良いポイント
弊社がrakumoキンタイを導入した背景
・労働安全衛生法の改正に伴い、「客観的な労働時間の記録を把握する必要」が発生したため、勤怠管理システムの導入が必要となりました。そのため、数社のシステムを比較検討した結果、費用対効果に優れている、rakumoキンタイを採用しました。
・従来は、手書きやメールでの申請であり、管理者がEXCELシートに入力して集計し、時間外勤務や有休日数などを管理しておりました。作業が煩雑であり、集計ミスも発生していたため、システム化を検討しておりました。
優れている点・好きな機能・その理由
・比較検討した勤怠管理システムは、初期導入費用と運用費用が発生し、かなり高額なコストとなりましたが、rakumoキンタイは、安価な費用での導入が可能です。
・比較的簡単な操作にて、適正に、労働時間を記録し、客観的に把握し管理することが可能であるため、法改正に対しても十分マッチしていると考えております。
・システム運用時に、最も注意すべき点として、セキュリティー対策がありますが、Google Workspaceとの連携となるため、セキュリティー対策は、全てGoogleに任せることができます。
改善してほしいポイント
欲しい機能・分かりづらい点
・初期設定の際には、システムの概要を理解し、操作方法に慣れるまでに、少々手間取りました。特に、Google Workspaceとの連携のため、Google側の設定とrakumo側の設定との識別理解に戸惑いました。
・マニュアルを読みながらの設定となりますが、もう少し判り易いマニュアルになると良いと思います。
・一時的に、「Googleのユーザー停止した社員」とは別に、rakumoキンタイが使用できる機能があると良いです。または、休職者に対する対応機能があると良いと思います。
その理由
・Google側の設定とrakumo側の設定とが、簡単に判る様なマニュアルがあると良いと思います。（Google側の内容のため、記載方法が難しい？とも思いますが）
・産休、育児、傷病などの理由で、一時的に会社を休職する場合があります。この場合には、就労外とする必要があり、Google側にて、一定の期間「ユーザーを停止」する必要があります。「Googleのユーザーを停止」すると、rakumoキンタイが使用できなくなり、社員全体の勤務時間集計ができなくなってしまいます。
どのような課題解決に貢献しましたか？どのようなメリットが得られましたか？
解決できた課題・具体的な効果
・社員本人が、個々に勤務時間や有休日数などを管理することができる様になりました。また、過去の申請内容を振り返ることができ、客観的な事実として、労働時間を把握することができる様になりました。特に、有給休暇の残日数を確実に把握することが可能となり、計画的な有給休暇の取得や取得日数が少ない社員に対する指導などが容易となりました。
・従来は、残業時間の管理が、大まかな状態でしたが、上席者が「スタッフの勤務状況」画面にて、簡単に状況を確認することができる様になりました。
・有給休暇は、rakumoキンタイ画面からの申請となるため、特に若手社員や入社年数の浅い社員などは、積極的に申請し易い状態となりました。
課題に貢献した機能・ポイント
・社員は、簡単に、パソコンやスマホにて、出勤・退勤の時刻を打刻できる点が、最も課題解決に貢献していると思います。また、有給休暇も、計画的に申請し、取得できる点も良いと思います。クラウド上での管理となるため、社外からの勤務時間の申請もとても簡単です。
・社員の勤務時間の管理者も、比較的簡単に管理し、集計できる点も貢献していると思います。
検討者へお勧めするポイント
まだ、「客観的な記録による労働時間の把握」が不十分な規模の小さい組織の方には、費用対効果が優れているrakumoキンタイが最適だと思います。
特に、優れていると考える点
・Googleにて、万全なセキュリティー対策が得られます。
・社員は全員、パソコンやスマホを使用して、社内・社外を問わず、簡単に出勤・退勤の時刻を打刻できます。また、有給休暇の申請も、思った時にタイムリーに申請することができます。
・入力ミスや打刻忘れの場合には、出勤簿に赤枠が表示されているため、月末に振り返ることにより、簡単に気付くことができます。
・社員の労働時間の管理者は、月末に、簡単に全社員の勤務状態を確認することができ、疑問がある場合には、最終集計の前に、本人に確認することができます。
・「ダッシュボード画面」にて、「実労働時間が多いスタッフ」「法定外時間外労働が多いスタッフ」「年次有給休暇の取得日数が少ないスタッフ」などが、グラフ表示されるため、全社員の勤務状態を瞬時に把握することが可能です。
