策
条件付きアクセスの導入（いつ、どこで、だれが、どのPCで会社のデータ、アプリにアクセスできるか制御）
BIツールの導入（さまざまなデータを分析・見える化）
PBXのクラウド化（会社の固定電話の着発信、内線通話をPC、スマートフォンなどで行えるようにする）
分からない