ネクストセット・ワークフロー for Microsoft 365の評判・口コミ 全9件

改善してほしいポイント

・画面を作るときに、EXCELフォームビルダーや、フォームビルダーというツールがあるが、この使い勝手がいまいち悪い
・GUIでできるのはいいが、属性設定のところに、JavaScriptの表現が登場するのが、残念なところ
・マニュアルが、わりと作成例がきちんとあるので、それでも、あまり困らないのではあるが、改善してもらえると、完全なノーコードになるので、惜しい

どのような課題解決に貢献しましたか？どのようなメリットが得られましたか？

【導入前のユーザーの課題】
いろんなものがペーパレスになってきているにも関わらず、社内の稟議や旅費精算、各種人事、総務系申請書が紙とはんこで、かなり時代遅れだった。社内で問題提起し、改善策を出すために現状調査すると、それらをハンドリングする工数、EXECEL台帳への記入、採番、承認リードタイム、コピー代、などがバカにできないほど多かった。

【導入前のシステム部門の課題】
これらを電子化、ペーパレス化しようと、稟議申請システムをPower Appsのモデル駆動型アプリで、開発しかけたが、画面もさることながら、権限設定、承認ルート設定など、超えるべき壁が多すぎて途中で開発を中断した。
たとえ頑張って、続行していたとしても、保守が属人化する恐れがあった。

【導入後のシステム部門のメリット】
・EXCELを使った画面作成ツールや、専用のツールがあり、サクサク作ることができる
・関数に相当する「ネクストセットクラス」が多彩で、よくできているので、かなり細かいことができる
・Power Appsでつくるよりずっと簡単
・権限設定もいろいろあって、充実している。承認ルートビルダーもあり、ルート設定が多彩に簡単にできる

検討者へお勧めするポイント

・ランニングコストが圧倒的に安い。初期費用も不要
・チャットボットマネージャを無償で利用させてもらえる
・マニュアルがかなり丁寧につくられている
・Teamsアプリとして、簡単に登録できる
・SharePointなどに文書が保存されないので、Microsoft365の容量を圧迫しない

改善してほしいポイント

各種ツールのマニュアルが用意されていますが、内容的に古い部分があるため、常に最新版を公開していただけると助かります。

どのような課題解決に貢献しましたか？どのようなメリットが得られましたか？

ワークフローの選択肢として配置している各種マスターデータ(組織データ、為替レートデータ、職制データなど)を外部から更新したい要望がありました。
その際、別途用意されているツールを使ってマスターデータを自動的に更新することができました。
当社の場合は、為替レートを月単位に更新しているのですが、今までは手動でマスターデータを更新していましたが、RPAとツールを組み合わせて為替レートマスターを自動的に更新でき時間の短縮を図ることができました。
その他にも、用意されているツールを使っていろんなことができそうです。

検討者へお勧めするポイント

APIも各種用意されていますが、用意されていないAPIでも別途用意されているツールを使ってデータを自動的に更新したりすることができるため情報システム部門の方にとっては便利だと思います。

改善してほしいポイント

私は申請をするだけなので、不満は特にない。たまに権限周りの設定がうまくいっておらず、表示されないなどのトラブルがあるが、sharepoint？の管理がうまくできていないためだと思う。ただ、管理工数がかかるのだろうなとは思っている。

どのような課題解決に貢献しましたか？どのようなメリットが得られましたか？

以前はエクセルで印刷し、表紙を作り、ハンコを押してもらって回覧していた。
回覧の状況を電話や話しかけて進捗を確認し、つつき、状況を確認する。
上長の机には承認待ちの書類がたまる、というのが通常だった。

ワークフロー導入後はこれらが一新され、簡単にテンプレを読みだして、捺印も勝手にされる。チャットボットでTeamsに通知されるので、非常に品雑な作業が一気に消えて爽快だ。

改善してほしいポイント

欲しい機能・分かりづらい点
・なんとなく、最近のツールになれたせいか見づらい気がする
・たまに画像の添付が失敗する
その理由
・ずっと更新されていないから

どのような課題解決に貢献しましたか？どのようなメリットが得られましたか？

解決できた課題・具体的な効果
・大幅に時短
・書類紛失のリスクがなくなった、回覧時に他の人にプライベートな内容を見られずに済むようになった
課題に貢献した機能・ポイント
・紙に印刷して捺印して、状況を随時確認して、ファイリングして・・・という煩わしい管理から解放された

改善してほしいポイント

ちょっとUIが古いかなと思います。
サイトなども古いので、あまり改善する気はない気がします。
あとは特に使っていて不満はありません。

どのような課題解決に貢献しましたか？どのようなメリットが得られましたか？

旧来の方法だと紙やエクセルでやることになりますが。
作成、編集、回覧、つつき、保管など非常に品雑でした。

またテレワーク化を推進するにあたり、システムで完結できるのは工数削減とセキュリティの面で非常に助かっています。

改善してほしいポイント

申請書のひな型を作成するにあたり、テンプレートの編集にはシェアポイントへ入れ込む必要がありました。office365が頻繁にバージョンアップをするので、説明書の画面と実際のシェアポイントとメニューの位置が異なる箇所があり難航しました。
課金対象が、利用者登録や申請ではなく、office365のシェアポイントライセンス付与数なのでシンプルではありますが、実際の使用するユーザー数との差異は生じます。リーズナブルなのでそれでもメリットは感じています。

どのような課題解決に貢献しましたか？どのようなメリットが得られましたか？

初期は個別対応でも問題ありませんでしたが属人化を招き、スケールメリットを出せないでいました。やはりこの料金体系で、offi365と連動し、仕組化できたメリットは大きいです。入り口も普段使いのTeamsへメニュー追加で済んだので、ありがちな別のメニューを作って、アカウント管理が増えるデメリットが少ないです。管理者メニューが別で用意されていますので、使い方を習得すれば複数人でペーパーレス化を進めることができ、今後の展望が計画できました。

改善してほしいポイント

UIがちょっと古い感じです。機能的な問題があるわけではありませんが、もうすこし今風のUIが欲しいところ。スマホなどのモバイルデバイスでのアクセス時の使いやすさも向上すると良いですね。他のシステムとAPI連携できるようになると良いと思います。

どのような課題解決に貢献しましたか？どのようなメリットが得られましたか？

Excelや紙での社内申請がデジタル化でき、かなり効率が上がりました。社内書類に押印は本当に無駄なので非常に助かっています。Microsoft365連携できるのでもともとMicrosoft365ユーザーである当社ではスムーズに社内導入できる点でも助かっています。

改善してほしいポイント

ネクストセットすべてにおいていえる事ですが、ワークフロー画面表示時、多少起動が遅い点を改善して欲しいです。

どのような課題解決に貢献しましたか？どのようなメリットが得られましたか？

以前は他社製グループウェアにて、決まったワークフローを使用していました。
ワークフローのフォーマットが１つしかなく、多様な内容のワークフローに対応することができませんでした。
本サービスであればワークフローの内容にそったテンプレートを作成できるので、必要な情報をすべて入力した状態でワークフローを回すことができるようになりました。

検討者へお勧めするポイント

Office365と連携でき、ワークフロー自体もカスタマイズできます。