メールとエクセルのバケツリレーを卒業し、学内業務をスマート化

改善してほしいポイント

そもそも、どの部品を使うと何ができるのか、がわからず一つ一つの部品をオン・オフしながら試すのが膨大な時間が必要でした。また、不明な点があった時に誰にも聞くことができなかったため、習得するまでに時間がかかってしまいました。

どのような課題解決に貢献しましたか？どのようなメリットが得られましたか？

ある業務において、学内の教員100名以上に対して教員が入力し、回答するためのエクセルファイル（すべて固有のファイル）をメールにて送る必要がありました。

エクセルファイルにはパスワードをしていましたが、送り間違える可能性もあり、かなりの神経を必要としました。
また、メールで双方向のやり取りが複数回発生すると、対応に抜け漏れが生じる可能性もあり、注意が必要でした。

SmartDBでは対象教員に対して一斉にメール通知ができ、通知されたメールにあるリンクから個々の教員に必要な個別の情報を提供でき、かつ、情報収集を簡易にすることもできるため、作業効率が格段に向上しました。

また、未回答教員へのリマインドも自由に設定することができ、作業全体にフィットする仕組みを業務担当者自身が作成できたことも大きなメリットでした。

作業時間としては、メールの送受信対応に係る時間、個別ファイルを作成する時間、未回答者へのリマインドを準備するための時間、など10時間程度かかっていたものが1時間程度になったと思われます。