メールでの全社案内からの脱却

改善してほしいポイント

欲しい機能・分かりにくい点
・未閲覧者への自動リマインド機能。
・ボードを誤って削除した場合に復元できないため、一時的に保管できるごみ箱のような機能があると良い。
・ボード全体の閲覧数や未閲覧リストなど、管理者が誰が何を見ているか把握できる網羅的な一覧機能があると良い。

どのような課題解決に貢献しましたか？どのようなメリットが得られましたか？

機会損失の防止
rakumoボード導入前は全体告知や重要なお知らせをメールで配信していた。しかし、日々の業務における膨大なメッセージに埋もれ、「見ていない」「知らない」という状況が日常化していた。rakumoボードを導入し、「速報」や「未読・既読（回覧）」を活用することで、「見ていない」「知らない」状況が減少し、社内情報伝達がスムーズになった。重要な掲示はトップ画面に固定し、管理者が誰が確認していないか把握できるようにし、未読者へのリマインドも容易になり、重要通知の既読率が導入前の約60%から95%に向上した。
情報探索時間削減とナレッジ属人化解消
各種ドキュメントや最新フォーマット、提案資料、技術要件などがGoogleドライブの深い階層に埋もれ、「あの資料、どこにありますか？」という無駄な問い合わせコストが日々発生していた。そこで、部署やプロジェクトごとにボードを明確化し、よく使うドキュメントやリンクを一枚のボードにまとめてピン留めすることで、社員が情報に容易にアクセスできるように運用した。これにより社員1人あたりの「情報・資料を探す時間や問い合わせの時間」を大幅に削減した。

検討者へお勧めするポイント

既にGoogle Workspaceを導入している企業にとっては、導入コストが低く、おすすめです。Google Workspaceの導入を検討している方にとっても、同時導入のハードルが低く、最適なツールだと思います。