会議と共有を一体化した業務改善

改善してほしいポイント

改善してほしい点としては、チャットやチーム、ファイルの構成が複雑になると、目的の情報にたどり着きにくくなるところです。特にチームやチャネルが増えると、どこに何があるのか迷うことがあります。例えば、よく使うチャネルを固定表示したり、関連ファイルや会話をまとめて表示できるビューがあると、探す時間が減りそうです。また、通知設定をもう少し細かく調整できると、重要な連絡だけに集中できて業務の中断も減ると思います。全体的に便利なツールなので、情報整理と集中しやすさの強化に今後期待しています。

どのような課題解決に貢献しましたか？どのようなメリットが得られましたか？

Microsoft Teamsを導入してから、会議準備や情報共有にかかる時間が大幅に短縮されました。以前は会議資料をメールで配布し、最新版の確認に手間がかかっていましたが、TeamsではOneDrive上の同一ファイルを共有できるため、確認作業がほぼ不要になりました。会議前の準備時間は1回あたり15分から5分程度に短縮され、月10回の会議で約2時間の削減に繋がりました。また、オンライン会議と資料共有が一体化したことで、会議後の修正や共有漏れも減り、業務のスピードと正確性が向上しました。

検討者へお勧めするポイント

チャット・会議・ファイル共有を一つのツールで完結できるため、業務の流れを止めずに進められます。OutlookやOneDriveとの連携で会議準備や資料管理もスムーズになり、無駄な確認作業を減らせます。社内外とのやり取りが多い方や、会議や情報共有の効率化を進めたいチームに特におすすめです。

今後導入予定のあるITツール

Web会議ツールの導入
チャットツールの導入
ファイル共有ツールの導入
ペーパレスを実現するためのツールの導入
電子署名ツールの導入
マルウェア・フィッシング対策
条件付きアクセスの導入（いつ、どこで、だれが、どのPCで会社のデータ、アプリにアクセスできるか制御）
BIツールの導入（さまざまなデータを分析・見える化）
PBXのクラウド化（会社の固定電話の着発信、内線通話をPC、スマートフォンなどで行えるようにする）
分からない