良いポイント
グループウェアとして、情報共有ツールとして導入しました。
先ずスケジュール管理を共有でき、顧客訪問や会議の設定で、メンバの予定が予めわかるので、事前確認が不要です。また
参加しない場合は自ら出席取りやめもでき、便利です。
コロナ禍を経て出社とリモートワークの併用となり、申請等のワークフロー機能を活用で、どこでも迅速決裁できます。
個人のパソコンに保存している資料をメール添付で周知していましたが、ファイル管理機能を用いて常にサーバ保管で共有することで、パソコンのメモリ容量やメール送信容量を気にする必要が無くなりました。まだ、資料が個人のパソコンでサイロ化されることも皆無となりました。
少し長期の案件は、プロジェクト管理機能を利用してイベントをメンバが記載することで、現況と経緯が直ぐに見え、必要なアクションがとれるのが、好いですね。それまでは、その案件に関するccメールを検索して確認するので難儀でした。
カスタムアプリ機能を活用して、BIツール的に見える化ができます。
改善してほしいポイント
ＢＩ機能を、ノーコードのカスタムアプリを活用しています。やはり制約があり、より高機能なKintoneを導入しようと検討しましたが、サイボウズofficeのスケジュール機能を共有できず、断念しました。大中企業向けのグループウェアGaroonなら共有できるとのことでしたが、高価なので小企業では導入できません。
ファイル管理機能は電帳法に対応していない。電帳法への対応が必要な資料については、他の電帳法対応ファイル管理ツールが必要になります。
改善して欲しい事項をコメントする機能があり、コメントしますが、それがいつ対応できるかは分かりません。
どのような課題解決に貢献しましたか？どのようなメリットが得られましたか？
サイボウズofficeの掲示板機能や電話メモ機能で情報連絡で紙が不要となり、社内ペーパーレス化の先駆けにできました。顧客へのプレゼン資料等は未だ紙を使用していますが、ワークフロー機能の活用で、社内間での紙利用はほぼ皆無にできました。
これまでは、資料作成者にあの時の資料をと、都度要求したりされたりしていましたが、ファイル管理に共有することで、その煩わしさがなく、最新版確認もできるので有用です。
プロジェクト管理機能活用で、その案件に関する過去メールを探して経緯や現況を確認する手間と時間が省けるので、個人の実感としては、業務効率が140％程度はアップできています。
検討者へお勧めするポイント
一度使い始めると、その使い勝手の良さは誰でもわかります。
対象メンバ全員がこのサイボウズofficeを利用できる環境とその利用遡及をして、全員の活用を図ることが肝要。
