そこで本記事では、導入前に機能と使い勝手を確認できる「無料トライアル」を設けている文書管理ツールを7つご紹介します。無料トライアルを活用して、自社に合ったツールを効率的に導入しましょう。

DirectCloud：大企業や大容量ファイルを管理したい企業におすすめ

DirectCloudは、法人向けの多機能なオンラインストレージサービスです。メールでリンクを共有するだけで、メール送受信ができない大容量ファイルなどを安全に受け渡しできます。データ暗号化、不正アクセス対策など高いセキュリティを有しており、機密文書の管理にも適しています。

管理者機能も搭載しており、使用機能制限やアクセスレベル設定などの管理作業を効率化できます。ユーザー数に関わらない容量ごとの料金プランなので、大企業や取引先とのデータ共有が多い企業におすすめです。

・DirectCloudの無料トライアル内容

トライアル期間：30日間。期間終了後に自動解約

機能：有料版と同じ標準機能を体験可能。オプション機能は要相談

・DirectCloudの参考レビュー

・ユーザー数無制限の容量課金タイプの為、ユーザーの増減を気にする必要が無い。
　ユーザー数課金の場合は、増減の度に社内申請が必要となる為、非常にありがたいです。
・クラウドストレージとして必要な機能は一通りあると思います。
　また、ビジュアル・操作面も良く出来ており、直感的に使うことが出来ます。
・サポート面も良い印象です。レスポンスが良く丁寧です。FAQも充実している為、運用で躓く事が有りませんでした。
・操作ログはかなり細かいレベルで保持しています。この場合、必要なログの抽出が大変なのですが、
　ログの抽出機能がしっかりしているので、必要な時に必要なログをすぐに取得する事ができました。

DirectCloudへのレビュー「ユーザー数無制限の容量課金タイプでコストパフォーマンスが高い」より

DocuWorks：紙の書類を管理するような使いやすさが魅力

DocuWorksは、文書の作成から受け渡しまで一貫してスムーズに管理できるドキュメントハンドリング・ソフトウェアです。外部アプリケーションで作成した文書やスキャンした書面をDocuWorks文書に変換し、一元管理します。ExcelやWord、PDFなど形式が違うファイルをすべて統合し、結合したり順番を入れ替えたりと、紙の書類を整理するように保管できるのが特徴です。

テキストやスタンプの追加で文書に注釈やコメントをつければ、グループ内で校閲、編集などをチェックするワークフローを効率化できます。基本パッケージなら、1ライセンス17,800円で導入できるリーズナブルな価格設定も魅力です。

・DocuWorksの無料トライアル内容

トライアル期間：60日間

機能：有料版と同じ標準機能を体験可能。オプション機能は要相談

・DocuWorksの参考レビュー

バラバラに出力したデータを、1つにまとめられる事が魅力です。

仕事上、300ページを超える計算書等をよく作成していますが、単元ごとに出力してまとめておけるし、並び替えも用意。
更新があった節だけを入れ替えていけば良いので、完成品の全体を最初からイメージしながら、作業できる。

付箋機能や、ページを自動でつけてくれる機能が便利で重宝している。

DocuWorksへのレビュー「計算書作成に欠かせないソフト」より

eValue V 2nd Edition：ワークフロー全体の改善に効果的

eValue V 2nd Editionは、「ドキュメント管理」「ワークフロー」「スケジューラ」「コミュニケーション」機能を搭載したグループウェアです。システム上で「文書の共有」「申請から承認のプロセス」「コミュニケーション」を行えるので、部署や会社全体の業務フローを効率化できます。企業内検索オプションを追加すれば、ファイルを横断的に検索して目的の情報をすばやく探し出せます。

サポート体制が充実しており、専門知識を持ったエンジニアがスピーディに対応してくれるのも魅力です。

・eValue V 2nd Editionの無料トライアル内容

トライアル期間：30日間

機能：有料版と同じ標準機能を体験可能。管理者機能はオンプレミス版のみ使用可能

・eValue V 2nd Editionの参考レビュー

・電子帳簿保存法が2024年1月から施行されるため、社内の文書管理システムの導入を予定していた。
　JIIMA認証取得済みのため、当システム導入にて電子帳簿保存法の対応が行えた。

eValue V 2nd Editionへのレビュー「JIIMA認証取得済みの文書管理システム」より

Working Folder：取引先とも連携しやすいクラウドストレージサービス

Working Folderは、文書管理用のクラウドストレージサービスです。ファイルをアップロードすれば、指定先に通知メールが送信されます。メールに記載したURLから文書にアクセスできるため、取引先とスムーズな情報共有が可能です。利用するにあたって、取引先がシステムに登録する必要はありません。

