rakumo ワークフローの評判・口コミ 全204件

改善してほしいポイント

電帳法の改正に伴い、現状のワークフローから何を是正すべきなのかがマニュアルで確認する必要があった。
(結果的に是正点は少なかったが。)

どのような課題解決に貢献しましたか？どのようなメリットが得られましたか？

・コロナ禍での柔軟な勤務体制に対応。勤務者、承認者は外からでも申請、承認、情報共有が出来る。
・クラウドサービスによるデータ(紙、データ)紛失の防止。
・見える化。承認状況、承認経緯などの確認が可能。

改善してほしいポイントは何でしょうか？

様々な設定で様々な経路を実現できる反面、誰をどの役職に設定しているかとか、この役職はどの経路で使われているかといった確認が難しくなってきました。一括出力の機能や、役職画面からの逆引きができると管理面で重宝しそうです。
あとはワークフローのひな形を編集する際、そのまま本番環境を編集すると支障が出るので、修正版みたいなのを裏側で作りつつ、「一括反映！」とか「時間を指定して反映」みたいな処理で切り替えられると助かります。

その他、細かいところで他のユーザから挙がるのが、個々のユーザのワークフローの一覧画面の「全ての申請」などの画面で、申請日や申請区分でのソートやフィルタリングが容易にできるようにしたい、コピー申請する時の確認メッセージが「経路のコピーを行ないますか」「OK」「キャンセル」だとわかりづらく、「コピーして進める」「コピーしないで進める」等に変更してほしい、といったものがあります。

どのようなビジネス課題を解決できましたか？あるいは、どのようなメリットが得られましたか？

これまで書類ベースで行なっていた多くの申請について、拠点が増えたりテレワークが進むことなどにより、電子ベースで行ないたい、というニーズが社内でも高まってきました。
その際に課題だったことが、例えばワークフローの回覧者を「申請者が〇〇部門の場合は自部門だけでなく関連する部門に回したい」、「ある申請者の場合は、承認者を〇〇さんにしたい」などといった複雑な承認フローを求められることがあります。そのようなフローも都度、誰に回すかを入力しなくても設定を作りこむことにより経路をきちんと設定できるようになるので、あらゆる定型的な紙運用のものを電子ワークフロー化する、ということを継続して実行できていっています。

検討者にお薦めするポイントがあれば記入ください

導入するシステムの検討時に、自社の運用に合っているかどうか、機能が満たせているか、というのも大事なポイントだと思います。それに加えて、全社導入するシステムは切り替えが容易ではないので、今後の拡張性や利用者の要望を捉えてくれるか、という点も大事な要素だと考えています。

自身がこのサービスを利用し始めてから5年以上が経過しますが、当初から徐々に機能が追加されていき、各段に使いやすく、便利になっていると実感しています。そういった、機能が進化していくという点は非常にお薦めしたいと思います。
利用者が課題意識をもって要望をあげることで、機能が拡張されていくのは非常に魅力的ですし、要望として挙げた機能が追加されるのは、一緒にサービスを作っていっているという気持ちに繋がります。検討段階での機能性などによって迷う場合は、是非rakumo担当者の方と相談してみてください。

改善してほしいポイントは何でしょうか？

ワークフロー単体だと特にない。他機能（経費精算、グループウェア）との連携において、もう少し連携の仕方が増えてくると（弊社が使いこなせていないだけかもしれないですが、、）よりよくなると思う。
UI自体はシンプルでPC1stという感じで、スマホベースだと若干の使いにくさを感じることもあるので、そこに関しては改善の余地がある様に感じる。

どのようなビジネス課題を解決できましたか？あるいは、どのようなメリットが得られましたか？

横行していた属人的な決済を、きちんと組織としての申請ルートに則り決済する様にすること。また、それにより不信感がメンバークラスから募ることを避けることに繋がった。
ワークフローのルールを組織に定着させることで、書類の不備や準備に関しての緊張感が1段階高まるため、結果顧客とのやり取りにおけるイージーミスも減る様になったと感じる。

検討者にお薦めするポイントがあれば記入ください

おそらく、運用担当の方が適切にカスタマイズを行う必要があるかなと思っており、そこに関して工数をかける覚悟があればスムーズに導入が進むと思われます。逆に、シンプルにありものを使いたいという場合は、他のツールを選択した方が良さそうに感じます。

改善してほしいポイントは何でしょうか？

監査等で、申請内容を別保存しようとする際に、CSVでエクスポートして、加工しなければならないので、帳票出力機能があると良いと思います。

どのようなビジネス課題を解決できましたか？あるいは、どのようなメリットが得られましたか？

稟議システムを構築する際に、既に導入していたGsuiteを前提として決定しました。
導入時もさることながら、管理面でも工数少なく導入できました。
WFなので、機能は一般的かと思います。

