非公開ユーザー
進学塾・学習塾｜その他専門職｜300-1000人未満｜ユーザー（利用者）｜契約タイプ 分からない
企業所属 確認済
投稿日：
文書管理システムで利用
良いポイント
大量の紙資料を扱う塾業界において、DocuShareによって教材や会議資料の電子管理が可能になり、検索性が飛躍的に向上しました。特に年度別の教材フォルダを部門ごとに分けて管理できる点が便利です。各教室への資料共有も一斉に行えるため、現場の業務負担軽減にもつながりました。
改善してほしいポイント
UIが直感的でないため、新人スタッフへの操作指導に手間がかかります。また、検索機能も完全一致でないと目的の資料がヒットしづらく、OCRの精度にもばらつきがあります。スマホやタブレットでの操作性も改善されると、現場での活用がさらに進むと感じています。
どのような課題解決に貢献しましたか？どのようなメリットが得られましたか？
以前は各教室ごとに紙の資料を送付しており、印刷・配送のコストと手間が大きな負担でした。DocuShare導入後、教材を本部で一括スキャン・分類し、全教室が同時にアクセス可能に。特に講習会前など大量の資料を扱う時期には、大幅な業務効率化と時間短縮を実感できました。
検討者へお勧めするポイント
ドキュメントを一元管理し、紙文化から脱却したい中規模以上の組織には向いています。ただし、ITリテラシーが低い現場では初期教育が必須。導入前に運用フローをしっかり整えることが成功の鍵です。
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