同社が販売する複合機と連携すれば、オフィス外からのFAX送受信を可能にします。テレワーク導入にも役立つでしょう。

・Working Folderの無料トライアル内容

トライアル期間：60日間

機能：有料版と同じ標準機能を体験

・Working Folderの参考レビュー

社外の人とオンラインで文書のやり取りをするときに必ず利用してます。アカウント登録などしなくても専用URLからWorkingFolderを介して文書のダウンロードが行えます。これだけだとクラウドストレージサービスと何ら変わりませんが、文書のアップロードまで行えてしまうので社外の人の文書を共有する専用窓口として利用できます。

Working Folderへのレビュー「安全に簡単に文書共有が行える」より

invox電子帳簿保存：低コストで電子帳簿管理を始められる

invox電子帳簿保存は、文書保存10件まで無料で利用できるリーズナブルな文書管理システムです。第三者機関の認証を取得しており、電子帳簿保存法に対応した検索要件・タイムスタンプ機能などを搭載しています。「invox受け取り請求書」「invox発行請求書」と連動させれば、請求書の発行・受け取りの入力作業を自動化することが可能です。

有償プランも月額1,980円・保存データ5万件・ユーザー数無制限で利用できるため、コストを抑えて電子帳簿保存に対応したい企業におすすめです。

・invox電子帳簿保存の無料トライアル内容

10人まで無料で試すことが可能。機能やトライアル期間は要相談

・invox電子帳簿保存の参考レビュー

1.料金が安いので、電子帳簿保存対応が必要な書類か悩んだら、とりあえず保存してもらう運用にしたため、細かいルールを教える必要なく導入することができた。
2.メールによるアップロードが非常に便利である。
2-1.各事務所に設置している複合機のスキャンメール機能を使うことで、各担当者に書類をINVOXでアップロードしてもらう運用ができた
2-2.担当者が取引先から受け取ったPDFをそのまま転送することでアップロードできる
2-3.担当者が取引先へ書類を送信する際に、アップロード用のメールアドレスを宛先に入れることで、自社控えの書類をアップロードすることができる

invox電子帳簿保存へのレビュー「とりあえずアップロードさせることで電子帳簿保存に対応」より

機密文書や電子帳簿保存法に対応した、セキュリティの高いシステムは以下の記事でも紹介しています。ぜひ合わせてご一読ください。

機密文書でも対応可能。セキュリティに優れた文書管理ツール4選

Alfresco Content Services：高機能であらゆるコンテンツを一元管理できる

Alfresco Content Servicesは、高機能で拡張性の高い文書管理システムです。OSS（オープンソースソフトウェア）なので、システムの拡張やコンテンツの充実、カスタマイズ性に優れており、Microsoft365・Google Drive・Outlookなどとシームレスにつながれます。

あらゆるアプリケーションの文書を一元管理して、アプリケーションを横断した高精度な検索で業務を効率化することが可能です。高機能なツールを自社に合わせてカスタマイズしたい企業におすすめです。

・Alfresco Content Servicesの無料トライアル

オンライン版：14日間、ダウンロード版：30日間

機能：ファイルのアップロード、編集、共有機能を利用可能

Alfresco Content Servicesの参考レビュー

ドキュメント管理用のオンラインストレージとして利用すると非常に高機能で、アドオンなども独自開発、追加が可能。
・Webブラウザからドキュメント管理(ファイル)をアップロード・閲覧・ダウンロード
・ワークフローを作って、レビューなどの承認フローなどを組める
・Officeファイルなどを開かずにプレビュー可能
・バージョン管理、タグ管理など

Alfresco Content Servicesのレビュー「非常に高機能なECM、オンラインストレージ」より

ピンシーパーク：社内のノウハウやナレッジ共有に強み

ピンシーパークは、経験豊富な従業員のノウハウや、担当者ごとに管理する文書を一元化して共有できる文書管理プラットフォームです。ドキュメント内検索や主要語抽出など、高い検索機能を有しているのが特徴です。ノウハウや調べた情報を簡単にドキュメント化するクイックメモ機能は、トラブルシューティングやナレッジを蓄積して情報を資産化するのに役立つでしょう。

5ユーザー・1GBまで無料できる、業界最安水準の価格設定も魅力です。有償版プランは導入時に手厚いサポートを受けられるので、ITに弱い企業も安心して申し込みできます。

