容量を気にすることなく利用できるクラウドストレージ

改善してほしいポイント

権限がウォーターフォール方式となっているため、権限設定を変更する際に誤って権限を付与してしまわないよう細心の注意を払う必要があります。ファイル操作をWebブラウザで行うのに慣れていない社員がいるため、Box Driveを併用しています。Box DriveはキャッシュデータがたまりPCの空き容量を圧迫するほか、アップロード時の失敗通知がドライブからログアウトしないと消えないことがある、ファイル共有時の細かい設定ができない点がある、フォルダの色が社内共有と社外共有で同じためデータ漏えいリスクがある、などの問題があります。Boxに限った話ではありませんが、クラウドサービスのインターフェースをもう少しグラフィカルかつ見やすくしてほしいです。
ファイル検索の精度もあまり高くないため、データ格納量が増えるほど検索が難しくなります。

どのような課題解決に貢献しましたか？どのようなメリットが得られましたか？

クラウドストレージであるBox導入前は、オンプレのファイルサーバを利用していました。取り扱うデータが肥大化し、オンプレサーバの増強を計画的に実施してはいましたが、限界がありました。ファイルサーバに見切りをつけてクラウドストレージに移行することで、容量を節約する、ファイルを定期的に削除する、長期間保管が必要なデータをメディアに焼くといった対応が不要になりました。
また、WindowsサーバやLinuxサーバの権限を変更する際、格納されているデータ量が多いと設定変更の反映にかなり時間を要していましたが、Boxは比較的スピーディに設定を変更でき、設定状況の一覧も簡単に閲覧できるため、権限管理の工数を大幅に削減できました。

検討者へお勧めするポイント

容量無制限という最大のメリットに加え、権限設定、安全なファイル共有、豊富な外部システム連携といった点もあります。メンテナンスやダウンタイムは年間を通してほとんど発生しないため、クラウドストレージサービスとして非常に優秀です。注意点としては、クラウドストレージであるがゆえにネットワーク速度をある程度確保しておかないと、オンプレからの移行時にかなりクレームが出ました。ネットワークインフラとセットで更新しておいた方が問題が起きにくいと思われます。