検討者にお薦めするポイントがあれば記入ください

当時、GsuiteでのWFはこの製品しか選択肢がなかったのですが、問題なく利用できる

改善してほしいポイントは何でしょうか？

添付ファイルの検索をGoogleドライブから行うのだが、フォルダの並びのUIが少し悪いため、ファイル検索が面倒くさい。
文字検索は可能なものの、サムネイル表示してもらえると選択が容易になる。

どのようなビジネス課題を解決できましたか？あるいは、どのようなメリットが得られましたか？

以前は別のワークフローシステムを利用していたが、接続に時間がかかっていた。Rakumoワークフローでは速度も申し分なく、移動中に携帯からも容易に申請・承認が可能となり、操作も容易。
また、メールで承認通知がくるため、タイムリーに申請作業が可能。

改善してほしいポイントは何でしょうか？

シンプル過ぎるがため、多機能を求める企業や、申請のフローが異なり過ぎる企業には合わないだろうと思っています。
バージョンが幾つかあるとより多くの企業の支援ができそうですね。

どのようなビジネス課題を解決できましたか？あるいは、どのようなメリットが得られましたか？

・社内の承認作業のオンライン完結（判子リレーなどが必要なくなりました）
・拠点が複数ある場合、オフィスが何階かに階層が分かれている、などの場合に移動コストが削減でき、大変助かっています

改善してほしいポイントは何でしょうか？

検索がお粗末。自己承認が通っていないものは検索できなかったり、キーワードに上手く引っかからなかったり、カテゴリごとの検索ができなかったり、と検索部分の改善は強く望まれる。
また、使い方によって長らくワークフローを自身の所で意識的に止めておく必要がある場合もあるが、そういった際に特定の承認のみソートする機能などもないため、承認件数が溜まっていく、などの弊害もある。

どのようなビジネス課題を解決できましたか？あるいは、どのようなメリットが得られましたか？

従来メール承認だったものを本ワークフローで承認、とすることで過去の承認有無を確認したり、承認時のコメントを見返したり、といったことができるようになり、承認プロセスが円滑になると共に、「なぜこの決定に至ったか」ということも抜け漏れなく追えるようになった。

検討者にお薦めするポイントがあれば記入ください

ワークフローを新規に構築したい、という場合は価格面も優れており、使い勝手からもオススメできます。ただ、「こういう機能に対応してほしい」というカスタム的な部分が弱いので、今ある機能を上手く工夫して使っていく、というスタンスであればとてもおすすめできます。

改善してほしいポイントは何でしょうか？

ワークフロー申請での承認ルートを申請の都度、変更できるのはありがたいが、変更した承認ルートを下書き状態でも保存できるようにしてほしい。下書きで保存しようとすると、承認ルートが保存できず、デフォルトに戻ってしまうのが不便。

どのようなビジネス課題を解決できましたか？あるいは、どのようなメリットが得られましたか？

業務のスピードアップを目的として導入したが、導入作業自体もスピーディに実施でき、全ユーザへの浸透も早かったので、導入効果を想定以上に早く実感できた。出張外出先でもスマホで利用できるため、稟議書等の決裁や情報伝達スピードが段違いに早くなった。

検討者にお薦めするポイントがあれば記入ください

スマホでの併用により導入効果が大きく上がります。

改善してほしいポイント

現在のワークフロー環境においては、主に以下2点の課題が生じております。
1. 組織変更時のメンテナンス負荷
組織・人事情報との連携機能がないため、異動や組織変更のたびに回覧ルートの再登録作業が発生している。
2. 承認ルートの統制（ガバナンス）不足
「承認者を課長に限定する」といったシステム制御ができないため、申請者の判断で課長以外を承認ルートに設定できてしまう状態となっている。

どのような課題解決に貢献しましたか？どのようなメリットが得られましたか？

申請作業の一本化による業務負担の軽減
煩雑なメールでのリレー方式から脱却し、1回の起票で適切なルートへ自動回覧される仕組みを実現。申請から承認までの手間を大幅に削減しました。
1. 承認遅延の防止： 進捗の可視化と自動リマインド通知により、確認漏れや停滞を防く事ができる
2. 監査対応の円滑化： 「いつ・誰が承認したか」の正確な履歴が残るため、監査時の記録として有効となる
3. フォーム作成の手軽さ： ITの専門知識がなくても、自社業務に合わせた申請書を柔軟に作成できる
4. 定型業務の時短： 過去の申請内容やフォームをコピーして再利用できるため、入力の手間を省ける