良いポイント
もともと、電子帳簿保存法改正に合わせて導入を決めましたが、これらに関する機能が充実していて助かります。
特に、『文書を管理する』という一連の機能は、逆にこれがなければ、どうやって、証憑ファイルの健全性を証明するのか分からないレベルです。
また、タイムスタンプとの連携のおかげで、保存要件を満たすファイルが簡単に保存出来ます。
おそらく、セキュリティ管理がしっかりしているので、タイムスタンプがなくても改ざんがないことを示せそうですが、監査的にグレーになる可能性がありますので、運用と合わせた証憑が残せるのは良いですね。
実運用上では、このアプリを操作して保存するのではなく、ブリッジ機能を使った外部システムとの連携こそ真価を発揮するようです。
弊社の場合、全社ポータルサイトで各担当者から受け付けた証憑ファイルに、会計システムのマスタ情報から取得した取引先名を付与して保存するようにしましたが、ありがちな『各利用者に登録させたら社名がバラバラになって検索出来ない』という悲劇が起きませんでした。
改善してほしいポイント
アプリの画面は『機能の多いエクスプローラー』といった感じで、ファイル管理ツールに機能アイコンが多数、並んでいるようなものですが、フォルダやファイルがある前提で、そこから登録と検索の両方が出来るようになっているので、むしろ、登録と検索、それぞれに特化した画面があったほうが分かりやすいと思っています。
確かに、文書管理＝キャビネット的な発想は分かりますが、ツリー型のフォルダ構造表示は、分かる人にしか分かりづらく、また、それを設定する方も、どういう形にしたら分かりやすいのか、色々と悩みどころが多いです。
登録や検索といった動作には、その目的がありますので、それらの目的に特化した画面が簡単に作れると良いなと思います。
また、利用者のロール設定はセキュリティ上、必要な機能ですが、実際の画面がどう変わるか、シミューレーションできると良いなと思います。
『経理部門の一般の人の画面』といった感じで、ロール設定に合わせた画面構成が分かると、管理上も、また説明など、色々な面が楽になると思います。
どのような課題解決に貢献しましたか？どのようなメリットが得られましたか？
改定・電子帳簿保存法に、短時間で対応出来たのは大きなメリットです。
おそらく、多くの会社さんで同じことがあったと思いますが、制度そのものの理解が多少なりとも進む一方で、では、具体的にどうするの？という部分がなかなか煮詰まらず、タイムリミットが近づいている状況ではなかったでしょうか？
弊社も同じ状況でしたが、最終的には、全社ポータルサイトで証憑ファイルを一括で集め、Google Apps Scriptを介してデータを取得し、ここから、invoiceAgentのブリッジ機能を使って登録する仕組みを、約１ヶ月で構築出来ました。
社内ポータルに集約することで操作教育など不要のまま使うことが出来、利用者は無意識のうちに『電帳法対応』が完了し、その混乱を避けることが出来ましたし、経理部門の業務スタイルを大きく変えることもありませんでした。
検討者へお勧めするポイント
文書管理と銘打った製品は多々ありますが、外部システムとの連携に注目すると、良い選択肢だと思います。