・ピンシーパークの無料トライアル内容

5ユーザー/1GBまでの無料プラン

期間：無制限

無料トライアルで機能と使いやすさをチェックしよう

文書管理ツールは、管理したい文書の種類や導入目的に合わせて選ぶことが大切です。ただし、初期費用などの導入コストがかかるので、費用対効果を慎重に検討する必要があります。導入後の失敗を防ぐためにも、企業の口コミや無料トライアルを利用して、「目的や業務に合っているか」「操作はしやすいか」などを確認しましょう。

投稿 無料トライアルのある文書管理ツール7選！参考レビューをピックアップ は ITreview Labo に最初に表示されました。

クラウド化する際の注意点と、クラウド保存に適した書類など、文書管理に役立つ情報をまとめてご紹介しますので、ぜひ参考にしてください。

文書管理をクラウド化するメリット

文書管理をクラウド化するメリットは以下の5つです。

• 場所を選ばずにアクセスできる
• 情報共有のスピードが上がる
• セキュリティを強化できる
• 低コスト・短期間で導入しやすい
• 維持管理コストが低い

ひとつずつ詳しく見ていきましょう。

場所を選ばずにアクセスできる

クラウド化の最も大きなメリットは、場所を選ばず文書にアクセスできることです。自社サーバーに文書を保管している場合、オフィス以外からアクセスできません。一方で

クラウドサービスは、インターネット環境があればどこからでも利用可能です。外出先や出張中、テレワークでも、条件が整えば必要な文書にアクセスできるので、業務効率が上がり柔軟な働き方が実現します。

情報共有のスピードが上がる

2つ目のメリットは、情報共有のスピードが上がることです。クラウドで管理すれば、取引先や遠方にいる相手とリアルタイムで文書を共有できます。常に最新の情報にアクセスできるので、業務状況を把握しやすくなりチーム内のフォロー体制強化にもつながります。

セキュリティを強化できる

3つ目のメリットは、セキュリティを強化できることです。オフィス外に文書を持ち出す場合、情報漏洩が起きるリスクが高まります。クラウドサービスを提供する企業の多くは、セキュリティ対策に力を入れており、なかには第三者機関の認証を受けている企業もあります。セキュリティ対策に膨大なコストや人員をかけられない企業には、特に大きなメリットでしょう。

低コスト・短期間で導入しやすい

4つ目のメリットは、低コスト・短期間で導入しやすいことです。クラウドサービスは、企業が提供するサービスパッケージを利用します。そのため、システム開発費用やインフラ整備費用がかかりません。多くは月額料金制や従量課金制で、初期費用を抑えて導入できます。

また、申し込み翌日から利用できるなど、短期間で導入できるのもメリットです。導入したシステムが使いにくかったり、業務形態や会社の方針変更などでシステムが合わなくなってしまったりした場合も、すぐに乗り換えられるでしょう。

維持管理コストが低い

5つ目のメリットは、システムの維持管理コストが低いことです。クラウドサービスは提供企業がメンテナンスやアップデートを行うので、自社でシステムを管理する必要がありません。維持管理の費用だけでなく、担当者の負担を軽減できるのもメリットです。

近年、文書の電子保存に関する法整備が進み、帳簿や契約書の電子化が次々に認められています。そういった時勢への対応もサービス側がアップデートしてくれるため、最新の法律に乗っ取った運用が可能です。

なお、「文書管理システム」そのもののメリットが知りたい人は、下記の記事もご一読ください。

文書管理システムでペーパーレス化が進む？導入のメリット・デメリット

文書管理をクラウド化する際の注意点

次に、文書管理をクラウド化する際の注意点を3つご紹介します。

業務フローを見直し、目的を明確化する

文書管理をクラウド化するには、まず現状の業務フローを見直し、目的を明確化することが大切です。クラウド化したい文書の種類によって必要な機能が異なります。

【文書の種類と必要な機能の一例】

効率化したい業務やクラウドで共有する必要のある書類をはっきりさせ、複数ある場合は優先順位をつけましょう。あらかじめ業務フローを見直して導入後の運用方法を決めておけば、導入後に失敗するリスクを低減できます。

システムの機能とコストのバランスを考える

システムの機能とコストのバランスを考えるのも大切なポイントです。文書管理システムそのもので売り上げが向上するわけではないので、費用対効果を予測するのは難しいかもしれません。

