Workspace連携が一番のメリット

改善してほしいポイント

現状のデザインは、全体的にやや古さを感じることがあります。ユーザー側でテーマやレイアウトをカスタマイズできる機能を希望します。
また、書類の申請部署がGoogle Workspaceのグループと連動している点は管理効率に貢献しますが、申請者によってはその紐付けが直感的に分かりづらい場合があります。
また、役職という属性を使用したフローを作ろうと思うとrakumo側で別途設定する必要があるため、Google Workspaceとの完全な連携とはならず、二重管理の手間が発生します。
さらに、このシステムを超えた連携が可能なAPI機能は提供されていますが、こちらは別途有料サービスとなるため、費用面での考慮が必要です。

どのような課題解決に貢献しましたか？どのようなメリットが得られましたか？

・ペーパーレス化と業務効率の向上: 従来の印刷・押印・回覧といった手間が一切なくなり、申請から承認までのリードタイムが大幅に短縮されました。紙の消費削減にも繋がり、関係部門の負担も軽減されました。
・場所を選ばない承認体制の確立: GWS連携により、出張中やリモートワーク中でもスマートフォンやPCから申請・承認が可能です。承認者の不在による業務の停滞や遅延が解消され、緊急性の高い案件も迅速に対応できるようになりました。
・情報の一元管理と検索性の向上: 申請データが電子化され、システム上に蓄積されるため、過去の申請内容や承認履歴が検索・参照できるようになりました。これにより、情報共有がスムーズになり、業務の透明性や内部統制の強化にも貢献しています。

検討者へお勧めするポイント

すでにGoogle Workspaceをご利用なら、連携により導入・構築が非常にスムーズ。場所を選ばない効率的なペーパーレス化を実現したい企業に最適です。