非公開ユーザー
大学｜総務・庶務｜1000人以上｜導入決定者｜契約タイプ 有償利用
ワークフローシステムで利用
この製品・サービスの良いポイントは何でしょうか？
従来は、紙の決裁文書を複数部署間で回して決裁印を集めて運用しており、担当不在による停滞、最終決裁者に届いたときに内容不備が見つかり全部最初からやり直す、年間件数集計のために手作業で紙を数える等、非常に前時代的で大変でした。ワークフローシステムの導入にあたり、有名な大手老舗ソフトも含め複数検討しましたが、システムの使い勝手と担当者の対応が、最も優れていたのがコラボフローです。
エクセルで作成した書式をインポートして、入力パーツ配置と承認経路を付ければ完成するので、パソコンが操作できる方であれば誰でも使えるシンプルな設計です。申請書の一部をちょっと直したいと思ったときに、エクセルを直してアップロードするだけで即時改版できるので、とても便利ですし、人事異動で管理担当者が替わっても特別な引き継ぎが要りません。
改善してほしいポイントは何でしょうか？
決裁が完了した書類にも、後付けでコメントや資料を添付できるようになると便利だと思います。文書改ざん防止の観点では、決裁完了文書はいじれない方が良いとは思うのですが、コメント機能だけは添付欄も含めて利用可能のままであれば、後で進捗状況を追記したり、後日提出された書類の記録などに使えるのでより良いと思いました。
どのようなビジネス課題を解決できましたか？あるいは、どのようなメリットが得られましたか？
何よりもまず、リアルタイムで申請・承認状況を確認でき、対面での捺印作業が不要になったことで、決裁スピードが飛躍的に速くなりました！一度起案した申請書の記入内容をまるごとコピーしての再申請機能、関連文書への自動転記機能も大変便利です。
また、内容不備がある場合にはコメント機能に記録しながら修正指示を出して差戻できるため、正しい記入方法の啓発にも役立っております。メールで修正指示をやりとりすると、受信トレイの中からメールを探し出して返信して…という苦労がありましたが、システム上の１か所に関連情報がまとまるようになり、後から見返すことも出来てスムーズに仕事が進みます。
さらに、管理者権限をもつ担当者が自分に関連する文書を常時監視できることによって、怪しげな内容のものは早めに関係者で相談・対処することができます。システム上で情報を共有できることは、とても大きなメリットで、日常業務から監査を強化できている感触があります。そして監査時期に、紙文書を1枚1枚数えて内容を見る必要がなくなったことも大変嬉しいです。検索条件を入れてCSV出力して、エクセルで操作すれば欲しい情報がすぐ得られますので。
検討者にお薦めするポイントがあれば記入ください
操作性、価格、メーカー担当者の対応、三拍子揃っています。
とてもお勧めです。
コラボフローカスタマーサクセスチーム
OFFICIAL VENDER株式会社コラボスタイル｜
レビューをご投稿いただきまして誠にありがとうございます。 申請状況の把握や、申請業務の効率化等のお役に立て、大変嬉しく思います。 今回いただきました決裁後の申請書への追記に関するご要望につきましては、 社内に共有し検討させていただきます。 貴重なご要望をいただきまして、ありがとうございました。 その他、ご要望や不明点がございましたら、お気軽にご連絡ください。 今後ともコラボフローをよろしくお願いいたします。