しかし、自社にとって必要な機能の優先順位や条件をはっきりさせておけば、無駄なコストをかけずに導入できます。使用後に必要な機能が分かる場合もあるので、無料トライアルやデモ体験を活用するのもおすすめです。

運用ルールを決める

システム導入後のトラブルや混乱を防ぐために、運用ルールを決める必要があります。従業員が使わなかったり、使い方がバラバラだったりすれば、文書を適切に管理できず業務が混乱してしまいます。運用方法はマニュアル化し、利用者全員に徹底させましょう。デジタルツールに慣れていない企業は、操作が簡単なシステムがおすすめです。

また、セキュリティの観点からアクセス権限や管理者の設定は必須です。運用に不安がある人は、サポート体制が充実したサービスを選ぶとよいでしょう。

クラウド保存に適した書類は？

どのような書類が、クラウド保存に適しているのでしょうか。ここでは、以下の2つを紹介します。

• クラウド保存に適した文書
• クラウド保存ができない文書

それぞれ詳しく見ていきましょう。

クラウド保存に適した書類

クラウド保存に適した書類の例は下記の通りです。

【業務に関する書類】

• 仕様書
• 稟議書
• 社内文書

【取引に関する書類】

• 契約書
• 請求書
• 領収証

検索性の高さや共有しやすさを考えると、業務に関するほとんどの書類がクラウド化でメリットを得られると言えるでしょう。特に、取引先と共有する業務書類や、社外から確認したい社内文書などはクラウド化に向いています。

しかし、自社のセキュリティ対策が充実している場合、決算書類や帳簿など機密性が高い文書は自社で管理したほうがセキュリティリスクを回避できるケースもあります。

クラウド保存ができない書類

クラウド保存ができない書類は、そもそも電子保存が法律で認められていない書類です。電子帳簿保存が認められない書類の一例は以下の通りです。

• 事業用定期借地権契約書
• 任意後見契約公正証書

また、手書きで作成された「帳簿」は電子保存が認められていません。紙での保存が法律で義務付けられているため、紙の書類で保管しましょう。業務に関する書面や稟議書など、一般的な文書は手書きでもクラウド保存可能です。

文書管理のクラウド化で業務効率向上やコスト削減を実現できる

文書管理をクラウド化すると、業務の効率化を通して働き方改革や人員不足の解消に役立ちます。低コストで導入できる上に、紙の管理コストも削減可能です。

デジタル化が進む現代においては、書類の電子化の流れが加速しており、最新の情報に更新しやすいクラウドツールの必要性が高まっています。この機会に、文書管理のクラウド化を検討してみましょう。

投稿 文書管理をクラウド化するメリットとは？保存に適した書類のポイント は ITreview Labo に最初に表示されました。

それらを解決する手段として注目されているのが「文書管理ツール」です。文書管理ツールを使えば、文書の保管から一括検索、バージョン管理、保管期限の設定まで、電子文書が廃棄されるまでのサイクルを一括で管理できるようになります。

しかしこれまで個別に管理していたものを「一括管理」するとなった場合、気になるのがセキュリティ面です。とくに企業においては営業資料・顧客リスト・契約書などの社外秘文書だけではなく、役職者ごとに閲覧権限が必要なものもあります。そこで今回は、機密度の高い文書にも対応可能な文書管理ツールをご紹介します。

電子文書におけるセキュリティリスクとは

電子文書は紙に比べ、コストの削減や配布が容易にできるなど多くのメリットがあります。その反面、紙の書類では起きなかったセキュリティリスクも伴います。

引用：2018年情報セキュリティインシデントに関する調査結果～個人情報漏えい編～（速報版）｜NPO日本ネットワークセキュリティ協会

上記の図は個人情報漏洩に関して、要因別にまとめたものになります。これによると、以下の点に注意すべきことがわかります。

• 紛失・置き忘れによる流出

• 誤操作によるもの

• 社外からのサイバー攻撃

不正アクセスやウイルス侵入によるサイバー攻撃は日々進化し続けており、企業側がどんなに対策を講じてもセキュリティリスクをゼロにはできません。しかしグラフを見て分かるように、多くは社内で発生した過失によるものです。つまりセキュリティリスクを低減させるには、電子文書を適切に管理する必要があります。

セキュリティに優れた文書管理ツールとは？

従来はセキュリティを考慮した際、社内にサーバを構え社内ネットワークだけで運用する方法が一般的でした。しかしテレワークの導入が進む昨今では、社内だけでなく社外からも電子文書にアクセスできる環境が求められます。文書管理ツールにはオンプレミス、クラウド、パッケージソフトなどの提供形態がありますが、いずれの場合も以下のような機能によって高いセキュリティ環境を実現しています。

