グループ全体を繋ぐイントラサイトをWord感覚で簡単作成

改善してほしいポイント

サイト作成自体は容易な反面、アクセス権限や編集権限の管理が非常に複雑で分かりづらい点が課題です。例えば、正社員向けや時間給社員向けの就業規則、昇格試験の過去問、面接マニュアルなどをサイトに掲載していますが、これらを「誰がどこまで編集できるか」を制御する設定が直感的に行えません。他社のNASなどであれば「このグループにこの権限」と明確に設定できるのに対し、SharePoint特有の仕様を理解していないと迷子になります。一般的なデジタルリテラシーだけでなく、マイクロソフト製品に対する深い知識と経験が求められるため、権限管理のインターフェースをもっと分かりやすく、明確化してほしいと強く感じます。

どのような課題解決に貢献しましたか？どのようなメリットが得られましたか？

入社時の手続き案内や社内規程、マニュアル類をすべてイントラサイトに集約できたことで、情報共有が劇的にスムーズになりました。掲示板機能を活用し、全社へのリアルタイムな周知事項（訃報連絡やホットな話題など）を簡単に発信できるのも便利です。
また、Formsなど他のM365製品との連携が最大のメリットを生んでいます。勤怠修正以外の各種書類提出用Formsをサイト上に設置し、従業員にアップロードさせる仕組みを作りました。これにより、従来は「従業員と特定の担当者」の1対1で行っていたメール対応が「従業員と担当グループ全体」での対応に変わり、業務の属人化が解消されました。担当者が気兼ねなく有給休暇を取れるようになり、心理的安全性向上に大きく貢献しています。

検討者へお勧めするポイント

SharePoint単体で導入する企業は少なく、Office 365（Microsoft 365）のパッケージの一部として利用を検討されるケースがほとんどだと思います。もし既にM365を契約しているのであれば、これを使わない手はありません。特に不特定多数の従業員が閲覧する社内ポータルやイントラネットの構築においては、非常に光るツールです。権限管理の面で少し学習コストはかかり、難しい部分もあると書きましたが、設定自体は間違いなく可能です。全社的な情報共有の場を作りつつ、他のツールと連携させて業務を効率化したい企業には、自信を持っておすすめできます。