社内掲示板_情報共有として活用！【ITreview】IT製品のレビュー・比較サイト

良いポイント

良さは、「とにかく迷子にならなくなること」です。以前は、最新版のファイルが誰のローカルPCにあるのか分からず、メールで「最新はどれですか？」と確認するのが当たり前でしたが、SharePointに統一してからは、常に“今この瞬間の正式版”にアクセスできる安心感があります。また、ファイルを開くたびにバージョンが自動で記録されるので、過去の版に戻したいときでも一瞬で復元でき、資料作成の心理的ストレスが大幅に減りました。個人的に気に入っているのは、Teamsで資料を開くと自動的にSharePointに保存される点で、「意識しなくても正しい場所に保存されている」という安心感は他のクラウドサービスにはない魅力です。

改善してほしいポイント

情報共有の基盤として便利な一方で、「どのサイトに何があるのか」「どの階層が公式の保存場所なのか」が直感的に分かりづらいことが多く、使い慣れていないメンバーが迷ってしまう場面がよくあります。また、リンクの遷移が複雑で、気づかないうちに同じ資料が複数の場所に重複して保存されてしまうこともあり、「正しいファイルはどれか」を確認する時間が発生してしまいます。今後は、AIが自動的に重複や旧バージョンを整理し、「このファイルが正式版です」と明確に示してくれる機能や、プロジェクトごとの情報を一画面で俯瞰できるダッシュボードのような仕組みがあれば、さらに利用者のストレスが減り、業務のスピードと組織全体の意思統一が向上すると期待しています。

どのような課題解決に貢献しましたか？どのようなメリットが得られましたか？

導入によって最も改善されたのは、「資料を探す時間」と「最新版の確認にかかる心理的ストレス」です。以前は、会議直前に最新版がどれか分からず、メールを遡ったり、同僚に確認したりするのが当たり前でしたが、SharePointで一元管理されるようになってからは、“公式ファイルはここにある”という共通理解が社内で定着しました。プロジェクト単位のポータルに議事録・提案資料・承認済みファイルが整理されているおかげで、新しく参加したメンバーでもすぐにキャッチアップが可能になり、情報の属人化が解消されました。その結果、資料探しや確認作業に費やす時間が明らかに減り、本来の業務（戦略検討や意思決定）に集中できるようになった点は大きなメリットです。

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