• ファイルの暗号化
• 権限の設定機能
• ログ管理と監視
• バックアップ機能
• 期限管理機能

これらの機能を活用することで、社外・社内を問わず機密性を保つことが可能となり、想定外のデータ紛失や不要ファイルの廃棄などにも対応できるようになります。

おすすめの文書管理ツール4選

DirectCloud

「DirectCloud」は、ユーザー数無制限の法人向けクラウド型ストレージです。大企業から中小企業まで1,500社以上の導入実績があり、業種を問わず幅広く利用されています。NAS・ファイルサーバーをクラウド上に移行することで、社内および取引先とファイルを共有可能です。また、侵入検知システムやデータの暗号化によってセキュリティを保ち、24時間365日の監視体制で高い可用性・信頼性を実現します。

・利用者レビュー

同一料金でユーザー数無制限というのが非常に魅力的。多くのお客様、取引先とのやりとりをすべて行うことができるので、コストパフォーマンスがとても高い。
ダイレクトクラウドドライブをつかうとPCの別ドライブとして認識されるため、ブラウザやアプリを利用するよりも扱いやすい。RPAなどとの連携もしやすくなる。

引用：https://www.itreview.jp/products/directcloud-box/reviews/138929

楽々Document Plus

「楽々Document Plus」は、750社以上のさまざまな業種で利用されている文書管理システムです。高性能の全文検索エンジンを使用することであいまい検索に対応し、Word・Excel・PDF・OCRなどファイル形式を問わず検索および高速表示できます。また、ワークフロー機能を搭載しており、契約書・ISO文書も管理できます。

・利用者レビュー

社内標準・規格類の電子化に成功し、検索機能により可用性が高まりました。
折しも急速なテレワーク化が進み、紙保存の規格類にアクセスするのは困難である為、改めて有用性を再認識しました。

引用：https://www.itreview.jp/products/rakurakudocument-plus/reviews/47009

SmartDB

「SmartDB」は、部門業務および全社横断業務を超えて完全デジタル化を実現できるプラットフォームです。ノーコード/ローコードを用いて、専門知識なしでもアプリ開発を行えます。フォーム作成機能やワークフロー機能を搭載しており、複雑な要件にも対応可能です。堅牢なセキュリティを備えながら外部システムと連携できるため、大企業を中心に50万人以上の人が利用しています。

・利用者レビュー

大企業をターゲットにしていることからもわかるように、セキュリティ（専用サーバー環境）、他システム連携（Teams、REST APIなど）、管理者画面、機能面など充実しています。
また、テクニカルサポートが丁寧で好感が持てます。
有償になりますが、導入から実際のアプリを作成し立ち上げるまでのサポートを行ってくれる「オンボーディング」という支援サービスもあり、利用者部門主導で導入する場合にはプロマネ的な立場で社内展開等についてもアドバイスしてもらえるため、利用価値ありだと思います。
特に、ワークフロー機能については、様々な考慮がなされていて、慣れは必要ですがだいたいやりたいことが実現できます。

引用：https://www.itreview.jp/products/smartdb/reviews/95646

リーテックス

「リーテックス」は、社内文書の共有に加え、電子帳簿保存法に対応した電子契約が可能な取引電子化クラウドです。厳重な本人確認や二要素認証によって不正ログインを防止したり、タイムスタンプ・電子署名機能によって文書の改ざんを防止したりできます。電子債権記録機関による記録事項証明書の発行にも対応しており、法的安全性が高く金融サービスとの連携も可能です。

・利用者レビュー

他社のサービスと比較し、二要素認定や厳重な本人確認により、セキュリティがしっかりしていることが良いと感じた。また、電子契約だけでなく、紙の契約書をpdf化して保存する事が出来るので、今までの紙の契約書と電子契約書を一元管理できるところが、とても便利です。

引用：https://www.itreview.jp/products/le-techs-dc/reviews/131283

ITreviewで文書管理ツールを探してみよう

安全かつ効率よく文書管理を行うには、社内の運用ルールは必須です。しかし実際の運用では社員1人ひとりに依存するところが多く、全ての社員にルールを徹底させるのは難しいと感じるでしょう。その悩みを解決してくれるのが文書管理ツールです。

