安価で使いやすく、ペーパレス化を加速【ITreview】IT製品のレビュー・比較サイト

良いポイント

フリーのグループウェアから乗り換えました。
オンプレ版のインストールはインストーラを実行し指示にしたがっていくだけ。初期設定も少しヘルプを見る程度で自社で実施できました。バージョンアップも同様であり、システムが使われていない日時帯に作業する必要はありますが、自社で1～3時間／回でおこなえています。最小限の費用でメーカーサポートのある信頼性の高いツールを導入できました。
運用面では、操作性が良く直感的に使えているようで、利用者教育など特にしませんでしたが、システム管理者への問い合わせもほとんどありません。
最初は限定的な部署での利用でしたが、利用希望が増え自然に全社利用となりました。
良く使われているのはスケジュール、ToDo、WEBメール、設備予約、回覧・レポート、ワークフロー、文書管理、インフォメーションで、「こんな書類を文書管理で共有できないか」のように自発的に利用しようとされており、最近では服務届や出張申請もワークフロー+AppSuiteで実現。なんでも紙管理だった社内のペーパレス化が一気に加速している実感があります。
クラウド版だと更に簡単に導入・運用可能だと思います。

改善してほしいポイント

・最初のログイン時にパスワード変更を強制させる機能。
　　管理工数削減とセキュリティ確保の両立
・AppSuiteでデスクネッツのユーザ情報の各項目を取得可能にして欲しい。
　　部署や役職などにより処理を変えたいが現在は取得できず非常に不便
・TNEFに対応して欲しい。
　　WEBメールでOutlookからのメールが読めないことがある。

どのような課題解決に貢献しましたか？どのようなメリットが得られましたか？

・会議室予約、社有車予約は全て設備予約機能に移行。総務担当者が電話を受け予約状況を管理する手間は０に。
・服務届と出張申請をワークフロー機能に移行。書類も持ち運ぶ手間と時間、総務で一覧化する手間を０に。
・社内報、改善提案の社内周知、軽微な社内通知は文書管理機能とインフォーメーション機能に
　移行。大量印刷の費用や手間も、情報伝達のタイムラグも０に
・WEBメールはパソコン入替時にデータ移行が不要で管理者の工数減。
　また会議や出張時に共有のパソコンを利用するときも、同じ環境でメールの送受信が可能。
　パソコンが故障したときも故障前と同様にメールが使えるので業務停滞が小さい。
・重要な社内通知に回覧・レポート機能を利用。いつ誰が確認したか／誰が確認していないかが把握できるので
　周知漏れ抑制。

検討者へお勧めするポイント

安価にもかかわらず、基本機能が揃っています。
シンプルな画面で利用者もシステム管理者も操作がわかりやすく、画面を見ただけで使えます。
共用メール機能を使えばお客様やサプライヤからのメール連絡窓口をそれぞれ一本化できます。複数の社員が同じ受信トレイ、送信トレイを見ていることになるので、対応漏れが発生しにくく、誰がいつどのようなやりとりをしているのかも他のメンバーが把握できます。

続きを開く

連携して利用中のツール