ファイル共有の基盤としてかなり透過的に使えています

改善してほしいポイント

通常の権限設定ではアクセス権限のない人にも、共有リンクのURLを作ってファイルやフォルダを共有する機能があり、継続的に共有リンクを維持したい場合であっても、安全のため設定期限の日付を設定しています。ただ設定期限の延長をし忘れてアクセスできないと連絡をもらうことがあるので、設定期限の日付が近づいた時にオーナーもしくは共有リンクの設定者にリマインドが届くようにできると助かります。

どのような課題解決に貢献しましたか？どのようなメリットが得られましたか？

全社的なファイル共有基盤となっているため、チーム内、部門内のファイル共有はもちろん、部門間のファイル共有についても、適切なフォルダと適切な権限管理を行なった上で日常的に実施されています。個人個人の作成した資料についてもローカルPC上というよりはBOX上に保存することが推奨されていて、個人ファイルの滅失対策という意味でも安心して使えています。

検討者へお勧めするポイント

同様のソリューションがいくつかありますが、Boxはその中で安定性やセキュリティ、利便性といった観点でも安心して使えるソリューションだと思うのでおすすめです。一方で利用者がさまざまなファイルを入れ込んでしまえるため、導入にあたっては「こういう情報は入れてはいけない」など一定のルールを定めた上で運用する必要があると思います。