コラボフローの評判・口コミ 全139件

改善してほしいポイント

決裁印を押せるようになっているのですが、同じ申請者だとスキップしてくれるのはいいのですが決済欄も空いてしまい一見、そこは決裁が行われていないように見えるのでスキップしても押印してくれる機能、もしくはスキップした場合は横線を入れてくれる機能があると助かります。

どのような課題解決に貢献しましたか？どのようなメリットが得られましたか？

今までは決裁文書は最終的にファイルに閉じて倉庫に保管、保存年限に処分という流れで相当場所をとっていたのですが、それがすべて電子データでクラウドに保存されているので保存場所がないという課題が解決しました。

改善してほしいポイント

・フォームの入力パーツやフローの判定者を他の箇所にコピーできないため、
　似たようなフォームやフローもすべて1から設定しなければならない。
　コピー機能があればもっと簡単に早くフォームやフローを作成することができると思う

・書類の新規作成時の名称がフォーム名でなく、フロー名になっているのでわかりづらい。（フォーム名にしてほしい）
　例えばフォーム名を「稟議書」、フロー名を「稟議書フロー」で作成した場合、
　ユーザーが新規作成で表示される帳票名は「稟議書フロー」となる。
　管理者はこの仕様になれないといけない

・自分が申請した書類や判断した書類がフォルダから消えてしまうため残してほしい。
　※自分宛てに届いた未読メールを既読にするとメールがフォルダから消えるイメージ（ただし検索すれば見つかる）
　せっかくメーラーのレイアウトに似せているので、このような動作も合わせてもらえると質問が減ると思う

・回覧された書類を確認する前に申請者が「結果確認処理」をすると回覧者の「確認済み処理」ができなくなる
　またこれを実現するために回覧者を「確認必須」にすると、回覧者全員が確認するまで決裁完了とならない

どのような課題解決に貢献しましたか？どのようなメリットが得られましたか？

社内の申請書類をペーパーレス化することができ、用紙代や書類の準備にかかる工数低減、
拠点間移動による紛失リスクの皆無と書類の進捗確認をすることができるようになりました。
部長や取締役からも「書類確認の連絡が来なくなった」と好評です。

ちなみに最初に導入した書類は「稟議書」でしたが、紙運用時は拠点間（４ヶ所）をまたぐ場合、
2週間ほど要しましたが、長くて3日程になり、効率があがりました。

検討者へお勧めするポイント

ユーザーにはなじみのあるレイアウトなので説明がしやすく導入のハードルが下がりますが、
改善ポイントで記載したとおり、管理者側がシステムの癖に慣れる必要があり、やや手離れしにくい仕様です。
ひとり情シスで全部の書類を自分がフォーム化しないといけない場合は、トライアルで多くの書類を試していただき検討してください。

改善してほしいポイント

1.サポート
　メールしかなく返答まで1日かかるので、”すぐに”　”詳細まで聞きたい”場合、営業さんに電話をかけるくらいしか
ツールがない。会社で加入する場合は、コストよりも使い勝手優先の部分もあるので、有料でも良いので、詳細まで
手を入れたい場合、詳細教えて欲しい場合のサポートがあったら便利だと思う。

2.レイアウトの崩れ
　対応ブラウザにも関わらず、レイアウトが崩れることがある。（支給改善求む）

3.開発スピード
　コラボフローに限った話ではないが、予定していたバージョンアップスピードが崩れている。
ある程度、開発ロードマップは遵守して欲しい。

どのような課題解決に貢献しましたか？どのようなメリットが得られましたか？

コロナ禍で稟議をはじめとする”紙”を用いた手続書類の電子化に着手することになったが、
フォーム作成・権限設定・承認経路作成・管理などワークフローアプリの導入・管理については
おおいに貢献した。

検討者へお勧めするポイント

X-point、Create!Webフロー、ジョブカンワークフロー、楽々WorkflowIIと比較したうえ、コラボフローの導入を
行ったが、価格面・使いやすさ（使用・管理）・デザインの面で一歩抜けていると思う。
ただし、ワークフローアプリ全般に言えることだが、”かゆいところ””深いところ”までまだ開発が追いついてないので、
ニッチな要望にはまだ未対応というところと、アプリの使い方を効果的に知る「コスト」をいかに省力化していけるか
というところでメーカー側の対応を求めたいところである。

改善してほしいポイント

①フォームを管理するための権限について
申請フォームを作成・編集するための権限をあるユーザーに付与すると、他部署・ユーザーが作成した申請フォームに対しても権限を持ってしまう。フォームごとに細かく作成・編集権限を付与できると良い。

②フォーム作成時
フォーム作成時、同様のパーツが複数必要な際は同じ操作を繰り返す必要がある。設定したパーツを複製できる機能があると、よりスピーディーにフォーム作成が可能になる。

