結局ここに戻る。総務も社員も一番楽な「ちょうどいい」選択肢

改善してほしいポイント

・Excelとの互換性、あと一歩…！
だいぶ良くはなりましたが、経理や経営企画が使うようなガチガチにマクロを組んだExcelや、複雑な書式のWordファイルを開くと、やっぱりレイアウトが崩れたり動きがおかしくなったりします。結局、Officeソフトのライセンスを完全には解約できず、二重コストになっているのが悩ましいところです。
・サポートへの問い合わせが少し遠い
何かトラブルがあった時、ヘルプページは充実しているものの、実際に電話やチャットで「人」に繋がるまでの導線が少し分かりにくいです。急いでいる時に、AIチャットボットと堂々巡りになると焦ります。もう少し人間にすぐ相談できる窓口が分かりやすいと嬉しいです。
・機能追加のスピードが速すぎてついていけない
ありがたいことではあるんですが、いつの間にかメニューの場所が変わっていたり、新しい機能がポッと出てきたりして、社内マニュアルの更新が追いつきません。「このボタン何？」と聞かれても即答できないことが増えてきました。変更点の通知などを、管理者向けにもう少し噛み砕いて教えてほしいです。

どのような課題解決に貢献しましたか？どのようなメリットが得られましたか？

・コミュニケーションコストの大幅な削減
地味ですが強力だったのが、カレンダーの共有機能です。以前は役員や他部署のマネージャーとの会議調整をする際、いちいち秘書や本人に「来週の空き時間教えてください」とメールして、返信を待って…というやり取りをしていました。
今は全員のカレンダーが可視化されているので、空いている隙間を見つけて「招待」を送るだけで完結します。会議室の予約も紐づけて管理できるので、「部屋が取れてなかった！」というダブルブッキングのトラブルもゼロになりました。この調整業務だけで、体感として月に数時間は浮いていると思います。
・テレワーク導入の壁を一気に壊せた
コロナ禍で急遽テレワークを導入することになった際、本当に救われました。以前のシステムだとVPNの設定がどうとか、自宅PCへのソフトインストールがどうとか、準備だけで数ヶ月かかりそうでしたが、Google Workspaceはブラウザさえあれば家のPCでもスマホでも、会社と同じ環境で仕事ができます。

検討者へお勧めするポイント

・「使い方の問い合わせ」に忙殺されたくないなら、これ一択です
新しいツールを入れる時、総務として一番怖いのが「使い方が分からない！」という社員からの問い合わせの嵐です。
その点、Google Workspaceは最強です。なぜなら、学生時代からプライベートでGmailやGoogleドライブを使っている若手が多いですし、UI（画面の見た目）がシンプルなので、ITが苦手な年配の方でも直感的に触れるからです。
「マニュアルを読み込んでください」と言わなくても、なんとなく使い始めてもらえる。この「導入ハードルの低さ」は、管理側の負担を劇的に減らしてくれます。
・「ひとり情シス」状態の総務担当者こそ、楽になれます
総務と兼任で社内ITを見ているような、忙しい担当者さんにこそ勧めたいです。
PCが壊れた時のデータ復旧も、ブラウザにログインすれば終わり。退職者のデータ保全もボタン一つ。社外からのアクセス制限も管理画面で完結。
サーバーのメンテナンスや、VPNの接続不良対応といった「守りの業務」から解放されて、本来やるべき総務の仕事に集中できるようになります。