文書管理ツールを導入することで、従業員は決められたルール通りに運用できる環境が整い、管理者側も手間をかけず高いセキュリティを保持できるようになります。さらには効率的なワークフローへの見直し、および法令遵守や資産保全などが求められる内部統制にも効果的です。

文書管理ツールの導入を検討している方は、「ITreview」で詳細情報を確認し、自社に合ったシステムを検討してみてください。

投稿 機密文書でも対応可能。セキュリティに優れた文書管理ツール4選 は ITreview Labo に最初に表示されました。

近年では国が推進する「働き方改革」や「DX（デジタル・トランスフォーメーション）」により、紙問題の解決が急がれています。そこで今回は、電子化した文書をクラウド上で管理できる「文書管理システム」をご紹介します。便利な機能や利用するメリット・デメリットについて解説しますので、ペーパーレス化を早急に実施したい方は参考にしてください。

ペーパーレス化が解決する企業の課題

紙媒体の文書を取り交わして業務を進めている企業も多いでしょう。しかし、近年のペーパーレス化の波に乗ることができれば、文書の管理・保管に発生する手間を大きく削減できます。

ペーパーレス化が解決する企業の課題は次の通りです。

• 社内で管理・保管している文書をデータ化でき、保管スペースが不要になる
• 紙媒体だと時間のかかる契約書などの文書をメールで送信できる
• 印刷費用や用紙購入費用を削減できる

ペーパーレス化を進めることによって、今まで文書で管理していた紙の資料を、すべて電子データとしてクラウド管理できます。契約手続きが必要な場合には、電子文書を作成してメールで簡単に送付することが可能です。

近年では、紙でのやり取りを必須とする企業が減っていることもあり、ほとんどの企業がペーパーレス化を受け入れています。

ペーパーレス化に役立つ機能が備わっている

文書管理システムには多くの場合、以下のような機能が設けられています。

• どのPCでも接続できるクラウド管理機能
• 直感的に電子データを整理できるフォルダ管理機能
• データ削除などのトラブルに対応したバックアップ機能

データを効率的に保管し、万が一の際には復元できるのが一般的です。もちろん、秘匿性の高い文書を保管できるように、システム側でデータを持たないようにしているためセキュリティ面でも安心です。

文書管理システムのメリット

文書管理システムには、どのようなメリットがあるでしょうか。利便性に特化した4つのポイントがあるのでひとつずつチェックしていきましょう。

• 社内文書をすべて電子化できる
• 高性能な検索機能により欲しい文書データを簡単に探せる
• シュレッダーによる書類の破棄に手間がかからない
• 電子帳簿保存法に対応している

紙文書の場合、管理場所の確保が必要だったり、資料を探すための時間が無駄でした。文書管理システムを使って電子化すれば、管理スペースが不要になり情報の検索も簡単になります。破棄に関してもシュレッダー作業ではなくパソコン上の操作だけです。

さらに、国税に関する法律として義務付けられている国税関係帳簿書類の管理方法を定めた法律「電子帳簿保存法」にも対応しており、経理業務のデジタル化を図れるようになります。

文書管理システムのデメリット（注意点）

メリットしかないように見えますが、注意したいポイントが３つあります。

• 会社規模が大きいと管理が複雑になる
• 事前にデータ管理のルール決めておかないとバラバラのデータが溜まってしまう
• リモートワーク中の社員が会社外で機密性の高い文書を閲覧できる状態になる

ペーパーレス化を図る場合には、会社全体で一括して管理したいところです。しかし、部署数や社員数が多いとデータの管理が複雑化します。さらに、データの管理方法が社員によって異なると、必要な情報を探しづらくなります。導入に合わせて事前に運用ルールの策定が必要になることも把握しておきましょう。

文書管理システム上でも、管理者やルールを設定できる機能が展開されています。自社の運用体制とシステムの機能に合わせて導入するツールを選定することで、ミスマッチの予防ができるでしょう。

まずは文書管理システムを探してみよう

「文書管理システム」は、ペーパーレス化に貢献してくれるツールです。紙の利用を抑えることで、書類管理スペースや印刷にかかるコストなどを削減できます。また、電子帳簿保存法にも対応しているので、経理の手間を軽減できるのも魅力です。

自社への導入を検討されているのであれば、どのようなツールがあるのか探してみましょう。ITreviewでは利用者のレビューや評価を見ることができます。ぜひご活用ください。

投稿 文書管理システムでペーパーレス化が進む？導入のメリット・デメリット は ITreview Labo に最初に表示されました。