どのような課題解決に貢献しましたか？どのようなメリットが得られましたか？

①業務効率化
リモートワークや出張による承認滞留の解消、決裁のスピード化、文書持ち回り不要、派生業務の自動化、文書検索時間の短縮等による業務効率化。業務が逼迫する中、こういった時間を短縮できた点は効果大。

②情報の共有・取得が容易に
これまで文書共有時には一人ひとりリレー式に紙を回す、また検索時は保管された紙、もしくはスキャンデータを探さなければならなかった。コラボフロー導入により決裁時には複数人同時回覧が可能、またWEB検索の要領で探すことができ、情報共有・取得の効率が良くなった。

改善してほしいポイント

・稟議書などの回付される書類の決裁希望日の設定とリマインド機能があれば助かります。特定の方の審議に時間を要し、最終決裁が遅くなることを防ぐことができます。現在は、急ぐ場合は、個別に人が催促をするようににしております。

・書類がアップロードされたら通知メールが配信されるように改善できないか。

どのような課題解決に貢献しましたか？どのようなメリットが得られましたか？

ペーパーでの稟議書回付では、テレワークや出張で不在時に決裁されるまでに多くの時間を要することがあるが、オンラインで回付がなされることにより、決裁までの時間短縮につながっている。

オンラインで書類を回付できるので、秘匿性の高い書類を決められたルートで回付。情報管理の精度が高まった。

改善してほしいポイント

大きな問題は特にありませんが、Kintoneと連携する際の値の紐づけが単純作業ではありますが時間を要するものであるため、簡単化できればなお使いやすいと考えております。

どのような課題解決に貢献しましたか？どのようなメリットが得られましたか？

ワークフローシステムリプレイス時に導入を致しました。
当社でこれまで行っていたワークフロープロセスは複雑なもので要件を満たさない製品が多々ありましたが、コラボフローはKintoneと連携が可能であり連携を行うことで複雑な当社のワークフロープロセスにも対応することが出来ました。
また、運用面では帳票がエクセルで簡単に作成でき、新規作成・修正もノンプログラミングで実装が可能で大変利用しやすいものでした。
申請者と承認者がやり取り可能な相談機能についても他システムではないものがほとんどでしたがコラボフローには搭載されており導入の決め手の1つの要素となりました。

改善してほしいポイント

経路設定においてグループ（組織）に対して様々な設定ができる一方、役職に関しては設定できない為、
役職についても階層を持たせる等改善してほしいです。
例えば、課長以上や部長以下などで設定できると経路設定の幅が広がり、文書閲覧範囲も細かく設定できます。

また、システム管理者でないとフォームや経路が作成できないのですが、システム管理者は全文書の閲覧権限が
与えられるため、利用者が気軽にフォーム等を作成することができません。
フォームや経路の作成権限と全文書の閲覧権限の設定を分けられるようになれば良いなと思います。

どのような課題解決に貢献しましたか？どのようなメリットが得られましたか？

以前の紙での運用に比べ、決裁までの時間が短縮され、文書の紛失リスクも無くなった。
また、文書に関するルールがあいまいな部分が多かった為、これを機に見直すことがでた。

改善してほしいポイントは何でしょうか？

フォーム設定画面で単純な金額集計は行えますが、条件によって集計を行うといったような事はできません。javascriptを使用する事で柔軟な金額計算や条件チェック等もできるようになりましたが、ソフト開発の技術がない企業ではやや敷居が高い気がします。
改善して欲しいと思っていた内容（apiで他システムと連携ができる機能など）については、バージョンアップで順次対応していただいてきています。

どのようなビジネス課題を解決できましたか？あるいは、どのようなメリットが得られましたか？

決裁文書の滞留や、在宅勤務を行っているのに印鑑を押印するためだけに出社するといった問題が解決しました。CSVで各申請フォームのデータが出力可能なため、他の業務にも有効なデータ活用が行えます。

検討者にお薦めするポイントがあれば記入ください

以前は別のワークフローシステムを使用していましたが、承認ルートを変更する作業がとても大変な事と、サーバー管理の手間がかかるためクラウドのシステムを導入する事にしました。コラボフローは無償体験版で実際の利用状況が把握できるため、導入をスムーズに行う事ができました。

改善してほしいポイントは何でしょうか？

集計機能を充実させてほしい。部署展開した時にどれだけペーパレス、ハンコレスになったか報告することがあり、ハンコの数や申請数などがＣＳＶで集計できれば導入効果を検証できるとともに、部署間での競争意識を高められる。

どのようなビジネス課題を解決できましたか？あるいは、どのようなメリットが得られましたか？

①なんといってもハンコレス。当初はペーパレス化を目的としていたが、紙への捺印が想定していた以上に多く、コラボフロー導入でハンコの捺印数が劇的に減った。
②記録表など基幹システムから発行し、記録者が捺印していたが基幹システムからＣＳＶを発行し、コラボフローのＡＰＩを利用することで自動起票し記録者の作業軽減を図ることができ、おまけにコラボフロー上で記録するため電子化（ペーパレス化）が図れた。