良いポイント
役所の業務では国とのやりとり、他の市町村とのやり取りがほぼ毎日のように発生し
ますが、そのときに大きな力を発揮してくれるのがこのAcrobat DC。例えば、一部の役
所ではいまだに一太郎で文章を作成しているとろが多い。役所の業務は数年おきに人が入れ替わりますが、入れ替わっても前任者
も他の職場にいってしまっているため、民間企業のように後任者がひととおり仕事を
覚えるまで前任者が近くにいるということがまずありえない。となると、前任
者が作成した文章をそのまま、日付や元号のみをかえて使い続ける、となってしまう
んですが、そうすると、もうほとんどの企業、役場でも使っていない、一太郎のよう
なソフトを使って文章をいつまでも作成し続ける部署、市町村が一定数存在します。
そういうところから文章を貰っても、文章を開けません、という当たり前の問題が発
生します。かといって一太郎を使って作成した文章をワードなどに作り直して、とい
うのもちょっと相手の担当には一苦労となってしまいますが、このAcrobatで文章をＰＤＦにすることで、大抵の問題が解決します。まあこ
んな感じでこのソフトを使っているのは役所だけだろうけどね〜
改善してほしいポイント
ところが大抵の役所でもこのAcrobatを使ってはいるものの、かなり機能が制限され
ているのか、文書の編集が全くできないことが多いです。役所間での文書のやり取り
をやっても、新人の人が作る文章にはかなりの確率でいわゆる公文書と言われる、公
務員独特の方法で作成する文書にまだ慣れていない方が多いのか、送り仮名がうまく
使えていなかったり、前任者が作成したものを日付だけ変更して作成したのに、肝心
な市町村名や市町村の長の名前が違っているとか、結構な確率でこうした問題が発生
します。でも、編集はできないので、そのたびに担当に電話やメールで連絡をしない
といけないわずらわしさはどうしても残ります。しかし、この文章を容易に編集できない、というのは、ある意味で悪意をもって文章
を変更する、勝手に知らぬ間に変更させられてしまう、という大問題を防ぐことがで
きる利点も持っていることも事実であり、公文書という性格上、その勝手に編集され
ない、というのは、非常に重要な意味を持つことはいうまでもありません。
どのような課題解決に貢献しましたか？どのようなメリットが得られましたか？
役所間での文書のメールでのやり取りによく起きるのが、どこの役所もメールの受
信、送信の容量があり得ないくらい小さいという問題。互換性のある、広く使われて
いるメールやエクセル、パワーポイントで作った資料を市町村などに送付しても、
「届いていない」「容量が大きすぎて見れない」「容量が大きすぎて送付できない」
という問題が、かなりの頻度、割合で発生します。納税者にはいい加減にしろ、とお
しかりを受けてもしょうがない初歩的な問題ではありますが、こういうときにもこの
文書をAcrobatでＰＤＦ化することで容量を大幅に小さくすることができ、また、勝
手にこちらが作った文書を書き換えることも防ぐことができるため、非常に重宝して
います。 大きな会場などを使ってのセミナーなどを主催するときにも同様に、大抵
文書をＰＤＦ化することで、現場に持ち込んだ役所の超旧型ＰＣではファイルが重す
ぎて開くことができない、セミナーがもう始まってしまう、時間がない、といったあ
りえないトラブルの解決にも実は役立ってくれたりしているんです。
